Một trong những tình huống phổ biến nhất mà chúng tôi gặp phải khi xử lý dữ liệu trong trang tính Excel là có các mục trùng lặp.. Đây là điều mà tùy thuộc vào công việc chúng tôi thực hiện, có thể cản trở quá trình thu thập và phân tích dữ liệu, vì vậy chúng tôi phải luôn đảm nhận nhiệm vụ loại bỏ nó. Đây là điều có thể dễ hoặc khó tùy thuộc vào lượng dữ liệu có trong trang tính được đề cập. Theo nghĩa đó, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn những gì bạn có thể làm để tìm và loại bỏ các bản sao trong Excel, khi số lượng ô bị chiếm trong trang tính của bạn quá nhiều để thực hiện thủ công.
Excel có đầy đủ các công cụ cho phép chúng tôi giảm thời gian làm việc xuống còn vài phút và sau đó chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện để tiết kiệm thời gian trong công việc của mình.
Các bước tìm và loại bỏ dữ liệu trùng lặp trong Excel
Trong thế giới của Excel, không có gì lạ khi tìm thấy các tài liệu có hàng nghìn bản ghi, nơi chúng ta phải sử dụng các công cụ do chương trình cung cấp để xem xét và quản lý chúng.. Ví dụ: tìm tên trong các loại trang tính này không đơn giản như nhìn vào cột chứa chúng để tìm chúng. Ngược lại, chúng ta phải sử dụng một số chức năng để tìm kiếm hoặc tùy chọn tìm kiếm mà Excel cung cấp.
Điều tương tự cũng xảy ra khi chúng ta muốn dọn sạch một bảng dữ liệu trùng lặp. Nếu nó chứa đầy các bản ghi, thì việc xác minh tài liệu để loại bỏ từng phần lặp lại sẽ là một công việc thực sự tẻ nhạt.. Tin tốt là từ tab "Dữ liệu", chúng tôi có tùy chọn "Xóa các bản sao trùng lặp" sẽ cho phép chúng tôi xóa các bản ghi trùng lặp ngay lập tức.
Để bắt đầu với nhiệm vụ này, điều đầu tiên bạn phải làm là chọn cột có phạm vi ô nơi tìm thấy các bản sao, bắt đầu bằng tiêu đề. Tiếp theo, nhấp vào tab «Dữ liệu"Và sau đó"Loại bỏ các bản sao", sẽ hiển thị cửa sổ bật lên xác định cột đã chọn. Bấm vào "chấp nhận» và Excel sẽ ngay lập tức đưa ra một thông báo cho biết số lượng trùng lặp được tìm thấy và xác nhận việc loại bỏ chúng.
Loại bỏ trùng lặp với nhiều cột
Trên đây là một ví dụ với trường hợp sao chép dữ liệu cơ bản nhất trong Excel, vì các sổ làm việc phức tạp hơn nhiều thường được xử lý trong môi trường làm việc và học thuật. Theo nghĩa này, thông thường có các danh sách lớn được tạo thành từ nhiều dữ liệu và bản ghi, điều này càng làm phức tạp thêm việc loại bỏ các bản sao. Tuy nhiên, Excel là một công cụ được đặc trưng bằng cách hỗ trợ các quy trình và đối với những trường hợp này, «Loại bỏ các bản sao» có một cách rất đơn giản để xử lý việc này.
Để bắt đầu quá trình xóa nhiều cột này, chúng ta cần chọn tất cả các bảng có liên quan trong sổ làm việc. Tiếp theo, nhấp vào tab «Dữ liệu"Và sau đó"Loại bỏ các bản sao", sẽ hiển thị cửa sổ bật lên nơi bạn sẽ thấy tiêu đề của các cột khác nhau trong bảng của mình. Bây giờ, bạn sẽ chỉ phải chọn các cột mà bạn muốn xem xét các bản sao và nhấp vào «chấp nhận«. Ngay sau đó, bạn sẽ thấy một thông báo từ Excel cho biết dữ liệu trùng lặp được tìm thấy và số lượng giá trị đã bị loại bỏ.
Bằng cách này, bạn sẽ có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian khi tìm kiếm và loại bỏ các bản sao trong Excel. Ngoài ra, vì đây là một quy trình đơn giản nên nó sẽ cung cấp cho bạn khả năng xóa dữ liệu trùng lặp của tất cả các sổ làm việc Excel mà bạn có. Điều này sẽ cho phép bạn có các danh sách đáng tin cậy hơn để tạo số liệu thống kê và báo cáo từ một tập dữ liệu sạch mà không có bản sao.
Kết luận
Nói chung, tìm và loại bỏ các bản ghi trùng lặp trong Excel là một quy trình nên được thực hiện bởi bất kỳ ai làm việc với dữ liệu.. Sự hiện diện của thông tin lặp lại có thể dẫn đến kết quả sai lệch và không chính xác, vì vậy điều quan trọng là phải phát hiện và loại bỏ nó để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu. Theo nghĩa này, việc loại bỏ các bản sao trở thành nhiệm vụ chính để đạt được quản lý thông tin hiệu quả và ra quyết định chính xác.
Điều quan trọng cần lưu ý là trước khi tìm kiếm và loại bỏ các bản ghi trùng lặp, cần phải xác định chính xác những gì được coi là trùng lặp dựa trên các nhu cầu và mục tiêu cụ thể của môi trường.. Ngoài ra, cần đảm bảo thông tin trong sheet Excel được sắp xếp hợp lý và nhất quán, tránh sai sót, nhầm lẫn.
Cuối cùng, việc tìm và loại bỏ các bản sao trong Excel có thể tiết kiệm thời gian và ngăn ngừa lỗi, từ đó cải thiện chất lượng và độ tin cậy của dữ liệu. Với các công cụ và kỹ thuật phù hợp, bất kỳ người dùng nào cũng có thể thành thạo nhiệm vụ này và đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.