ในยุคเทคโนโลยีที่เราอาศัยอยู่ในปัจจุบัน การจัดการและการใช้เอกสารส่วนใหญ่ทำในรูปแบบ ดิจิตอล. จึงมีความจำเป็น แปลงเอกสารโดยใช้เครื่องสแกน a ไฟล์ที่แก้ไขได้เช่น Microsoft Word. กระบวนการนี้ช่วยให้ แปลงเอกสารทางกายภาพ เช่น ข้อเขียน เอกสารสิ่งพิมพ์ ภาพวาด หรือรูปแบบอื่นใดที่อยู่บนกระดาษ ในไฟล์ดิจิทัล ที่คุณสามารถแก้ไข จัดการ แบ่งปัน และจัดเก็บแบบดิจิทัลได้จากคอมพิวเตอร์หรือสมาร์ทโฟนของคุณ นี่คือสิ่งที่เป็นไปได้มาหลายปีแล้ว แต่ด้วยความก้าวหน้าในปัจจุบัน งานนี้ง่ายกว่ามากเนื่องจากเราสามารถทำได้จากโทรศัพท์มือถือของเรา และใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาทีเท่านั้น
นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณคุ้นเคย ทำงานกับเอกสาร Word หรือถ้าคุณต้องการ จัดเก็บงานเขียนของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ บนกระดาษเพื่อให้คุณไม่สูญเสียมันไป หากท่านต้องการทราบ คุณจะเริ่มใช้เอกสารกระดาษจากคอมพิวเตอร์หรือมือถือได้อย่างไร คุณโชคดี เนื่องจากในบทความนี้ เราจะบอกคุณเกี่ยวกับเครื่องมือและวิธีการหลักที่คุณสามารถใช้ได้ และทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น เพื่อให้มันง่ายมากสำหรับคุณ และคุณสามารถเริ่มนำไปใช้ได้ทันที
เหตุใดจึงแปลงเอกสารที่สแกนเป็น Word
ก่อนที่จะเริ่มพูดคุยเกี่ยวกับวิธีการและรายละเอียดวิธีการแปลงเอกสารที่สแกนหรือเขียนลงใน Microsoft Word จำเป็นต้องเข้าใจว่าเหตุใดกระบวนการนี้จึงมีความสำคัญ ปัจจุบัน เอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้รับการประมวลผลในรูปแบบดิจิทัล โดยไม่คำนึงถึงสาขาที่เป็นปัญหา แม้แต่สิ่งที่เขียนอย่างเป็นทางการก็จะถูกแปลงเป็นดิจิทัลในภายหลังเพื่อจัดเก็บไว้ในคลาวด์ อย่างไรก็ตาม หลายครั้งที่เราสแกนเอกสารเหล่านี้ เอกสารจะปรากฏในรูปแบบรูปภาพ และเราไม่สามารถทำงานกับเอกสารเหล่านั้นโดยตรงหรือแก้ไขเอกสารเหล่านั้นได้ สิ่งสำคัญคือต้องรู้วิธีแปลงเป็นเอกสาร Microsoft Word ที่แก้ไขได้ เพื่อใช้ประโยชน์จากข้อดีทั้งหมดที่เสนอให้เรา โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร ในกรณีของภาพถ่าย สิ่งนี้จะไม่ทำให้เราสนใจมากนัก เนื่องจากรูปภาพจะสูญเสียคุณภาพ และจะเป็นเหตุผลมากกว่าที่จะเก็บภาพเหล่านั้นไว้ในรูปแบบเฉพาะ เช่น JPEG หรือ PNG
วิธีการแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัล
เราจะเริ่มต้นด้วยการอธิบาย วิธีการดั้งเดิม ที่ใช้กันมานานในการแปลงเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรให้เป็นไฟล์ดิจิทัลเช่น Word เป็นเครื่องมือที่คุณสามารถใช้ได้แม้ว่าจะต้องใช้ก็ตาม เวลาและความพยายามมากขึ้น มากกว่าเทคโนโลยีใหม่ๆ ที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อทำหน้าที่เดียวกันนี้
เขียนเอกสารใหม่
วิธีนี้น่าจะเป็น. ง่ายขึ้น ของทุกคน มันหมายถึง ถอดความเนื้อหาของเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร ในรูปแบบใหม่ รูปแบบคำ ดิจิทัล, คัดลอกโดยตรง ทุกอย่างเขียนบนกระดาษ ไม่ต้องสงสัยเลยว่ามันเป็น ทำงานหนัก มันจะเป็นอะไร มีประโยชน์สำหรับเอกสารขนาดสั้น ซึ่งการถอดความนี้ทำได้ง่าย มีเครื่องมือเช่น การเขียนตามคำบอกด้วยเสียง นี้ พวกเขาสามารถช่วยคุณเขียนใหม่ได้ เอกสารทำงานได้เร็วกว่ามาก แม้ว่าคุณจะต้องระมัดระวังก็ตาม ข้อผิดพลาดในการถอดความ.
การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR)
El ซอฟต์แวร์ OCR ใช้สำหรับ ระบุข้อความในเอกสารที่สแกนและแปลงเป็นข้อความในรูปแบบดิจิทัลที่แก้ไขได้. เครื่องมือเหล่านี้มีอยู่ใน โปรแกรมและแอพพลิเคชั่นฟรีต่างๆ และผลลัพธ์ที่ได้ก็ออกมาดีอย่างน่าประหลาดใจ แม้ว่าจะขึ้นอยู่กับคุณภาพของการสแกน สถานะดั้งเดิมของเอกสาร ความสามารถในการอ่านเป็นอย่างมากก็ตาม คุณสามารถลองใช้เครื่องมือเหล่านี้เป็นขั้นตอนเริ่มต้นได้ตลอดเวลา แล้วแก้ไขในภายหลัง หายไปหรือ OCR อ่านไม่ถูกต้อง
เครื่องมือขั้นสูง
ในปัจจุบันความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีที่ยิ่งใหญ่ได้หมายถึงการ การเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในการถอดความและสแกนเอกสาร, การเสนอขาย โซลูชั่นที่รวดเร็ว แม่นยำ และง่ายขึ้น เพื่อใช้สำหรับผู้ใช้งาน เรานำเสนอเครื่องมือบางส่วนในขณะนี้ในการแปลงเอกสารของคุณเป็นไฟล์ Microsoft Word
ซอฟต์แวร์ OCR แบบรวม
หลาย ๆ สแกนเนอร์สมัยใหม่มีซอฟต์แวร์ OCR ในตัว การอนุญาต แปลงเอกสารกระดาษที่สแกน ให้เป็นไฟล์ดิจิทัล ข้อความที่แก้ไขได้ ไม่ต้องสงสัยเลยว่านี่เป็นข้อได้เปรียบที่ยอดเยี่ยมตั้งแต่นั้นมา พวกเขาทำการแปลงพร้อมกับการสแกน และเนื่องจากความแม่นยำ ผลลัพธ์จึงมักจะเชื่อถือได้และรวดเร็วมาก เครื่องมือนี้ในปัจจุบันคือ ตัวเลือกที่ดีกว่า หากคุณต้องการดำเนินงานนี้โดยมีการรับประกันแม้ว่าจะมีก็ตาม ต้นทุนทางเศรษฐกิจที่สูงขึ้น กว่าตัวเลือกที่เหลือ
แอพมือถือ
ปัจจุบันคุณสามารถค้นหาได้ แอพพลิเคชั่นมากมายที่มาพร้อมกับซอฟต์แวร์ OCR เพื่อแปลงรูปภาพจากไฟล์และเอกสารเป็น Word โดยตรง เราก็จะต้องการเท่านั้น กล้องและดาวน์โหลดแอปพลิเคชันเหล่านี้. ส่วนใหญ่ฟรีและคุณยังสามารถทำได้ แปลงเอกสารเป็นรูปแบบอื่นเช่น PDF. ไม่ต้องสงสัยเลยว่าตัวเลือกนี้ใช้ได้มากหากเราต้องการแปลงเอกสารอย่างรวดเร็ว แม้ว่าอาจสังเกตเห็นข้อผิดพลาดในการถอดเสียงอย่างเห็นได้ชัดก็ตาม
แอปพลิเคชันและเว็บไซต์ออนไลน์
เช่นเดียวกับแอปพลิเคชันบนมือถือ เราก็สามารถค้นหาได้เช่นกัน บริการออนไลน์ต่างๆ ซึ่งเราสามารถ แปลงไฟล์ที่สแกนเป็นคำ. บนแพลตฟอร์มเหล่านี้ คุณต้องอัปโหลดไฟล์ที่สแกนแล้ว และคุณจะได้รับเอกสารข้อความที่แก้ไขได้ เว็บไซต์ที่มีชื่อเสียงบางแห่งได้แก่ Google ไดรฟ์และ OnlineOCR
ข้อควรพิจารณาก่อนการแปลงเอกสาร
หากคุณต้องการแปลงและสแกนเอกสารเป็น Word สิ่งสำคัญคือ คำนึงถึงหลายด้าน เพื่อให้งานนี้ดำเนินการได้ง่ายขึ้นมากและข้อผิดพลาดที่ปรากฏก็มีน้อยมาก
คุณภาพการสแกน
ก่อนที่จะแปลงเอกสารเป็นสิ่งสำคัญ มีเครื่องสแกนที่มีคุณภาพดีที่สุดโดยเฉพาะหากเป็นไฟล์หรือเอกสารสำคัญ ยิ่งเอกสารชัดเจน การรู้จำอักขระด้วยซอฟต์แวร์ OCR จะง่ายกว่ามาก. หากคุณกำลังจะสแกนจากมือถือ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแสงและคุณภาพของภาพที่เหมาะสมที่สุด
รูปแบบเอกสาร
หากเอกสารมีเพียงข้อความ ซอฟต์แวร์จะจดจำได้ง่าย แต่เมื่อรวมถึงแล้ว กราฟ รูปภาพ และตารางอาจเป็นเรื่องยาก และหลายครั้งเราจะพบข้อผิดพลาดในการแปลง มันสำคัญที่จะจับคู่รูปแบบกับเนื้อหาของไฟล์.
แก้ไขข้อผิดพลาด
หลังจากแปลเป็น Word ทุกครั้งให้ตรวจสอบเอกสารที่สแกนอย่างละเอียดตั้งแต่นั้นมา ข้อผิดพลาดอาจปรากฏขึ้น เช่น หากส่วนหนึ่งของไฟล์แสดงไม่ถูกต้อง