Sa teknolohikal na panahon kung saan tayo kasalukuyang nabubuhay, ang pamamahala at paggamit ng mga dokumento ay pangunahing ginagawa sa a digital. Samakatuwid ang pangangailangan para sa i-convert ang mga dokumento gamit ang scanner a nae-edit na mga file tulad ng Microsoft Word. Ang prosesong ito ay nagpapahintulot baguhin ang mga pisikal na dokumento tulad ng mga sulatin, nakalimbag na mga dokumento, mga guhit o anumang iba pang pormat na nasa papel sa mga digital na file na maaari mong i-edit, pamahalaan, ibahagi at iimbak nang digital mula sa iyong computer o smartphone. Ito ay isang bagay na naging posible sa loob ng maraming taon, ngunit sa kasalukuyang mga pag-unlad ay mas madali ang gawaing ito dahil magagawa natin ito mula sa ating mobile phone at tatagal lamang ito ng ilang segundo.
Ito ay lalong mahalaga kung nakasanayan mo na gumana sa mga dokumento ng Word o kung gusto mo mabisang iimbak ang iyong mga sinulat sa papel para hindi mo sila mawala. Kung gusto mong malaman paano mo masisimulang gamitin ang iyong mga papel na dokumento mula sa iyong computer o mobile Maswerte ka, dahil sa artikulong ito sasabihin namin sa iyo ang mga pangunahing tool at pamamaraan na maaari mong gamitin at pinapasimple ang prosesong ito upang ito ay napakasimple para sa iyo at maaari mong simulan ang pagpapatupad nito ngayon.
Bakit i-convert ang mga na-scan na dokumento sa Word?
Bago simulan ang pag-uusap tungkol sa mga pamamaraan at detalye kung paano i-convert ang isang na-scan na dokumento o pagsulat sa Microsoft Word, mahalagang maunawaan kung bakit mahalaga ang prosesong ito. Sa kasalukuyan, halos lahat ng nauugnay na dokumento ay pinoproseso sa digital form, anuman ang field na pinag-uusapan. Kahit na ang mga pormal na nakasulat ay na-digitize sa ibang pagkakataon upang maiimbak sa cloud. Gayunpaman, maraming beses kapag ini-scan namin ang mga dokumentong ito, lumilitaw ang mga ito sa format ng imahe at hindi namin maaaring direktang gawin ang mga ito o baguhin ang mga ito, kaya Mahalagang malaman kung paano i-convert ang mga ito sa mga nae-edit na dokumento ng Microsoft Word upang samantalahin ang lahat ng mga pakinabang na ibinibigay nito sa amin, lalo na kung ang mga ito ay nakasulat na mga dokumento. Sa kaso ng mga litrato, hindi kami gaanong kawili-wili dahil mawawalan ng kalidad ang mga larawan at mas makatuwirang panatilihin ang mga ito sa isang partikular na format gaya ng JPEG o PNG.
Mga paraan ng conversion sa digital na format
Magsisimula tayo sa pagpapaliwanag ng tradisyonal na pamamaraan na ginamit sa mahabang panahon upang i-convert ang mga nakasulat na dokumento sa mga digital na file tulad ng Word. Ang mga ito ay mga tool na maaari mong gamitin kahit na kakailanganin nila mas maraming oras at pagsisikap kaysa sa mga bagong teknolohiya na binuo upang gawin ang parehong gawain.
Isulat muli ang dokumento
Ang pamamaraang ito ay marahil ang mas madali ng lahat. ito ay nagpapahiwatig i-transcribe ang nilalaman ng nakasulat na dokumento sa bago Format ng salita digital, direktang pagkopya lahat ng nakasulat sa papel. Walang alinlangan ito ay a matrabahong trabaho ano kaya yun kapaki-pakinabang para sa maikling mga dokumento kung saan ang transkripsyon na ito ay madaling gawin. May mga tool tulad ng pagdidikta ng boses ito matutulungan ka nilang magsulat muli ang dokumento ay mas mabilis, bagama't kailangan mong mag-ingat sa mga error sa transkripsyon.
