Могуће је да сте једном приликом отворили Екцел документ и открили да се у неким његовим ћелијама отвара падајућа листа. Ово је веома згодна карактеристика Мицрософт табела коју такође можете да користите. У овом посту објашњавамо како направити падајућу листу у Екцел-у
Ово је веома корисна функција, посебно када радимо са листовима и шаблонима у којима се понављају исте опције. Али поред тога што је практичан, то је и веома визуелни ресурс који сваком документу даје професионалнији изглед.
Падајуће листе (на енглеском, падајуће листе) дозвољавају корисницима екцел изаберите ставку са унапред дефинисане листе. То је посебно погодан ресурс за прављење облици, јер је захваљујући њему унос података бржи и прецизнији.
Како функционишу ове листе? Када изаберемо ћелију која садржи листу, видећемо поред ње икону мале стрелице. Када кликнете на њу, приказује се ова листа са низом опција међу којима морамо изабрати једну.
Основна идеја креирања падајућих листа у Екцел-у је да се кориснику пружи ограничен број опција. Поред тога, избегава се уношење података са грешкама или погрешно написаним.
Направите падајућу листу у Екцел-у корак по корак
Ово су кораци које треба следити да бисте креирали падајуће листе у Екцел-у:
Корак 1: Изаберите ћелију
Ако већ имамо Екцел лист који је мање-више организован и структуриран и разматрамо питање уметања једне или више падајућих листа у њега, прва ствар коју морамо да урадимо је изаберите помоћу показивача миша ћелију или ћелије у којој желимо да се листа отвори када кликнемо на њу.
Корак 2: Валидација података
Затим кликнемо на картицу „Подаци“. Када отворимо, идемо у групу „Алатке за податке“ где морамо пронаћи и притиснути опцију "Валидација података". У зависности од верзије Екцел-а коју смо инсталирали, икона може да варира, иако генерално обично изгледа као две ћелије, једна је потврђена, а друга не.
Корак 3: Изаберите и конфигуришите листу
Након валидације отвара се падајућа листа у којој бирамо опцију "Спремно". Ту имамо и друге опције преко којих ћемо моћи да ограничимо садржај ћелије на одређене формате (бројеви, датуми, сати итд.). Затим можемо наставити на два различита начина:
- напишите елементе које желимо да понудимо као опције унутар листе (морају бити одвојене зарезом, без размака).
- Изаберите опсег ћелија које садрже те опције и потврдите је тако што ћете кликнути на икону стрелице поред ћелије у којој ће се отворити падајућа листа.
Када се процес заврши, видећемо како ће се кликом на изабрану ћелију приказати листа коју смо конфигурисали. Ако желимо да поновимо операцију у другој ћелији документа, биће довољно да је копирамо у клипборд и налепимо у нову ћелију.
Направите динамичку падајућу листу у Екцел-у
Ако планирамо да редовно мењамо ставке на нашој падајућој листи у Екцел-у, можда би било прикладније изабрати да креирамо а динамичка падајућа листа. Ово је варијанта онога што смо видели у претходном одељку, са посебношћу да ће се, у овом случају, сваки пут када извршимо промену у ћелијама или изворној листи, падајућа листа аутоматски ажурирати.
Постоје два начина за креирање ове врсте листе: истим методом који смо раније објаснили или коришћењем редовног именованог опсега и упућивањем на њега помоћу ОФФСЕТ формула. У наставку објашњавамо како се то ради:
- Прво треба да напишемо ставке падајућег менија у засебне ћелије.
- Затим креирамо именовану формулу (да бисте то урадили, користите комбинацију тастера Цонтрол + Ф3 да отворите дијалог).
- Када се ново име упише у поље „Име“, уводимо следећу формулу:
=ОФФСЕТ(лист!$А$2, 0, 0, ЦОУНТА(лист3!$А:$А), 1) *
Лист: назив листа.
О : Колона у којој се налазе падајуће ставке.
$А$2: Ћелија која садржи прву ставку.
Када већ имамо дефинисану формулу, остаје нам само да креирамо падајући мени на основу опсега ћелија, као што смо видели у претходном одељку. Процес подешавања је мало напорнији, али ће се исплатити ако морамо да радимо са листом изворних ћелија која се стално мења.
(*) Као што се може видети, ова формула се састоји од две функције: ОФФСЕТ и ЦОУНТА. Други је да се преброје све ћелије које нису празне у референцираној колони. Овај број се користи од стране функције ОФФСЕТ.