Các hàm Excel mang lại lợi ích to lớn trong việc giúp chúng tôi tự động hóa kết quả của các hoạt động khác nhau, ngay cả ở cấp độ logic.. Cái sau đề cập đến thực tế là có thể phân tích một giá trị với mục đích xác định xem có đáp ứng bất kỳ điều kiện nào đã nêu trước đó hay không. Ví dụ: nếu bạn có một danh sách các sinh viên có điểm tương ứng, bạn có thể kích hoạt một ô mà họ được xác minh để biết liệu họ có được phê duyệt hay không. Nếu bạn cần sử dụng một giải pháp thay thế như thế này thì bạn đã đến đúng nơi vì chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng hàm If trong Excel.
Đó là một công thức, do nó hoạt động trong các phép toán logic, có thể gây sợ hãi và khó sử dụng. Tuy nhiên, nó ngược lại và ở đây chúng tôi sẽ chứng minh điều đó bằng một ví dụ thực tế để hiểu rõ hơn về nó.
Hàm If trong Excel dùng để làm gì?
Trước đó, chúng tôi đã đề cập đến một ví dụ trong đó chúng tôi phân tích một giá trị để xác định xem điểm của học sinh có đạt hay không. Đây là một trong hàng nghìn tình huống mà chúng ta có thể sử dụng hàm If trong Excel và nếu bạn sử dụng công cụ này thường xuyên, chắc chắn rằng bạn có một tài liệu mà bạn có thể tận dụng nó.
Ví dụ: chúng tôi không chỉ có khả năng phân tích một số để biết liệu số đó có nằm trong ngưỡng cụ thể hay không mà chúng tôi còn có thể so sánh hai ô và xác định xem có khớp hay không. Điều này rất hữu ích trong các tình huống mà bạn cần xác thực sự hiện diện của cùng một dữ liệu trong hai trang tính hoặc sổ làm việc Excel. Chỉ cần sử dụng chức năng If và nhập các kết quả phù hợp mà chúng ta đang tìm kiếm trong số các tham số là đủ.
Tiếp theo, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn tất cả các bước cần làm theo và những cân nhắc trước đó để sử dụng hàm If trong Excel thành công và không phức tạp.
Các bước sử dụng chức năng Yes
Toán tử so sánh
Hàm If trong Excel hoạt động thông qua việc sử dụng cái gọi là toán tử so sánh. và biết chúng sẽ cho phép chúng tôi biết những công cụ nào chúng tôi có để thực hiện các quy trình chúng tôi cần với công thức này. Các toán tử logic như sau:
- Tương tự như: =
- Lớn hơn :>
- Nhỏ hơn:
- Lớn hơn hoặc bằng: >=
- Nhỏ hơn hoặc bằng: <=
- Khác với: <>
Danh sách trước có tất cả các so sánh hoặc phân tích mà chúng ta có thể thực hiện các số liệu và giá trị trong bất kỳ ô Excel nào. Các quy tắc được thiết lập duy nhất để sử dụng các toán tử này là những quy tắc thiết lập cú pháp của hàm, vì vậy bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh chúng theo những gì bạn cần, miễn là bạn tuân thủ những điều trên.
Cú pháp hàm if
Chúng ta đã biết các phép so sánh hoặc phân tích có thể có với hàm If trong Excel là gì, bây giờ chúng ta sẽ xem lại cú pháp của nó. Cú pháp đề cập đến các yếu tố tạo nên hàm và thứ tự mà chúng phải được nêu ra để Excel hiểu nó và thực hiện phép tính.. Trong trường hợp của hàm If, cú pháp như sau:
=IF(Kiểm tra logic, Giá trị nếu đúng, Giá trị nếu sai)
Điều này có nghĩa là, sau dấu ngoặc đơn, chúng ta phải nhập:
- bằng chứng logic: Đây không gì khác hơn là phép so sánh mà chúng tôi muốn thực hiện, nghĩa là, nếu một ô đã cho bằng, lớn hơn, nhỏ hơn hoặc khác với một ô khác hoặc với một giá trị cụ thể.
- giá trị nếu đúng: đề cập đến những gì sẽ được hiển thị trong ô nếu điều kiện được đáp ứng.
- giá trị nếu sai: là những gì sẽ được hiển thị trong ô nếu điều kiện không được đáp ứng.
Ví dụ về việc sử dụng Hàm If
Bây giờ, nếu chúng ta lấy một ví dụ thực tế hơn, chúng ta sẽ quay lại ví dụ mà chúng ta đã thảo luận ở phần đầu, nơi chúng ta có một danh sách với các sinh viên và điểm số. Chúng tôi muốn có một phòng để phân tích trình độ chuyên môn được đề cập và cho biết trình độ đó đã được phê duyệt hay chưa dựa trên 100 điểm, trong đó 50 là điểm đạt.
Để làm điều này, bấm vào một ô và sau đó nhập:
=YES(E7>=50, «Có», «Không»)
Thay thế E7 bằng ô có điểm trong trường hợp của bạn. Cuối cùng, nhấn Enter, kết quả sẽ được hiển thị ngay lập tức. Việc còn lại sẽ là kéo công thức sang các ô khác để thông tin chúng ta muốn lấy tự động hiển thị. Đây là tất cả những gì bạn cần để sử dụng hàm If trong Excel trong các loại tình huống này.
Kết luận
Như chúng ta đã thấy, hàm if trong Excel cực kỳ hữu ích trong nhiều tình huống khác nhau. Theo nghĩa này, đó là một công thức mà chúng ta phải biết và xử lý hoàn hảo nếu chúng ta cần tương tác với Excel rất thường xuyên trong công việc hàng ngày. Các toán tử so sánh được áp dụng tốt trong hàm này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và cho phép bạn có nhiều bảng tính hữu ích và linh hoạt hơn.