Formatimi i kushtëzuar në Excel është një opsion që mund të na ndihmojë të tretim informacionin që ngre një fletëllogaritëse në një mënyrë shumë më miqësore.. Dokumentet Excel shpesh janë plot me llogaritje dhe shifra që do të shihen ose analizohen nga ju ose të tjerët, ndaj do të ishte mirë të kishim një alternativë që na lejon të përshpejtojmë këtë proces. Mjeti i Microsoft është karakterizuar nga inkorporimi i dhjetëra funksioneve që lejojnë çdo gjë nga bërja më e shpejtë deri te automatizimi i tij. Prandaj, sot do t'ju tregojmë gjithçka që duhet të dini për të filluar përdorimin e formatit të kushtëzuar në punën tuaj.
Në këtë mënyrë, ju do të jeni në gjendje të përmirësoni dobinë e tabelës suaj Excel dhe gjithashtu të kurseni shumë kohë në detyrat e nxjerrjes në pah të informacionit dhe analizës.
Çfarë është formatimi i kushtëzuar në Excel?
Excel është një program plot me mjete që mbulojnë jo vetëm fushën e llogaritjeve, por edhe atë që i referohet formatit dhe mënyrës në të cilën të dhënat dhe informacioni paraqiten në fletë.. Kjo e fundit është thelbësore, duke pasur parasysh se librat e punës në Excel zakonisht nuk mbahen për konsumin e tyre, por përgjithësisht u dërgohen njerëzve të tjerë për shqyrtim dhe analizë. Gjatë kryerjes së kësaj të fundit, është e zakonshme që shifra të caktuara të theksohen në varësi të faktorëve që vërehen, por kjo hap derën edhe për gabimin njerëzor. Mund të humbasim lehtësisht një qelizë të rëndësishme ose të theksojmë një që nuk plotëson atë që kërkojmë.
Për të eliminuar këtë problem, në Excel shfaqet formati i kushtëzuar, i cili, siç tregon emri i tij, na lejon të formatojmë një qelizë ose një gamë qelizash, sipas përmbushjes së një kushti specifik.. Për shembull, nëse qëllimi minimal i shitjeve për biznesin tuaj është 500 €, shënoni me të kuqe qelizat, shifrat e të cilave nuk arrijnë këtë numër. Në këtë mënyrë, fleta e Excel do të flasë vetë përmes këtij kodi të formatimit që keni vendosur për fushat kryesore.
Përdorimet që mund t'i jepni këtij funksioni janë të shumëfishta dhe siç e përmendëm më parë, ai do t'i japë një dobi shumë më të madhe fletëllogaritjes. Duke vazhduar me shembullin e shitjeve, nëse shtoni çdo transaksion të ditës dhe aplikoni një format të kushtëzuar në qelizën që tregon totalin, ajo do të ndryshojë ngjyrën pikërisht kur të arrini qëllimin minimal. Ky shërben si një tregues vizual mjaft tërheqës për një dokument të thjeshtë Excel.
Elementet e formatimit të kushtëzuar
Zona e formatit të kushtëzuar në Excel është shumë e gjerë dhe ia vlen ta njohësh atë për të përfituar nga opsionet që ai përfshin dhe që na japin mundësinë për t'i dhënë jetë fletës sonë. Megjithatë, mund të themi se përdorimi i tij është vërtet i thjeshtë dhe mjafton të njihen tre komponentët kryesorë të tij për t'u njohur plotësisht me të. Këto janë: kushtet, rregullat dhe formatet.
Kushtet
Një kusht nuk është asgjë më shumë se faktori që ne përdorim si referencë për të përcaktuar nëse diçka do të ndodhë apo jo.. Për shembull, nëse bie shi, atëherë unë do të marr një ombrellë, që do të thotë se marrja e çadrës ka kusht që të bjerë shi. E njëjta gjë ndodh në Excel me formatin e kushtëzuar, vendoset një kusht në bazë të faktit nëse një qelizë ka një numër, tekst ose datë të caktuar dhe nëse po, do të zbatohet një rregull.
rregullat
Rregullat janë ato që përcaktojnë se çfarë do të ndodhë nëse plotësohet kushti i deklaruar më parë.. Duke vazhduar me shembullin e ombrellës, rregulli në këtë rast është ta merrni me vete, nëse bie shi. Në këtë kuptim, nëse e çojmë në Excel, rregulli do të tregojë formatin që do të zbatohet në rregull kur të plotësohet kushti.
