Trong thời đại công nghệ mà chúng ta đang sống, việc quản lý và sử dụng văn bản chủ yếu được thực hiện một cách kỹ thuật số. Do đó nhu cầu về chuyển đổi tài liệu bằng máy quét a các tập tin có thể chỉnh sửa như Microsoft Word. Quá trình này cho phép chuyển đổi tài liệu vật lý chẳng hạn như văn bản, tài liệu in, bản vẽ hoặc bất kỳ định dạng nào khác trên giấy trong các tập tin kỹ thuật số mà bạn có thể chỉnh sửa, quản lý, chia sẻ và lưu trữ kỹ thuật số từ máy tính hoặc điện thoại thông minh của mình. Đây là điều đã có thể thực hiện được trong nhiều năm, nhưng với những tiến bộ hiện tại, nhiệm vụ này dễ dàng hơn nhiều vì chúng ta có thể thực hiện nó từ điện thoại di động của mình và sẽ chỉ mất vài giây.
Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đã quen với việc làm việc với tài liệu Word hoặc nếu bạn muốn lưu trữ hiệu quả các bài viết của bạn trên giấy để bạn không bao giờ đánh mất chúng. Nếu bạn muốn biết cách bạn có thể bắt đầu sử dụng tài liệu giấy từ máy tính hoặc điện thoại di động của mình Bạn thật may mắn, vì trong bài viết này, chúng tôi sẽ cho bạn biết các công cụ và phương pháp chính mà bạn có thể sử dụng cũng như giúp đơn giản hóa quy trình này để bạn có thể bắt đầu thực hiện nó ngay lập tức.
Tại sao phải chuyển đổi tài liệu được quét sang Word?
Trước khi bắt đầu nói về các phương pháp và chi tiết về cách chuyển đổi tài liệu được quét hoặc viết sang Microsoft Word, điều cần thiết là phải hiểu tại sao quá trình này lại quan trọng. Hiện tại, trên thực tế tất cả các tài liệu liên quan đều được xử lý ở dạng kỹ thuật số, bất kể lĩnh vực được đề cập. Ngay cả những thứ được chính thức hóa bằng văn bản sau đó cũng được số hóa để lưu trữ trên đám mây. Tuy nhiên, nhiều khi chúng tôi quét những tài liệu này, chúng xuất hiện ở định dạng hình ảnh và chúng tôi không thể làm việc trực tiếp với chúng hoặc sửa đổi chúng, vì vậy Điều quan trọng là phải biết cách chuyển đổi chúng thành tài liệu Microsoft Word có thể chỉnh sửa được để tận dụng tất cả những lợi ích mà nó mang lại cho chúng ta, đặc biệt nếu chúng là những tài liệu bằng văn bản. Trong trường hợp ảnh, điều này sẽ không khiến chúng tôi quan tâm nhiều vì hình ảnh sẽ giảm chất lượng và sẽ hợp lý hơn nếu giữ chúng ở định dạng cụ thể như JPEG hoặc PNG.
Các phương pháp chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số
Chúng ta sẽ bắt đầu bằng việc giải thích phương pháp truyền thống đã được sử dụng từ lâu để chuyển đổi tài liệu bằng văn bản sang các tệp kỹ thuật số như Word. Chúng là những công cụ mà bạn có thể sử dụng mặc dù chúng sẽ yêu cầu nhiều thời gian và công sức hơn hơn các công nghệ mới được phát triển để thực hiện nhiệm vụ tương tự.
Viết lại tài liệu
Phương pháp này có lẽ là dễ hơn của mọi người. nó ngụ ý chép lại nội dung của tài liệu bằng văn bản trong một mới Định dạng từ kỹ thuật số, sao chép trực tiếp tất cả mọi thứ được viết trên giấy. Không còn nghi ngờ gì nữa, đó là một công việc vất vả nó có thể là gì hữu ích cho các tài liệu ngắn trong đó việc phiên mã này được thực hiện dễ dàng. Có những công cụ như chính tả bằng giọng nói mà họ có thể giúp bạn viết lại tài liệu nhanh hơn nhiều, mặc dù bạn phải cẩn thận với lỗi phiên âm.
