ชุดโปรแกรม Office office อยู่กับเรามานานหลายทศวรรษ และถึงแม้ผู้ใช้จะไม่เป็นที่รู้จัก แต่ความจริงก็คือยังมีพื้นที่ให้เรียนรู้ต่อไปได้เสมอ คุณรู้หรือไม่ว่า Word สามารถทำทุกอย่างที่คุณขอได้
ซอฟต์แวร์สร้างเอกสารของ Microsoft มีคุณสมบัติบางอย่างที่สามารถช่วยให้เราเพิ่มผลผลิตได้ ดังนั้นเราจะเห็นเคล็ดลับอื่น ๆ ที่คุณจะสามารถพัฒนาคุณภาพแบบก้าวกระโดดในการใช้งานโปรแกรมนี้
บอก Word สิ่งที่คุณต้องการทำ
โปรแกรมแก้ไขข้อความมีฟังก์ชันดังกล่าว ไม่ใช่ปัญญาประดิษฐ์แต่ก็ดูคล้ายกัน. เคยเกิดขึ้นกับคุณบ้างไหมว่าคุณจำไม่ได้ดีว่าต้องทำอย่างไร เช่น การใส่ตัวหนาหรือใส่ส่วนหัว? วิธีแก้ปัญหานั้นง่ายพอๆ กับการถามคำถามเกี่ยวกับโปรแกรมนี้ และมันจะมอบโซลูชันที่คุณต้องการ เกือบจะเหมือนกับว่าเป็น AI
Word เวอร์ชันล่าสุดจะมีสัญลักษณ์รูปแว่นขยายอยู่ข้างๆ ตัวเลือก "ความช่วยเหลือ" หากคุณไม่รู้ว่าจะทำอะไรสักอย่าง เขียนไว้ในเครื่องมือค้นหานี้โดยเฉพาะ และโปรแกรมจะบอกวิธีการใช้งานฟังก์ชันที่คุณต้องการดำเนินการ
ลองทำสิ่งนี้ในโปรแกรมแก้ไขข้อความของคุณโดยเขียนสองสามบรรทัดแล้วเลือกข้อความ จากนั้นเข้าไปที่ช่องค้นหาที่เราระบุไว้และพิมพ์ "ตัวหนา" หรือ "ตัวเอียง" และ คุณจะพบเครื่องมือที่จำเป็นในการเปลี่ยนแปลงทันที
ปกป้องเอกสารของคุณด้วยรหัสผ่าน
Word สามารถทำทุกสิ่งที่คุณขอได้ รวมถึงให้ความคุ้มครองพิเศษแก่เอกสารเหล่านั้นที่คุณต้องเก็บไว้เป็นส่วนตัว
หากคุณไม่ต้องการให้ใครก็ตามเข้าถึงไฟล์ข้อความของคุณได้ ให้ปกป้องพวกเขาเป็นพิเศษ
ทำเช่นนี้:
- คลิกที่ "ไฟล์".
- ไปที่ “ปกป้องเอกสาร”.
- ในเมนูแบบเลื่อนลงที่ปรากฏขึ้น ให้เลือก “เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน”
- เลือกรหัสผ่านที่คาดเดายากที่คุณจำได้
- กด "ที่จะยอมรับ".
ตอนนี้ ทุกครั้งที่คุณต้องการเปิดเอกสารนี้ คุณจะต้องป้อนรหัสผ่านที่คุณสร้างขึ้น คุณจะไม่สามารถกู้คืนได้ ดังนั้นโปรดจำให้ถูกต้อง ไม่เช่นนั้นคุณจะไม่สามารถเข้าถึงไฟล์ได้
ปรับแต่งการแก้ไขอัตโนมัติของ Word
การแก้ไขอัตโนมัติช่วยเราทุกคนจากการส่งเอกสารที่มีการสะกดผิด เพราะไม่ว่าคุณจะระวังแค่ไหน ก็มีบ้างที่หลุดลอยไปตลอด
การสะกดผิดและการพิมพ์ผิดเป็นลำดับของวันที่เราทำงานกับแป้นพิมพ์อย่างรวดเร็ว และ การแก้ไขอัตโนมัติอยู่ที่นั่นเพื่อแก้ไข หากคุณต้องการให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น คุณสามารถปรับแต่งได้
คุณตระหนักหรือไม่ว่าคุณทำผิดพลาดซ้ำแล้วซ้ำเล่า? หากเป็นเช่นนั้น ให้ตั้งค่าการแก้ไขอัตโนมัติของคุณให้แก้ไขทันทีเมื่อตรวจพบ
ง่ายมาก คุณเพียงแค่ต้องปฏิบัติตามเส้นทางนี้:
- เก็บถาวร
- ตัวเลือก
- การแก้ไข
- ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ
หน้าต่างจะเปิดขึ้นซึ่งคุณสามารถเพิ่มคำศัพท์และคำต่างๆ ได้ กำหนดคำหรือสำนวนที่ไม่ถูกต้องทางด้านซ้ายมือ และทางด้านขวาคือข้อความที่คุณต้องการให้แทนที่โดยอัตโนมัติ
ซ่อนข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ทั้งหมด เนื่องจาก Word สามารถทำสิ่งที่คุณต้องการได้
การดูแลเรื่องไวยากรณ์เป็นสิ่งที่เราทุกคนควรทำ แต่หากวินัยนี้ไม่ใช่สิ่งที่คุณสนใจ ข้อความของคุณก็อาจจะลงเอยด้วยการขีดเส้นใต้สีแดงเพื่อบอกคุณว่ามีบางอย่างที่คุณควรแก้ไข