Optical Character Recognition (OCR)
El OCR software ay ginagamit para sa tukuyin ang text sa mga na-scan na dokumento at i-convert ito sa text sa digital editable format. Ang mga tool na ito ay naroroon sa iba't ibang mga libreng programa at application at ang mga resulta ay nakakagulat na mahusay, bagaman ito ay depende sa kalidad ng pag-scan, ang orihinal na estado ng dokumento, ang pagiging madaling mabasa... Maaari mong palaging subukan ang isa sa mga tool na ito bilang isang paunang hakbang at, sa ibang pagkakataon, i-edit kung ano nawawala o hindi nabasa nang tama ng OCR.
Mga advanced na tool
Sa panahon ngayon, ang malalaking pag-unlad ng teknolohiya ay nangangahulugan ng a malaking pagbabago sa transkripsyon at pag-scan ng dokumento, nag-aalok mas mabilis, mas tumpak at mas madaling solusyon gamitin para sa mga gumagamit. Dito ipinakita namin ang ilan sa mga tool ng sandaling ito upang i-convert ang iyong mga dokumento sa mga Microsoft Word file.
Pinagsamang OCR software
Marami Kasama sa mga modernong scanner ang built-in na OCR software nagpapahintulot baguhin ang mga na-scan na dokumento ng papel sa mga digital na file nae-edit na teksto. Walang alinlangan na ito ay isang mahusay na kalamangan mula noon Ginagawa nila ang conversion kasabay ng pag-scan at, dahil sa katumpakan nito, ang mga resulta ay kadalasang napaka maaasahan at mabilis. Ang tool na ito ay kasalukuyang ang Mas mahusay na pagpipilian kung gusto mong isagawa ang gawaing ito nang may mga garantiya, bagama't mayroon itong a mas mataas na gastos sa ekonomiya kaysa sa iba pang mga opsyon.
Mga mobile app
Sa kasalukuyan ay mahahanap mo maraming mga application na magagamit sa OCR software upang direktang i-convert ang mga larawan mula sa mga file at dokumento sa Word. Kakailanganin lang namin isang camera at i-download ang alinman sa mga application na ito. Karamihan sa kanila ay libre at, bilang karagdagan, maaari mo i-convert ang mga dokumento sa ibang mga format tulad ng PDF. Walang pag-aalinlangan, ang opsyong ito ay napakabisa kung gusto naming mabilis na mag-convert ng isang dokumento, bagama't malinaw na ang ilang mga error sa transkripsyon ay maaaring maobserbahan.
Mga online na application at website
Tulad ng mga mobile application, mahahanap din natin iba't ibang mga serbisyo sa online mula sa kung saan maaari naming i-convert ang mga na-scan na file sa salita. Sa mga platform na ito dapat mong i-upload ang mga na-scan na file, at matatanggap mo ang nae-edit na dokumento ng teksto. Ang ilang mga kilalang website ay Google Drive at OnlineOCR.
Mga pagsasaalang-alang bago mag-convert ng isang dokumento
Kung gusto mong baguhin at i-scan ang isang dokumento sa Word, ito ay mahalaga na isaalang-alang ang isang serye ng mga aspeto upang ang gawaing ito ay mas madaling isagawa at ang mga error na lumilitaw ay minimal.
Kalidad ng pag-scan
Bago i-convert ang dokumento, ito ay mahalaga magkaroon ng scanner ng pinakamahusay na posibleng kalidad, lalo na kung ang mga ito ay mahalagang mga file o dokumento. Mas malinaw ang dokumento, mas madali ang pagkilala ng character sa pamamagitan ng OCR software. Kung mag-i-scan ka mula sa iyong mobile, tiyaking mayroon kang perpektong liwanag at kalidad ng larawan.
Format ng dokumento
Kung ang dokumento ay naglalaman lamang ng teksto, magiging madali para sa software na makilala. Gayunpaman, kapag kabilang dito maaaring maging mahirap ang mga graph, larawan at talahanayan at sa maraming pagkakataon ay makikita natin ang mga error sa conversion. Ito ay mahalaga satumugma sa format sa nilalaman ng file.
Pag-aayos ng bug
Laging pagkatapos mag-transcribe sa Word, maingat na suriin ang na-scan na dokumento mula noon maaaring lumitaw ang mga error halimbawa kung ang isang bahagi ng file ay hindi naipakita nang tama.