Nhận dạng ký tự quang học (OCR)
El Phần mềm OCR được sử dụng để xác định văn bản trong tài liệu được quét và chuyển đổi nó thành văn bản ở định dạng có thể chỉnh sửa kỹ thuật số. Những công cụ này có mặt trong nhiều chương trình và ứng dụng miễn phí khác nhau và kết quả tốt đến mức đáng ngạc nhiên, mặc dù nó sẽ phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng quét, trạng thái ban đầu của tài liệu, khả năng đọc... Bạn luôn có thể thử một trong những công cụ này làm bước đầu tiên và sau đó chỉnh sửa những gì bị thiếu hoặc OCR đọc không chính xác.
Công cụ nâng cao
Ngày nay, những tiến bộ vượt bậc của công nghệ đã đồng nghĩa với việc thay đổi lớn trong việc sao chép và quét tài liệu, chào bán giải pháp nhanh hơn, chính xác hơn và dễ dàng hơn để sử dụng cho người dùng. Ở đây chúng tôi trình bày một số công cụ hiện tại để chuyển đổi tài liệu của bạn thành tệp Microsoft Word.
Phần mềm OCR tích hợp
Nhiều trong số Máy quét hiện đại bao gồm phần mềm OCR tích hợp cho phép chuyển đổi tài liệu giấy được quét đến các tập tin kỹ thuật số văn bản có thể chỉnh sửa Không còn nghi ngờ gì nữa, đây là một lợi thế lớn vì Họ thực hiện chuyển đổi cùng lúc với quá trình quét và do tính chính xác của nó nên kết quả thường rất đáng tin cậy và nhanh chóng. Công cụ này hiện là công cụ Lựa chọn tốt hơn nếu bạn muốn thực hiện nhiệm vụ này với sự đảm bảo, mặc dù nó có một chi phí kinh tế cao hơn hơn các lựa chọn còn lại.
Ứng dụng di động
Hiện nay bạn có thể tìm thấy vô số ứng dụng có sẵn với phần mềm OCR để chuyển đổi trực tiếp ảnh từ tập tin, tài liệu sang Word. Chúng ta sẽ chỉ cần một chiếc máy ảnh và tải xuống bất kỳ ứng dụng nào trong số này. Hầu hết chúng đều miễn phí và ngoài ra, bạn có thể chuyển đổi tài liệu sang các định dạng khác như PDF. Không còn nghi ngờ gì nữa, tùy chọn này rất hợp lệ nếu chúng tôi muốn chuyển đổi tài liệu một cách nhanh chóng, mặc dù rõ ràng có thể xảy ra một số lỗi phiên âm.
Các ứng dụng và trang web trực tuyến
Giống như các ứng dụng di động, chúng ta cũng có thể tìm thấy các dịch vụ trực tuyến khác nhau từ đó chúng ta có thể chuyển file scan sang word. Trên các nền tảng này, bạn phải tải lên các tệp đã được quét và bạn sẽ nhận được tài liệu văn bản có thể chỉnh sửa. Một số trang web nổi tiếng là Google Drive và OnlineOCR.
Những cân nhắc trước khi chuyển đổi một tài liệu
Nếu bạn muốn chuyển đổi và quét một tài liệu sang Word, điều quan trọng là tính đến một loạt các khía cạnh để nhiệm vụ này thực hiện dễ dàng hơn nhiều và hạn chế tối đa các lỗi xuất hiện.
Chất lượng quét
Trước khi chuyển đổi tài liệu, điều quan trọng là có một máy quét có chất lượng tốt nhất có thể, đặc biệt nếu chúng là các tập tin hoặc tài liệu quan trọng. Tài liệu càng rõ ràng, Việc nhận dạng ký tự bằng phần mềm OCR sẽ dễ dàng hơn nhiều. Nếu bạn định quét từ điện thoại di động, hãy đảm bảo bạn có chất lượng hình ảnh và ánh sáng lý tưởng.
định dạng tài liệu
Nếu tài liệu chỉ chứa văn bản thì phần mềm sẽ dễ dàng nhận ra. Tuy nhiên, khi điều này bao gồm đồ thị, hình ảnh và bảng biểu có thể khó khăn và trong nhiều trường hợp chúng ta sẽ thấy lỗi chuyển đổi. Điều quan trọng làkhớp định dạng với nội dung của tập tin.
Sửa lỗi
Luôn luôn sau khi phiên âm sang Word, xem lại cẩn thận tài liệu được quét vì lỗi có thể xuất hiện ví dụ: nếu một phần của tệp không được hiển thị chính xác.