Posible na sa ilang pagkakataon ay nagbukas ka ng isang dokumento ng Excel at nalaman mong may bubukas na listahan ng drop-down sa ilan sa mga cell nito. Ito ay isang napakadaling tampok ng Microsoft spreadsheet na maaari mo ring gamitin. Sa post na ito ipinapaliwanag namin paano gumawa ng drop down list sa excel
Ito ay isang napaka-kapaki-pakinabang na function, lalo na kapag nagtatrabaho kami sa mga sheet at template kung saan ang parehong mga pagpipilian ay paulit-ulit. Ngunit bilang karagdagan sa pagiging praktikal, ito rin ay isang napaka-visual na mapagkukunan na nagbibigay ng isang mas propesyonal na hitsura sa anumang dokumento.
Ang mga drop-down na listahan (sa Ingles, pababang listahan ng drop) payagan ang mga gumagamit ng Manguna pumili ng item mula sa isang paunang-natukoy na listahan. Ito ay isang partikular na angkop na mapagkukunan para sa paggawa mga form, dahil salamat dito ay mas mabilis at mas tumpak din ang pagpasok ng data.
Paano gumagana ang mga listahang ito? Kapag pumili kami ng isang cell na naglalaman ng isang listahan, makikita namin sa tabi nito ang icon ng isang maliit na arrow. Kapag nag-click dito, ang listahang ito ay ipinapakita na may isang serye ng mga opsyon kung saan kailangan nating pumili ng isa.
Ang pangunahing ideya ng paglikha ng mga dropdown na listahan sa Excel ay upang bigyan ang user ng isang limitadong bilang ng mga pagpipilian. Bilang karagdagan, ang pagpapakilala ng data na may mga error o maling spelling ay iniiwasan.
Gumawa ng drop-down na listahan sa Excel nang sunud-sunod
Ito ang mga hakbang na dapat sundin upang lumikha ng mga drop-down na listahan sa Excel:
Hakbang 1: Piliin ang cell
Kung mayroon na tayong Excel sheet na higit pa o hindi gaanong organisado at nakabalangkas at isinasaalang-alang natin ang tanong ng pagpasok ng isa o higit pang mga drop-down na listahan dito, ang unang bagay na dapat nating gawin ay piliin gamit ang mouse pointer ang cell o mga cell kung saan gusto naming buksan ang listahan kapag nag-click kami dito.
Hakbang 2: Pagpapatunay ng data
Susunod, nag-click kami sa tab na "Data". Sa sandaling bukas, pumunta kami sa pangkat na "Mga Tool ng Data" kung saan dapat naming hanapin at pindutin ang opsyon "Pagpapatunay ng data". Depende sa bersyon ng Excel na na-install namin, ang icon ay maaaring mag-iba, bagaman sa pangkalahatan ito ay karaniwang mukhang dalawang mga cell, ang isa ay napatunayan at ang isa ay hindi.
Hakbang 3: Piliin at i-configure ang listahan
Pagkatapos ng pagpapatunay, bubukas ang isang drop-down na listahan, kung saan pipiliin namin ang opsyon "Handa". Mayroon din kaming iba pang mga pagpipilian kung saan maaari naming limitahan ang nilalaman ng cell sa ilang mga format (mga numero, petsa, oras, atbp.). Pagkatapos, maaari tayong magpatuloy sa dalawang magkaibang paraan:
- isulat ang mga elemento na gusto naming ialok bilang mga opsyon sa loob ng listahan (dapat silang paghiwalayin ng kuwit, nang walang mga puwang).
- Pumili ng hanay ng mga cell na naglalaman ng mga opsyong iyon at patunayan ito sa pamamagitan ng pag-click sa icon na arrow sa tabi ng cell kung saan magbubukas ang drop-down na listahan.
Kapag kumpleto na ang proseso, makikita natin kung paano ipapakita ng pag-click sa napiling cell ang listahan na na-configure namin. Kung gusto nating ulitin ang operasyon sa isa pang cell ng dokumento, sapat na upang kopyahin ito sa clipboard at i-paste ito sa bagong cell.
Gumawa ng dynamic na dropdown list sa Excel
Kung plano naming regular na baguhin ang mga item sa aming dropdown na listahan sa Excel, maaaring mas angkop na piliin na gumawa ng dynamic na listahan ng dropdown. Ito ay isang variant ng kung ano ang nakita namin sa nakaraang seksyon, na may partikularidad na, sa kasong ito, sa bawat oras na gumawa kami ng pagbabago sa mga cell o sa listahan ng pinagmulan, ang drop-down na listahan ay awtomatikong maa-update.
Mayroong dalawang paraan upang lumikha ng ganitong uri ng listahan: sa parehong paraan na ipinaliwanag namin dati o gamit ang isang regular na pinangalanang hanay at tinutukoy ito gamit ang OFFSET na formula. Ipinapaliwanag namin kung paano ito ginagawa sa ibaba:
- Una kailangan nating isulat ang mga dropdown na item sa menu sa magkahiwalay na mga cell.
- Pagkatapos ay lumikha kami ng isang pinangalanang formula (upang gawin ito, gamitin ang Control + F3 key na kumbinasyon upang buksan ang dialog).
- Kapag naisulat na ang bagong pangalan sa kahon ng "Pangalan", ipinakilala namin ang sumusunod na formula:
=OFFSET(Sheet!$A$2, 0, 0, COUNTA(Sheet3!$A:$A), 1) *
Sheet: pangalan ng sheet.
A : Ang column kung saan matatagpuan ang mga dropdown na item.
$A$2: Ang cell na naglalaman ng unang item.
Kapag natukoy na natin ang formula, kailangan lang nating gumawa ng drop-down na menu batay sa hanay ng mga cell, tulad ng nakita natin sa nakaraang seksyon. Ang proseso ng pag-setup ay medyo mas matrabaho, ngunit magiging sulit ito kung kailangan nating magtrabaho kasama ang patuloy na pagbabago ng listahan ng mga source cell.
(*) Gaya ng makikita, ang formula na ito ay binubuo ng dalawang function: OFFSET at COUNTA. Ang pangalawa ay bilangin ang lahat ng hindi blangko na mga cell sa reference na column. Ang bilang na ito ay ginagamit naman ng OFFSET function.