Hóa đơn là bằng chứng chính và hỗ trợ rằng giao dịch mua hoặc bán sản phẩm hoặc dịch vụ đã được thực hiện.. Theo nghĩa này, chúng ta đang nói về một yếu tố quan trọng đối với các quy trình này, xét rằng các bên không chỉ cần duy trì quyền kiểm soát tài chính của mình mà còn phải tuân thủ các nghĩa vụ thuế. Nếu bạn cống hiến hết mình cho bất kỳ hoạt động nào xứng đáng với loại tài liệu này, thì bạn đã đến đúng nơi vì chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách lập hóa đơn trong Excel theo cách đơn giản nhất có thể. Bảng tính của Microsoft là một đồng minh tuyệt vời cho loại nhiệm vụ này và ở đây chúng tôi sẽ dạy cho bạn mọi thứ bạn cần biết về nó.
Việc tạo hóa đơn từ Excel sẽ cho phép bạn nhận được kết quả phù hợp với nhu cầu của mình, ngoài ra, còn có khả năng sử dụng các mẫu và tùy chỉnh chúng theo ý thích của chúng tôi. Tiếp theo chúng tôi nói với bạn tất cả mọi thứ.
Làm thế nào để lập hóa đơn trong Excel?
Cách tạo hóa đơn trong Excel không phải là một thách thức quá lớn, vì chương trình này khá dễ sử dụng. Ngoài ra, cần nhấn mạnh một thực tế là dữ liệu được thêm vào tài liệu là giống nhau đối với mọi trường hợp, mặc dù chúng có thể hơi khác nhau tùy thuộc vào quốc gia hoặc nếu hoạt động được đề cập có áp dụng các loại thuế khác.
Các yếu tố của hóa đơn
Trước khi trực tiếp vào Excel để tạo hóa đơn, chúng ta cần phải tính đến các yếu tố mà chúng ta phải xem xét để định hình hóa đơn là gì. Chúng ta đang nói về một tài liệu chứa thông tin của một giao dịch mua bán và do đó, khi tạo một tài liệu, chúng ta phải thêm các phần sau:
- Thông tin nhà cung cấp: nghĩa là tên công ty, địa chỉ tài chính, thông tin liên hệ và số nhận dạng công ty của bạn.
- Thông tin người mua: ở đây dữ liệu tương tự từ điểm trước đó sẽ được thêm vào, nhưng đề cập đến máy khách.
- Số hóa đơn: hóa đơn phải được đánh số để duy trì quyền kiểm soát lịch sử giao dịch được thực hiện.
- Ngày phát hành: ngày, tháng, năm thực hiện giao dịch mua bán.
- Mô tả giao dịch: cho biết các sản phẩm hoặc dịch vụ đã được bán, số lượng, đơn giá, tổng phụ và tổng giá.
- Thuế: phần này cho biết các loại thuế liên quan đến việc bán sản phẩm, nêu chi tiết số tiền của từng loại.
- Điều khoản cuối cùng: tại đây bạn có thể thêm chiết khấu, điều khoản và hình thức thanh toán, tài chính hoặc phụ phí áp dụng cho việc bán hàng.
- Información bổ sung: Phần này là tùy chọn và bạn có thể sử dụng nó để thêm bất kỳ quan sát hoặc ghi chú nào mà bạn cho là cần thiết.
Cần lưu ý rằng, như chúng tôi đã đề cập ở trên, các yếu tố này có thể thay đổi tùy theo luật pháp địa phương của từng quốc gia hoặc tổ chức.. Tuy nhiên, chúng đại diện cho một hướng dẫn tuyệt vời để tạo hóa đơn chính xác và đáp ứng tất cả các yêu cầu.
Lập hóa đơn trên excel
Chúng tôi đã biết các yếu tố mà hóa đơn của chúng tôi nên chứa, vì vậy chúng tôi đã sẵn sàng chuyển sang Excel và bắt đầu tạo hóa đơn. Tại thời điểm này, chúng tôi có một số tùy chọn: tạo hóa đơn từ đầu hoặc sử dụng mẫu. Quyết định tốt nhất sẽ phụ thuộc vào nhu cầu của bạn, vì vậy nếu bạn muốn thứ gì đó nguyên bản 100%, thì chúng tôi sẽ đưa ra giải pháp thay thế đầu tiên. Tuy nhiên, nếu những gì bạn đang tìm kiếm là sự đảm bảo về một kết thúc chuyên nghiệp và quá trình này không mất quá nhiều thời gian, thì các mẫu là cách tốt nhất.
