У технологічну епоху, в якій ми зараз живемо, управління та використання документів в основному здійснюється в a цифровий. Звідси і потреба в конвертувати документи за допомогою сканера a редаговані файли, такі як Microsoft Word. Цей процес дозволяє трансформувати фізичні документи наприклад письмові, друковані документи, малюнки чи будь-який інший формат на папері в цифрових файлах які ви можете редагувати, керувати, ділитися та зберігати в цифровому вигляді зі свого комп’ютера чи смартфона. Це те, що було можливо протягом багатьох років, але з сучасними досягненнями це завдання набагато легше, оскільки ми можемо зробити це з нашого мобільного телефону, і це займе лише кілька секунд.
Це особливо важливо, якщо ви звикли працювати з документами Word або якщо хочете ефективно зберігати ваші записи на папері, щоб ви ніколи їх не втратили. Якщо хочеш знати як почати використовувати паперові документи з комп’ютера чи мобільного Вам пощастило, тому що в цій статті ми розповімо вам основні інструменти та методи, які ви можете використовувати і які спрощують цей процес, щоб він був дуже простим для вас і ви могли почати його впровадження прямо зараз.
Навіщо конвертувати скановані документи у Word?
Перш ніж почати говорити про методи та деталі того, як конвертувати відсканований документ або запис у Microsoft Word, важливо зрозуміти, чому цей процес важливий. На даний момент практично всі відповідні документи обробляються в цифровому вигляді, незалежно від сфери, про яку йдеться. Навіть ті, які оформлені письмово, пізніше оцифровуються для зберігання в хмарі. Однак часто, коли ми скануємо ці документи, вони з’являються у форматі зображення, і ми не можемо працювати з ними безпосередньо чи змінювати їх, тому Важливо знати, як перетворити їх на редаговані документи Microsoft Word скористатися всіма перевагами, які він пропонує нам, особливо якщо це письмові документи. У випадку з фотографіями це не буде нас цікавити, оскільки зображення втратять якість, і буде логічніше зберігати їх у певному форматі, наприклад JPEG або PNG.
Методи переведення в цифровий формат
Ми почнемо з пояснення традиційні методи які протягом тривалого часу використовувалися для перетворення письмових документів у цифрові файли, такі як Word. Це інструменти, які ви можете використовувати, хоча вони знадобляться більше часу та зусиль ніж нові технології, розроблені для виконання цього ж завдання.
Перепишіть документ
Цей метод, мабуть, є легше кожного. це означає переписати зміст письмового документа у новому Формат Word цифровий, копіювання безпосередньо все написано на папері. Без сумніву, це а копітка робота що це може бути корисний для коротких документів в якому цю транскрипцію легко зробити. Є такі засоби, як голосовий диктант що вони можуть допомогти вам переписати документ набагато швидше, хоча ви повинні бути обережні з помилки транскрипції.
Оптичне розпізнавання символів (OCR)
El Програмне забезпечення для OCR використовується для ідентифікувати текст у відсканованих документах і перетворювати його на текст у цифровому редагованому форматі. Ці інструменти присутні в різні безкоштовні програми та додатки і результати напрочуд хороші, хоча це багато в чому залежатиме від якості сканування, початкового стану документа, читабельності... Ви завжди можете спробувати один із цих інструментів як початковий крок, а пізніше відредагувати те, що відсутній або OCR неправильно прочитано.
Передові інструменти
У наш час великий прогрес у технології означав a великі зміни в транскрипції та скануванні документів, пропонуючи швидші, точніші та простіші рішення використовувати для користувачів. Тут ми представляємо деякі сучасні інструменти для перетворення ваших документів у файли Microsoft Word.
Вбудоване програмне забезпечення OCR
Багато хто з Сучасні сканери мають вбудоване програмне забезпечення OCR дозволяє трансформувати скановані паперові документи до цифрових файлів редагований текст. Без сумніву, це велика перевага, оскільки вони виконують перетворення одночасно зі скануванням і, завдяки своїй точності, результати зазвичай дуже надійні та швидкі. Цей інструмент наразі є найкращий вибір якщо ви хочете виконати це завдання з гарантіями, хоча воно має a вищі економічні витрати ніж решта варіантів.
Мобільні додатки
Наразі можна знайти безліч програм, доступних із програмним забезпеченням OCR для безпосереднього перетворення фотографій із файлів і документів у Word. Нам знадобиться тільки камеру та завантажте будь-яку з цих програм. Більшість з них безкоштовні і, крім того, ви можете конвертувати документи в інші формати, наприклад PDF. Без сумніву, цей варіант дуже придатний, якщо ми хочемо швидко конвертувати документ, хоча, очевидно, можуть спостерігатися деякі помилки транскрипції.
Онлайн-додатки та веб-сайти
Як і мобільні програми, ми також можемо знайти різні онлайн-сервіси з якого ми можемо конвертувати відскановані файли у Word. На цих платформах ви повинні завантажити вже відскановані файли, і ви отримаєте редагований текстовий документ. Деякі відомі веб-сайти Google Drive і OnlineOCR.
Зауваження перед перетворенням документа
Якщо ви хочете перетворити та відсканувати документ у Word, це важливо брати до уваги низку аспектів так що це завдання набагато легше виконати, а помилки, які з’являються, мінімальні.
Якість сканування
Перш ніж конвертувати документ, важливо мати сканер найкращої якості, особливо якщо це важливі файли чи документи. Чим чіткіший документ, набагато легшим буде розпізнавання символів за допомогою програмного забезпечення OCR. Якщо ви збираєтеся сканувати з мобільного, переконайтеся, що у вас ідеальне освітлення та якість зображення.
Формат документа
Якщо документ містить лише текст, програмне забезпечення легко розпізнає його. Однак, коли це включає графіки, зображення та таблиці можуть бути складними і в багатьох випадках ми побачимо помилки перетворення. Важливо, щобзіставте формат із вмістом файлу.
Виправлення помилок
Завжди після транскрипції у Word, уважно перегляньте відсканований документ можуть з'явитися помилки наприклад, якщо частина файлу відображалася неправильно.