De nya versionerna av Microsoft Office gör det möjligt för oss att digitalt signera våra dokument. Detta innebär att dokumenten inte kan ändras och i händelse av att de ändrats skulle sådana ändringar vara relaterade till en annan användare.
Denna praxis används inte bara i situationer där vi behöver mycket säkerhet utan också även i situationer där vi behöver veta vem som har skrivit detta dokument. Därför blir det lättare att digitalt signera Microsoft Office-dokument.
Det finns två typer av digital signatur, en som är osynlig och en annan som lägger till en vattenstämpel med ägarens data. Vi kommer att lära dig hur du gör den första typen av signatur, eftersom det är mer praktiskt och vanligt bland användare som måste underteckna ett dokument digitalt. För att göra detta, efter att vi har skrivit dokumentet, måste vi gå till fliken "Information" inom "Arkiv" -menyn.
I Information ska vi skydda dokument och i rullgardinsmenyn som visas kommer vi till alternativet Lägg till en digital signatur. Efter detta kommer ett dialogfönster att visas där vi trycker på acceptknappen och ett fönster visas för att underteckna dokumentet. Vi måste lägga till orsaken eller texten som den digitala signaturen kommer att ha. När du har lagt till orsaken till den digitala signaturen klickar du på sign-knappen och Microsoft Word låser dokumentet.
För att ta bort eller ta bort signaturen från dokumentet måste vi upprepa samma process. Vi måste gå till Arkiv -> Information och tryck på knappen «Se signaturer». Ett fönster visas med listan över signaturer som detta dokument har. Nu klickar vi på pilen bredvid namnet på signaturen som vi vill ta bort och trycker på knappen «Ta bort signatur». Detta tar automatiskt bort signaturen från dokumentet, släpper den och låter dig redigera den.
Den digitala signaturen som erbjuds av Microsoft Office är inte så stark som du kan se, men tillräckligt för många användare och för många situationer Tycker du inte?