Formatet
Brenda paketës së Microsoft Office, formatet përfaqësojnë gjithçka që lidhet me pjesën estetike dhe vizuale të dokumentit në të cilin punojmë. Kjo shkon nga fonti, në madhësinë, ngjyrën dhe ngjyrën e sfondit, pra Formatimi i kushtëzuar nuk është gjë tjetër veçse një mjet që ju lejon të aplikoni të gjitha këto, bazuar në kushtet dhe rregullat që shpjeguam më parë.
Si të përdorni formatimin e kushtëzuar në Excel?
Hapat për të aplikuar formatimin bazë të kushtëzuar
Nëse tashmë keni një ide për të aplikuar formatimin e kushtëzuar në fletën tuaj Excel, duhet të dini se ta bësh këtë është mjaft e thjeshtë. Për të filluar, fillimisht duhet të zgjedhim qelizën ose gamën e qelizave që duam të formatojmë sipas një kushti. Pastaj klikoni në «Formati i kushtëzuar» dhe pastaj shkoni te «Rregullat e qelizave“, i cili do të shfaqë një seri të tërë opsionesh që mund të aplikoni. Këto variojnë nga identifikimi i vlerave më të mëdha, më të vogla ose të barabarta, tek tekstet dhe datat.
Duke klikuar, për shembull, në «Më të vjetër se", do të shfaqet një dritare e vogël kërcyese me dy fusha. Në të parën, do t'ju duhet të vendosni figurën e referencës dhe në të dytën do të keni mundësi të zgjidhni midis disa formateve të paracaktuara ose të shtoni një të personalizuar.
Në fund, klikoni në «pranoj» dhe kaq, tani numrat që janë më të mëdhenj se ai që treguat më parë do të shënohen me formatin e zgjedhur.
Formatimi i kushtëzuar me ikona
Vlen të përmendet se formatimi i kushtëzuar jo vetëm që funksionon duke ndryshuar ngjyrën e mbushjes së qelizave dhe karaktereve, por është gjithashtu e mundur të shfaqen ikonat në vend të ngjyrave klasike. Kjo është shumë interesante sepse rrit potencialin komunikues dhe analitik të fletës Excel, duke e bërë shumë më të lehtë njohjen e asaj që po ndodh me secilin element.
Për të përdorur këtë lloj formatimi të kushtëzuar, do të fillojmë duke zgjedhur formatin e qelizës ose qelizës që dëshironi të formatoni. Pastaj klikoni në «Formati i kushtëzuar«, shkoni te seksioni i rregullave dhe zgjidhni atë që dëshironi të vendosni kushtin që duhet plotësuar.
Pastaj klikoni përsëri në "Formati i kushtëzuar» por, këtë herë shkoni te «grup ikonash» dhe më pas zgjidhni atë që dëshironi.
Menjëherë, do të shihni se si shfaqen në skajin e majtë të secilës qelizë me ngjyrën që i identifikon ato.
Formatimi i kushtëzuar me shiritin e të dhënave
Në të njëjtën mënyrë që përdorim ikonat ose ngjyrat për qelizat, mund të punojmë edhe me shiritat e të dhënave. Kjo është veçanërisht e dobishme nëse gjenerojmë shifra që duhen krahasuar me të tjerët. Shiritat e të dhënave do të na lejojnë të kemi një qasje vizuale shumë më të qartë ndaj këtij krahasimi, duke e bërë informacionin më të aksesueshëm.
Nëse dëshironi të punoni me shiritat e të dhënave në formatimin e kushtëzuar të Excel, duhet të ndiqni të njëjtat hapa që diskutuam më sipër. Kjo do të thotë, zgjidhni qelizën ose gamën e qelizave, klikoni në «Formati i kushtëzuar» dhe zgjidhni rregullin që dëshironi të aplikoni nga menyja Rregullat. Më pas, përsërisni procesin duke shkuar te "Formati i kushtëzuar» dhe më pas futni «shiritat e të dhënave» për të zgjedhur llojin e shiritit që dëshironi të shtoni. Kur ta klikoni mbi të, ato tashmë do të jenë shtuar në tabelën tuaj.
Siç mund ta shohim, formatimi i kushtëzuar është një mrekulli e vërtetë që do të përmirësojë tabelën tuaj, përdorimin tuaj të Excel dhe detyrën për të theksuar të dhënat dhe për të bërë analiza. Është një opsion vërtet i lehtë për t'u përdorur, kështu që ia vlen ta provoni në cilindo nga librat tuaj të punës në Excel.