Det är möjligt att du vid något tillfälle har öppnat ett Excel-dokument och du har upptäckt att en rullgardinslista öppnas i några av dess celler. Detta är en mycket praktisk funktion i Microsoft-kalkylblad som du också kan använda. I det här inlägget förklarar vi hur man skapar en rullgardinslista i excel
Detta är en mycket användbar funktion, speciellt när vi arbetar med ark och mallar där samma alternativ upprepas. Men förutom att det är praktiskt är det också en mycket visuell resurs som ger ett mer professionellt utseende till vilket dokument som helst.
Rullgardinslistorna (på engelska, nedrullningslistan) tillåter användare av excel välj ett objekt från en fördefinierad lista. Det är en särskilt lämplig resurs för tillverkning former, för tack vare det är datainmatningen snabbare och även mer exakt.
Hur fungerar dessa listor? När vi väljer en cell som innehåller en lista kommer vi att se ikonen för en liten pil bredvid den. När du klickar på den visas den här listan med en rad alternativ bland vilka vi måste välja ett.
Grundidén med att skapa rullgardinslistor i Excel är att förse användaren med ett begränsat antal alternativ. Dessutom undviks införande av data med fel eller felstavningar.
Skapa en rullgardinslista i Excel steg för steg
Dessa är stegen att följa för att skapa rullgardinslistor i Excel:
Steg 1: Välj cellen
Om vi redan har ett Excel-ark som är mer eller mindre organiserat och strukturerat och vi överväger frågan om att infoga en eller flera rullgardinslistor i det, är det första vi måste göra markera cellen eller cellerna med muspekaren där vi vill att listan ska öppnas när vi klickar på den.
Steg 2: Datavalidering
Därefter klickar vi på fliken "Data". När vi öppnat går vi till gruppen "Dataverktyg" där vi måste hitta och trycka på alternativet "Datavalidering". Beroende på vilken version av Excel som vi har installerat kan ikonen variera, även om den i allmänhet ser ut som två celler, en validerad och den andra inte.
Steg 3: Välj och konfigurera listan
Efter validering öppnas en rullgardinslista, där vi väljer alternativet "Redo". Där har vi också andra alternativ genom vilka vi kommer att kunna begränsa innehållet i cellen till vissa format (nummer, datum, timmar, etc.). Sedan kan vi gå vidare på två olika sätt:
- skriv elementen som vi vill erbjuda som alternativ inom listan (de måste vara åtskilda med kommatecken, utan mellanslag).
- Välj ett cellintervall som innehåller dessa alternativ och validera det genom att klicka på pilikonen bredvid cellen där rullgardinsmenyn öppnas.
När processen är klar kommer vi att se hur genom att klicka på den valda cellen visas listan som vi har konfigurerat. Om vi vill upprepa operationen i en annan cell i dokumentet räcker det med att kopiera den till urklipp och klistra in den i den nya cellen.
Skapa en dynamisk rullgardinslista i Excel
Om vi planerar att regelbundet ändra objekten i vår rullgardinslista i Excel, kan det vara lämpligare att välja att skapa en dynamisk rullgardinslista. Detta är en variant av vad vi har sett i föregående avsnitt, med det speciella att i det här fallet, varje gång vi gör en ändring i cellerna eller i källlistan, kommer rullgardinsmenyn att uppdateras automatiskt.
Det finns två sätt att skapa den här typen av lista: med samma metod som vi har förklarat tidigare eller genom att använda ett vanligt namngivet intervall och hänvisa till det med OFFSET formel. Vi förklarar hur det går till nedan:
- Först måste vi skriva rullgardinsmenyn i separata celler.
- Sedan skapar vi en namngiven formel (för att göra detta, använd tangentkombinationen Ctrl + F3 för att öppna dialogrutan).
- När det nya namnet är skrivet i rutan "Namn" introducerar vi följande formel:
=OFFSET(Ark!$A$2, 0, 0, COUNTA(Ark3!$A:$A), 1) *
Blad: namnet på arket.
A : Kolumnen där listrutorna finns.
$A$2: Cellen som innehåller det första objektet.
När vi redan har definierat formeln, behöver vi bara skapa en rullgardinsmeny baserad på ett antal celler, som vi har sett i föregående avsnitt. Installationsprocessen är lite mer mödosam, men det kommer att vara värt det om vi måste arbeta med en ständigt föränderlig lista med källceller.
(*) Som kan ses består denna formel av två funktioner: OFFSET och COUNTA. Den andra är att räkna alla icke-tomma celler i den refererade kolumnen. Denna räkning används i sin tur av OFFSET-funktionen.