Miljontals människor använder också Gmail av arbetsskäl. De har ett företagskonto som de kan ha kontakt med kunder, leverantörer eller personer inom företaget självt. När vi åker på semester är det troligt att vi inte använder det här kontot, så vi har vanligtvis flera alternativ, hur man genererar automatiska svar, så att de vet att vi inte är tillgängliga.
Det är ett användbart alternativ, men om vi vill att en person ska kunna svara, vi kan använda de så kallade delade kontona i Gmail. Det är ett användbart alternativ i fallet med ett företag, vilket gör det möjligt för en person att få tillgång till de meddelanden som kommer fram till oss just nu.
Denna typ av konton ge flera personer tillgång till den. Det kan vara ett Gmail-konto som har skapats för detta ändamål som ska delas mellan flera personer. Det kan också vara så att någon får tillgång till din under en viss tidsperiod, till exempel semester eller sjukfrånvaro. Således kan alla e-postmeddelanden som skickas till nämnda konto enkelt besvaras.
En e-postadress och lösenord delas. De är utformade så att endast vissa personer har tillgång. Det kan vara ett konto som till exempel arbetarna i en viss sektion eller avdelning får åtkomst till och på detta sätt säkerställer att e-postmeddelandena som når det aldrig lämnas utan uppsikt. De är mycket bekväma alternativ i arbetsmiljöer, som du kan se. Så vi kan konfigurera vilket konto som helst i den här e-posttjänsten som en delad.
Ställ in delat konto i Gmail
Vi öppnar först det aktuella Gmail-kontot på datorn. När vi är i inkorgen för den måste vi klicka på kugghjulsikonen, som finns i den övre högra delen. En liten sammanhangsmeny visas sedan på skärmen, där det finns flera alternativ. Klicka sedan på konfigurationsalternativet. När vi väl är i konfigurationen ser vi att det finns några flikar högst upp. Ett av dessa alternativ är Konton och import, som vi ska klicka på.
Vi rullar ner lite och vi hittar avsnittet Ge åtkomst till ditt konto. Det är detta avsnitt där vi kan tillåta andra Gmail-konton att få tillgång till det. Delegater kan läggas till detta konto, vilket i detta fall är högst 10. Även om det är ett företagskonto, denna siffra ökar till 25. Så det kan till exempel vara ett delat konto för en avdelning utan för mycket besvär.
I det här avsnittet om att bevilja åtkomst till kontot finns det till höger en text med blå bokstäver som säger "Lägg till ett nytt konto". Vi måste klicka på den här texten och sedan blir vi ombedd att ange e-postadressen till den person som vi vill ge åtkomst till vårt Gmail-konto. Ett andra fönster öppnas sedan på skärmen, där en varning visas om konsekvenserna av att ge någon tillgång till kontot. Vi behöver bara trycka på skicka och slutföra stegen på skärmen vid den tiden.
Den andra personen kommer sedan att få ett e-postmeddelande när vi har slutfört denna process. I den får du veta att du redan har tillgång till detta e-postkonto. Därför, kommer du att kunna se alla e-postmeddelanden som kommer fram på samma sätt. Förutom att ha möjlighet att svara och skicka nya e-postmeddelanden när som helst. Så om vi reser eller inte kan komma åt kontot på ett tag kan vi låta andra människor göra det. Så detta Gmail-konto lämnas inte utan uppsikt. Som du kan se är det enkelt och mycket användbart att ställa in denna typ av konto. Tveka inte att använda den här funktionen.