I näringslivet blir hanteringen av databaser allt viktigare, väsentligt för att alltid ha en korrekt och uppdaterad analys av informationen. Och det gäller både stora företag och små oberoende yrkesverksamma. I det här inlägget får vi se hur Skapa och hantera databaser i Excel.
Den kanske största fördelen med att hantera en databas är att vi kommer att kunna ha all information vi behöver för att driva ett företag: kunder, försäljning, leverantörer, anställda eller något annat område. Vi förklarar det mer i detalj i följande stycken:
Vad är en databas i Excel?
Databaser i Excel är det perfekta verktyget för att hantera information. Det tillåter oss att hålla det organiserat och strukturerat hela tiden, så att processen att hitta specifik data är snabb och enkel. Dessutom är det ett mycket mångsidigt instrument som vi kan anpassa till våra egna mål och behov.
Om vi går till excel-kalkylblad, har databasen formen av en stor tabell, med dess rader och kolumner, där informationen klassificeras i olika kategorier. Det viktigaste är det all data sammanfattas i ett enda dokument. Alla ändringar vi gör i den kommer att återspeglas i den globala datamängden.
Utöver omedelbar tillgång till all information erbjuder Excel-databaser många andra funktioner. Till exempel kan flera användare få tillgång till dem, spåra trender osv. När det gäller mångsidighet kan vi använda dem både för att hantera lagerinventering och för att kontrollera en personlig träningsprocess.
Naturligtvis, för att en Excel-databas ska bli ett effektivt verktyg, Det är nödvändigt att veta väl hur programmet fungerar och på så sätt få ut det mesta av dina instrument.
Excel-databasobjekt
Innan du vet hur man skapar och hanterar en databas i Excel är det viktigt att veta vilka element som är en del av den:
- rita, grundläggande komponenter för informationshantering i Excel-kalkylblad.
- konsultationer. Excels egna funktioner för att söka och relatera information som finns i olika tabeller eller databaser.
- Filtros. Verktyg för att tillämpa specifika kriterier och hitta specifik information omedelbart.
- ID (huvudnyckel). Valfritt element för att ställa in ett identifikationsnummer för en rad, en kod, ett serienummer, etc.
Hur man skapar en databas i Excel
Så här kommer vi att kunna skapa databaser i Excel, steg för steg:
- Först av allt Vi skapar ett dokument eller arbetsbok i Excel.
- Därefter designar vi en bord på ett av arken, lägga till en serie rubriker eller titlar för att organisera och klassificera informationen.
- Vi skapar sedan en serie av sökfilter för datatabellen.
- Därefter lägger vi till excel-formler som vi vill använda i tabellen.
- Slutligen skapar vi register för var och en av raderna.
För att skapa sökfiltren som nämns i punkt 3 är det nödvändigt att välja rubriker eller titlar för den skapade databasen. Sedan måste du gå till Start-menyn, där vi letar efter alternativet Sortera och filtrera - Filtrera, som finns på höger sida av alternativfältet.
Praktiska verktyg för databaserna
Det finns många praktiska tillämpningar av databaser i Excel, som kan sträcka sig från det mycket enkla till det mycket komplexa. Några av dem har vi redan noterat ovan. Grundtanken är kontrollera all information och kunna göra ändringar i den. Inom affärs- och affärsvärlden är detta något av yttersta vikt. Det här är några exempel:
- databaser av leverantörer med syftet att hålla ett exakt register över inköp och försöka få fler fördelar vid förhandlingar.
- databaser av kunder, eftersom det är viktigt för alla företag att känna sina kunder väl, deras preferenser, rörelser, etc. för att uppnå större tillfredsställelse och uppnå större försäljning.
- databaser av Lager, för att i detalj och i realtid veta statusen för produkterna i ett lager. Med detta kan du bestämma vad och hur mycket du ska producera, lagra eller sälja.
- databaser av försäljning, genom att analysera deras framsteg, deras lönsamhet, samt bedöma möjligheten att etablera nya affärsstrategier.
- databaser av personligt. Med dem är syftet att bland annat ha kontroll över de anställda, deras villkor, lön eller prestation.
Sammanfattningsvis kan man konstatera att korrekt hantering av databaser i Excel är ett mycket effektivt sätt att driva ett företag, som kontrollerar alla grundläggande aspekter på ett relativt enkelt sätt. Ett femstjärnigt verktyg.