Để bắt đầu tạo hóa đơn của bạn từ đầu, hãy mở Excel và nhấp vào tùy chọn “Sổ trống”.
Về phần mình, nếu bạn muốn sử dụng mẫu, bạn có thể chuyển đến thanh tìm kiếm ở đầu giao diện, nhập từ hóa đơn và nhấn Enter. Tiếp theo, bạn sẽ thấy màn hình kết quả với một số lượng lớn các mẫu mà bạn có thể chọn và tùy chỉnh theo ý muốn, thay đổi từ văn bản sang kết hợp màu sắc.
Trong khi đó, trong quá trình tạo hóa đơn trong Excel từ đầu, bạn sẽ phải bắt đầu định hình tài liệu bằng cách thêm đường viền, bảng, tiêu đề và tiêu đề phụ., đối với điều này, chúng tôi khuyên bạn nên tìm kiếm bất kỳ hóa đơn nào khác đóng vai trò là hướng dẫn để xây dựng hóa đơn của bạn.
thêm công thức
Một trong những lợi thế tốt nhất của việc tạo hóa đơn trong Excel là việc điền hóa đơn từ cùng một công cụ, tự động hóa một số bước. Theo nghĩa này, có thể thêm các công thức để khi nhập bất kỳ số nào, kết quả sẽ tự động được tạo. Điều này sẽ cho phép bạn giảm biên độ lỗi bằng cách thêm công thức mỗi khi bạn muốn sử dụng nó.
Vì vậy, chúng tôi khuyên bạn nên thêm các hàm và công thức vào các ô có hiển thị thuế, chiết khấu, tổng phụ và tổng.
Thiết kế hóa đơn
Điểm dừng cuối cùng trong quá trình tạo hóa đơn trong Excel là liên quan đến tính thẩm mỹ và thiết kế của nó. Đây là một cái gì đó sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào nhu cầu và thị hiếu của bạn. Trong ý nghĩa đó, Bạn sẽ có khả năng tự áp dụng các màu hoặc sử dụng các định dạng bảng mà Excel kết hợp và nhờ đó bạn có thể mang lại cho nó sự hấp dẫn trực quan hơn. Tuy nhiên, nếu bạn muốn vấn đề này trở nên dễ dàng nhất có thể, thì tốt nhất bạn nên chọn một mẫu từ thư viện.
Các mẫu hóa đơn mà Excel có rất tuyệt vời để duy trì hình thức thẩm mỹ tốt. Thiết kế của họ thực sự đầy màu sắc, với sự kết hợp màu sắc chính xác và tốt nhất, khả năng vô giá để thực hiện tất cả các thay đổi mà chúng tôi muốn. Bằng cách này, khi chọn một mẫu, bạn có thể đi tới bất kỳ phần nào của mẫu để thực hiện các sửa đổi bạn cần và tạo hóa đơn gốc và chuyên nghiệp.
Tại sao phải sử dụng Excel để lập hóa đơn?
Có hóa đơn là điều cần thiết đối với bất kỳ người nào hoặc công ty nào chuyên bán sản phẩm hoặc dịch vụ. Có lẽ các công ty lớn có đủ khả năng thiết kế và tạo hóa đơn chuyên nghiệp 100%, tuy nhiên, điều tương tự không xảy ra với các doanh nhân nhỏ hoặc những người bắt đầu kinh doanh mạo hiểm.. Đây là lúc Excel ra tay giải cứu, với khả năng dựa vào các mẫu để tạo hóa đơn chức năng.
Tạo hóa đơn từ Excel sẽ giúp bạn tránh được nhiều trở ngại khi mới bắt đầu sự nghiệp vì bạn sẽ có thể đáp ứng yêu cầu để có và phân phối chúng mà không phải đầu tư nhiều. Theo nghĩa này, nếu bạn cần hóa đơn gấp và không biết lấy hóa đơn ở đâu, hãy xem cài đặt Excel của bạn.