ใบแจ้งหนี้เป็นหลักฐานหลักและการสนับสนุนว่ามีการทำธุรกรรมการซื้อหรือขายผลิตภัณฑ์หรือบริการ. ในแง่นี้ เรากำลังพูดถึงองค์ประกอบที่สำคัญสำหรับกระบวนการเหล่านี้ โดยพิจารณาว่าฝ่ายต่างๆ ไม่เพียงแต่ต้องควบคุมการเงินของตนเท่านั้น แต่ยังต้องปฏิบัติตามภาระภาษีด้วย หากคุณทุ่มเทให้กับกิจกรรมใดๆ ที่คู่ควรกับเอกสารประเภทนี้ คุณมาถูกที่แล้ว เพราะเรากำลังจะแสดงวิธีทำใบแจ้งหนี้ใน Excel ด้วยวิธีที่ง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ สเปรดชีตของ Microsoft เป็นเพื่อนที่ดีสำหรับงานประเภทนี้ และที่นี่เราจะสอนทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับมัน
การสร้างใบแจ้งหนี้จาก Excel จะช่วยให้คุณได้ผลลัพธ์ที่เหมาะกับความต้องการของคุณ นอกจากนี้ ยังมีความเป็นไปได้ในการใช้เทมเพลตและปรับแต่งตามความชอบของเรา ต่อไปเราจะบอกคุณทุกอย่าง
จะทำใบแจ้งหนี้ใน Excel ได้อย่างไร?
วิธีสร้างใบแจ้งหนี้ใน Excel ไม่ใช่สิ่งที่แสดงถึงความท้าทายมากเกินไป เนื่องจากโปรแกรมนี้ค่อนข้างใช้งานง่าย นอกจากนี้ ควรเน้นข้อเท็จจริงที่ว่าข้อมูลที่จะเพิ่มลงในเอกสารนั้นคล้ายคลึงกันในทุกกรณี แม้ว่าอาจแตกต่างกันบ้างขึ้นอยู่กับประเทศหรือหากกิจกรรมที่เป็นปัญหาเกี่ยวข้องกับภาษีอื่นๆ
องค์ประกอบของใบแจ้งหนี้
ก่อนที่จะไปที่ Excel โดยตรงเพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ จำเป็นที่เราจะต้องพิจารณาองค์ประกอบที่เราต้องพิจารณาเพื่อสร้างรูปร่าง เรากำลังพูดถึงเอกสารที่มีข้อมูลธุรกรรมการขาย ดังนั้นเมื่อสร้างเอกสารเราต้องเพิ่มส่วนต่อไปนี้:
- ข้อมูลผู้ให้บริการ: นั่นคือ ชื่อบริษัท ที่อยู่ทางการเงิน ข้อมูลติดต่อ และหมายเลขประจำตัวบริษัทของคุณ
- ข้อมูลผู้ซื้อ: ที่นี่ ข้อมูลเดียวกันจากจุดก่อนหน้าจะถูกเพิ่ม แต่อ้างอิงถึงไคลเอนต์
- เลขใบสั่งของ: ต้องมีหมายเลขใบแจ้งหนี้เพื่อรักษาการควบคุมประวัติการทำธุรกรรมที่ดำเนินการ
- วันที่ออก: วัน เดือน ปี ที่ขาย
- คำอธิบายของการทำธุรกรรม: หมายถึงสินค้าหรือบริการที่ขายไปแล้ว ปริมาณ ราคาต่อหน่วย ยอดรวมย่อย และราคารวม
- ภาษี: ส่วนนี้ระบุภาษีที่เกี่ยวข้องกับการขายผลิตภัณฑ์ โดยระบุรายละเอียดจำนวนเงินแต่ละรายการ
- Terminos de pago: คุณสามารถเพิ่มส่วนลด เงื่อนไขและรูปแบบการชำระเงิน การจัดหาเงินทุน หรือค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมที่ใช้กับการขายได้ที่นี่
- ข้อมูลเสริม: ส่วนนี้เป็นทางเลือกและคุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มข้อสังเกตหรือหมายเหตุใดๆ ที่คุณเห็นว่าจำเป็น
ควรสังเกตว่า ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น องค์ประกอบเหล่านี้อาจแตกต่างกันไปตามกฎหมายท้องถิ่นของแต่ละประเทศหรือนิติบุคคล. อย่างไรก็ตาม คำแนะนำเหล่านี้เป็นแนวทางที่ดีเยี่ยมในการสร้างใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องและตรงตามข้อกำหนดทั้งหมด
ทำใบแจ้งหนี้ใน Excel
เราทราบองค์ประกอบที่ใบแจ้งหนี้ของเราควรมีอยู่แล้ว ดังนั้นเราจึงพร้อมที่จะไปที่ Excel และเริ่มสร้างมัน ณ จุดนี้ เรามีตัวเลือกสองสามอย่าง: สร้างใบแจ้งหนี้ตั้งแต่เริ่มต้นหรือใช้เทมเพลต. การตัดสินใจที่ดีที่สุดจะขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ ดังนั้นหากคุณต้องการของที่เป็นของแท้ 100% เราจะเลือกทางเลือกแรก อย่างไรก็ตาม หากสิ่งที่คุณกำลังมองหาคือการรับประกันว่าเสร็จสิ้นอย่างมืออาชีพและกระบวนการนี้ใช้เวลาไม่นานเกินไป เทมเพลตคือวิธีที่ดีที่สุด
หากต้องการเริ่มสร้างใบแจ้งหนี้ตั้งแต่เริ่มต้น ให้เปิด Excel แล้วคลิกตัวเลือก "สมุดเปล่า".