คำแนะนำของเราคือคุณควรให้ความสนใจกับตัวตรวจสอบไวยากรณ์ของ Word อย่างไรก็ตาม มีบางครั้งที่สิ่งนี้ไม่จำเป็น ตัวอย่างเช่นหากคุณเพียงแค่ คุณกำลังร่างหรือจดบันทึก และเมื่อถึงจุดนั้นทั้งไวยากรณ์และการสะกดคำก็ไม่สำคัญ
คุณสามารถป้องกันไม่ให้โปรแกรมเน้นข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์เป็นสีแดงได้ หากคุณปฏิบัติตามเส้นทาง:
- เก็บถาวร
- ตัวเลือก
- การแก้ไข
- ซ่อนการสะกดผิดในเอกสารนี้เท่านั้น
- ซ่อนข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ในเอกสารนี้เท่านั้น
แปลงข้อความเป็นตาราง
มีหลายวิธีในการสร้างตารางใน Word แต่บางวิธีก็ซับซ้อน โชคดีที่มีวิธีที่ง่ายมากเช่นกัน แปลงข้อความเป็นตาราง ประเด็นก็คือไม่ใช่ทุกคนที่รู้จักเธอ
หากเป็นข้อความที่มีความเชื่อมโยงกันและสามารถแยกออกจากกันได้ เคล็ดลับนี้ใช้ได้ผลดีมาก เริ่มต้นด้วยการเลือกข้อความแล้วปฏิบัติตามเส้นทาง:
- แทรก.
- ตาราง
- แปลงข้อความเป็นตาราง
โปรแกรมจะสร้างตารางโดยอัตโนมัติ โดยมีจำนวนแถว คอลัมน์ และตัวคั่นที่เห็นว่าเหมาะสมตามข้อความที่คุณให้ไว้
เพิ่มลิงค์อย่างรวดเร็ว
Word มีคุณสมบัติมากมาย แต่ไม่ใช่ทั้งหมดที่จะได้รับการพัฒนาอย่างเท่าเทียมกัน ภายใต้สภาวะปกติ การสร้างลิงก์ในข้อความของเราไปยังหน้าเว็บอาจค่อนข้างน่าเบื่อ เนื่องจากเราต้องดำเนินการหลายขั้นตอนและใช้ทั้งแป้นพิมพ์และเมาส์
อย่างไรก็ตาม มีแป้นพิมพ์ลัดที่มีประโยชน์มาก ชี้ไปที่ข้อความที่คุณจะใช้เป็นจุดยึดแล้วกด Control + Alt + K จากนั้นกล่องสำหรับสร้างไฮเปอร์ลิงก์จะเปิดขึ้นโดยอัตโนมัติ
วางข้อความธรรมดา
การตัดและวางข้อความเป็นหนึ่งในตัวเลือกที่ใช้บ่อยที่สุดใน Word ฟังก์ชันนี้ใช้งานไม่ได้อีกต่อไปเมื่อเราต้องเผชิญกับปัญหาการเปลี่ยนรูปแบบ โชคดีที่มีเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ เราสามารถวางข้อความธรรมดาได้
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีข้อความที่ต้องการบนคลิปบอร์ดของคุณ จากนั้นไปตามเส้นทาง:
- แท็บ "เริ่ม".
- คลิกที่ลูกศรลงด้านล่างตัวเลือก "แปะ".
- เก็บเฉพาะข้อความเท่านั้น
ข้อความจะปรากฏตรงตำแหน่งที่คุณต้องการ แต่จะไม่คงรูปแบบเดิมไว้ วิธีนี้จะทำให้คุณไม่ต้องทำการเปลี่ยนแปลง
ลบการจัดรูปแบบทั้งหมดออกจากเอกสาร
หากสิ่งที่คุณต้องการคือการปล่อยให้ข้อความไม่ฟอร์แมตโดยสมบูรณ์เพื่อกำจัดรูปแบบที่ปะปนกันซึ่งบางครั้งอาจเกิดขึ้นได้ ให้กดลำดับ Control + Space ตัวหนาและแบบอักษรประเภทต่างๆ ที่อยู่ในเอกสารของคุณจะหายไป ตอนนี้ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถทำให้มันมีรูปแบบที่เหมือนกันตั้งแต่เริ่มต้น
ลบข้อความด้วยแป้นพิมพ์ลัด
หากต้องการลบข้อความในปริมาณที่เหมาะสม เรามักจะเลือกข้อความนั้นด้วยเมาส์แล้วกดปุ่ม Delete แต่เราสามารถทำได้โดยใช้ปุ่มลัดเมาส์เช่นกัน
โดยการกด Control + Delete เราจะลบคำทั้งหมด หากคุณเปลี่ยนใจแล้ว กด Alt + Delete แล้วคุณจะย้อนกลับการกระทำที่เกิดขึ้น
คุณได้เห็นแล้วว่า Word สามารถทำทุกอย่างที่คุณขอได้ สิ่งสำคัญคือการรู้เทคนิคที่ดีที่สุดเพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุด