การเรียนรู้วิธีใส่รหัสผ่านให้กับ Excel นั้นมีประโยชน์อย่างมากโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณกำลังทำงานบางอย่างและคุณไม่ต้องการให้มีการลอกเลียนแบบ นอกจากนี้ยังมีประโยชน์มากในกรณีที่คุณต้องการแชร์ไฟล์ แต่ คุณไม่ต้องการให้แก้ไขข้อมูลบางอย่างโดยไม่ได้ตั้งใจ.
ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีการล็อกสมุดงาน Excel หรือไฟล์บางแผ่น
ขั้นตอนสำหรับคุณในการเรียนรู้วิธีใส่รหัสผ่านในสมุดงาน Excel
การจัดการเพื่อป้องกันสมุดงาน Excel นั้นไม่ซับซ้อนตราบเท่าที่คุณรู้ว่าคุณต้องปฏิบัติตามขั้นตอนใดเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น ต่อไป เราจะให้ขั้นตอนต่างๆ เพื่อให้คุณบรรลุเป้าหมาย:
- สิ่งแรกที่คุณควรทำคือ เปิดไฟล์ excel ที่คุณต้องการปกป้อง
- เมื่อเปิดแล้วให้ไปที่เมนู “เก็บ” แล้วมองหาส่วน “ข้อมูล"
- จากนั้นในส่วนข้อมูลคุณต้องเลือกตัวเลือก "ปกป้องหนังสือ” จากนั้นคุณต้องเลือก “เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน"
- เมื่อคุณเลือก "เข้ารหัสรหัสผ่าน" กล่องจะปรากฏขึ้นถามคุณ ใส่รหัสผ่าน แล้วทำซ้ำเพื่อตรวจสอบ
- เมื่อคุณยืนยันรหัสผ่านแล้ว หนังสือจะได้รับการคุ้มครอง และเมื่อคุณเปิดอีกครั้งคุณจะต้องป้อน
เมื่อทำตามขั้นตอนทั้ง 5 นี้ คุณจะสามารถเรียนรู้วิธีใส่รหัสผ่านในสมุดงาน Excel ได้ เก็บข้อมูลที่คุณทำงานอยู่อย่างปลอดภัย.
คุณต้องจำรหัสผ่านไว้ในที่ที่ปลอดภัย เนื่องจากหากคุณไม่ทำเช่นนั้น ข้อมูลที่คุณสร้างไว้ในสมุดงาน Excel จะหายไปได้ การเข้ารหัสนั้นแข็งแกร่งมากจนแม้แต่คนที่ Microsoft ไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้หากไม่มีรหัสผ่าน
นอกจากนี้ยังแนะนำว่า เลือกรหัสผ่านที่บุคคลที่สามเดาได้ไม่ยาก. หากคุณไม่คำนึงถึงสิ่งนี้ ผู้อื่นอาจเดารหัสผ่านได้ และดังนั้นจึงสามารถเข้าถึงข้อมูลที่คุณไม่ต้องการเปิดเผยได้
วิธีการเรียนรู้วิธีใส่รหัสผ่านในสเปรดชีต
ตัวเลือกที่ดีมากคือการเรียนรู้วิธีใส่รหัสผ่านในสเปรดชีต เนื่องจากสิ่งนี้สามารถช่วยคุณได้ ปกป้องข้อมูลที่คุณไม่ต้องการให้แก้ไข โดยบังเอิญหรือตั้งใจ
สิ่งที่คุณควรจำไว้คือวิธีนี้เป็นวิธีที่ ไม่ล็อคไฟล์อย่างสมบูรณ์และไม่จำกัดผู้ใช้ที่สามารถดูข้อมูลในหนังสือได้ เพื่อให้สามารถใช้การปิดกั้นแผ่นงานของสมุดงาน Excel คุณต้องทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- ก่อนอื่นคุณต้องระบุ หากมีบางคอลัมน์ที่คุณต้องการ หากสามารถแก้ไขได้ ก่อนจะบล็อกคนอื่นๆ
- เมื่อคุณกำหนดคอลัมน์ที่คุณไม่ต้องการล็อคได้แล้ว คุณต้องเลือกและคลิกขวาด้วยเมาส์.
- ในเมนูใหม่ คุณต้องมองหาส่วน “รูปแบบเซลล์” และในเมนูถัดไปคุณควรมองหาตัวเลือก “ป้องกัน"
- เมื่ออยู่ในตัวเลือกการป้องกัน คุณต้องปิดใช้งานตัวเลือก “บล็อกแล้ว” ซึ่งตรวจสอบแล้ว
- ตอนนี้คุณต้องไปที่เมนู “เพื่อทบทวน” อยู่ที่ด้านบนของหนังสือ
- เมื่อเข้าสู่ส่วนการตรวจสอบ คุณต้องเลือกตัวเลือก "ป้องกันแผ่น"
- เมื่อคุณเลือกแผ่นป้องกัน หน้าต่างจะปรากฏขึ้น คุณจะถูกขอให้ป้อนรหัสผ่านล็อค. แต่คุณยังสามารถเลือกกิจกรรมที่ผู้ใช้สามารถทำได้เมื่อคุณล็อกชีตแล้ว
- โดยการป้อนรหัสและเลือกกิจกรรมที่อนุญาตสำหรับผู้ใช้ คุณเพียงแค่ต้องกดยอมรับ เพื่อตั้งล็อค
เมื่อปฏิบัติตาม 8 ขั้นตอนนี้ คุณไม่เพียงแต่ได้เรียนรู้วิธีใส่รหัสผ่านในแผ่นงาน Excel เท่านั้น แต่คุณยังปกป้องข้อมูลที่คุณไม่ต้องการให้แก้ไขในสมุดงานอีกด้วย
วิธีการป้องกันและรักษาความปลอดภัยอื่นๆ ในไฟล์ Excel
Microsoft ได้สร้างวิธีการต่าง ๆ เพื่อให้สามารถป้องกันความปลอดภัยของไฟล์ Excel นอกเหนือจากที่เราได้พูดถึงไปแล้ว ต่อไปเราจะพูดถึงวิธีการทางเลือกเหล่านี้
- ทำเครื่องหมายไฟล์เป็นขั้นสุดท้าย. นี่เป็นตัวเลือกที่ Excel มีให้เมื่อคุณต้องการทำเครื่องหมายไฟล์เป็นเวอร์ชันสุดท้าย และไม่ต้องการให้แก้ไขจากบุคคลที่สาม
- การจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM). นี่คือหนึ่งในตัวเลือกที่คุณสามารถใช้เพื่อบล็อกไฟล์ได้ ด้วยสิทธิ์ในการจัดการข้อมูล คุณสามารถปกป้องไฟล์ไม่ให้ถูกแก้ไขหรือใช้งานโดยบุคคลอื่น
- ลายเซ็นดิจิทัล การใช้ลายเซ็นดิจิทัลอาจเป็นทางเลือกที่ดีเพื่อไม่ให้ข้อมูลของคุณถูกใช้หรือถูกขโมยโดยบุคคลที่สาม สำหรับวิธีนี้ คุณต้องมีใบรับรองที่ถูกต้องจากผู้ออกใบรับรอง
- ระดับหนังสือ. นี่คือตัวเลือกการล็อกสำหรับโครงสร้างสมุดงาน นั่นคือ คุณสามารถป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นสามารถย้าย เพิ่ม ลบ ซ่อน และแม้แต่เปลี่ยนชื่อเวิร์กชีตของคุณได้
- ระดับสเปรดชีต. นี่คือการป้องกันที่ให้คุณปกป้ององค์ประกอบอื่นๆ เช่น เซลล์ ช่วง สูตร ตัวควบคุม ActiveX แบบฟอร์ม นั่นคือจำกัดตัวเลือกการแก้ไขของผู้ใช้ในแผ่นงาน Excel
วิธีการทางเลือกเหล่านี้ยังมีประโยชน์มากขึ้นอยู่กับชนิดของข้อมูลที่คุณกำลังทำงานในสมุดงาน Excel ของคุณ
คำเตือนเมื่อเรียนรู้วิธีใส่รหัสผ่านใน Excel
มีข้อแม้หลายประการในการเรียนรู้วิธีใส่รหัสผ่าน Excel ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่คุณต้องรู้จักพวกเขาก่อนที่จะใช้วิธีการใดๆ เหล่านี้
- เป็นสิ่งสำคัญที่ รักษารหัสผ่านของคุณให้ปลอดภัยเนื่องจากหากคุณลืม Microsoft จะไม่สามารถป้อนไฟล์เพื่อกู้คืนข้อมูลของคุณได้
- ข้อเท็จจริงที่ว่าไฟล์มีรหัสผ่านไม่ได้หมายความว่าปลอดภัยหรือได้รับการปกป้องอย่างสมบูรณ์ เพราะฉะนั้น คุณควรระมัดระวังเมื่อแจกจ่ายไฟล์ กับข้อมูลสำคัญแก่บุคคลภายนอกหรือคนแปลกหน้า
- ไม่แนะนำให้คุณเก็บข้อมูลส่วนบุคคล เช่น หมายเลขบัตรเครดิต ประกันสังคม หรือบัตรประจำตัวพนักงานในสมุดงาน Excel โปรดจำไว้ว่าความจริงที่ว่ามันถูกบล็อกไม่ได้หมายความว่าปลอดภัยอย่างสมบูรณ์
- การป้องกันที่เกี่ยวข้องกับระดับแผ่นงานไม่ถือเป็นวิธีการรักษาความปลอดภัย เนื่องจากจะจำกัดเฉพาะเซลล์ที่คุณบล็อกไม่ให้ถูกแก้ไขเท่านั้น
เป็นสิ่งสำคัญมากที่คุณจะต้องคำนึงถึงคำเตือนเหล่านี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณจัดการข้อมูลที่เป็นความลับในองค์กรของคุณหรือบริษัทที่คุณทำงานให้