ในส่วนของมัน หากคุณต้องการใช้เทมเพลต คุณสามารถไปที่แถบค้นหาที่ด้านบนของอินเทอร์เฟซ เขียนคำว่า invoice แล้วกด Enter ถัดไป คุณจะเห็นหน้าจอผลลัพธ์พร้อมเทมเพลตจำนวนมากที่คุณสามารถเลือกและปรับแต่งได้ตามต้องการ เปลี่ยนจากข้อความเป็นชุดสี
ในขณะเดียวกัน ในกระบวนการสร้างใบแจ้งหนี้ใน Excel ตั้งแต่เริ่มต้น คุณจะต้องเริ่มสร้างเอกสารโดยการเพิ่มเส้นขอบ ตาราง ชื่อเรื่อง และหัวข้อย่อยด้วยเหตุนี้ เราขอแนะนำให้คุณมองหาใบแจ้งหนี้อื่นๆ ที่ทำหน้าที่เป็นแนวทางในการสร้างใบแจ้งหนี้ของคุณ
เพิ่มสูตร
ข้อดีอย่างหนึ่งของการสร้างใบแจ้งหนี้ใน Excel คือความจริงที่ว่าการกรอกข้อมูลจากเครื่องมือเดียวกันทำให้บางขั้นตอนเป็นไปโดยอัตโนมัติ. ในแง่นี้ คุณสามารถเพิ่มสูตรเพื่อให้ผลลัพธ์ถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อป้อนตัวเลขใดๆ วิธีนี้จะช่วยให้คุณสามารถลดส่วนต่างของข้อผิดพลาดได้โดยการเพิ่มสูตรในแต่ละครั้งที่คุณต้องการใช้
ดังนั้น เราขอแนะนำให้เพิ่มฟังก์ชันและสูตรลงในเซลล์เหล่านั้นที่ควรแสดงภาษี ส่วนลด ผลรวมย่อย และผลรวม
การออกแบบใบแจ้งหนี้
ขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการสร้างใบแจ้งหนี้ใน Excel คือเรื่องของความสวยงามและการออกแบบ นี่คือสิ่งที่จะขึ้นอยู่กับความต้องการและรสนิยมของคุณทั้งหมด ในแง่ที่ว่า, คุณจะมีความเป็นไปได้ที่จะใช้สีด้วยตัวคุณเองหรือใช้รูปแบบตารางที่ Excel รวมไว้และคุณสามารถทำให้ภาพดูน่าสนใจยิ่งขึ้น. อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการทำให้เรื่องนี้ง่ายที่สุด ควรเลือกเทมเพลตจากแกลเลอรี
เทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่ Excel มีนั้นยอดเยี่ยมสำหรับการรักษารูปลักษณ์ที่สวยงาม การออกแบบของพวกเขามีสีสันมากด้วยการผสมสีที่ถูกต้องและดีที่สุด ความเป็นไปได้ที่ประเมินค่าไม่ได้ในการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เราต้องการ ด้วยวิธีนี้ เมื่อเลือกเทมเพลต คุณสามารถไปที่ส่วนใดก็ได้ของเทมเพลตเพื่อทำการแก้ไขที่คุณต้องการ และสร้างใบแจ้งหนี้ที่เป็นต้นฉบับและเป็นมืออาชีพ
เหตุใดจึงต้องใช้ Excel เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้
การมีใบแจ้งหนี้เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับบุคคลหรือบริษัทที่อุทิศตนเพื่อการขายผลิตภัณฑ์หรือบริการ บางทีบริษัทขนาดใหญ่สามารถจ่ายได้สำหรับการออกแบบและสร้างใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพ 100% อย่างไรก็ตาม สิ่งเหล่านี้ไม่ได้เกิดขึ้นกับผู้ประกอบการรายย่อยหรือผู้ที่เริ่มต้นกิจการ. นี่คือจุดที่ Excel เข้ามาช่วยเหลือ โดยมีความเป็นไปได้ที่จะอาศัยเทมเพลตเพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ที่ใช้งานได้
การสร้างใบแจ้งหนี้จาก Excel จะช่วยขจัดอุปสรรคมากมายในช่วงต้นอาชีพของคุณ เนื่องจากคุณจะสามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดในการมีและส่งมอบได้โดยไม่ต้องลงทุนมหาศาล ในแง่นี้ ถ้าคุณต้องการใบแจ้งหนี้อย่างเร่งด่วนและคุณไม่ทราบว่าจะรับได้จากที่ใด ให้ดูที่การติดตั้ง Excel ของคุณ