Trình xử lý văn bản Microsoft Office cung cấp cho chúng tôi rất nhiều công cụ hữu ích cho mọi loại tác vụ. Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ tập trung vào cách tạo nhãn trong word Ví dụ: cách tạo trang nhãn có tên và địa chỉ của chúng tôi để in.
Về cơ bản, Có hai cách để làm điều đó: thủ công hoặc thông qua công cụ «Tạo nhãn» của chính chương trình. Mỗi trong số hai tùy chọn này đều có ưu và nhược điểm. Tiếp theo, chúng tôi sẽ phân tích cả hai để bạn có thể quyết định cái nào là tốt nhất cho mình:
Công cụ "Tạo thẻ" trong Word
Phần mềm riêng của Microsoft cung cấp cho chúng tôi khả năng tạo nhãn của riêng mình thông qua công cụ "Tạo nhãn" của Từ. Một quy trình đơn giản sẽ đáp ứng nhu cầu của chúng tôi trong phần lớn các trường hợp.
khởi động công cụ
Đây là các bước cần thực hiện để tạo nhãn trong Word bằng công cụ gốc:
- Trước hết, chúng tôi mở một tài liệu trống trong Word và chuyển đến tab "Thư tín".
- Sau đó, chúng tôi chọn «Thẻ», sẽ mở một hộp mới có tiêu đề «Phong bì và nhãn».
- Chúng tôi bấm vào nút "Tùy chọn" để tạo một mẫu nhãn mới.
- Bên trong menu "Tùy chọn nhãn", chúng tôi nhấp vào "thẻ mới" nơi chúng ta có thể cấu hình các chi tiết.
Đo lường nhãn
Giai đoạn tiếp theo của quy trình tạo nhãn trong Word liên quan đến việc thiết lập các phép đo của chúng, điền vào các trường bắt buộc sau:
- Lề trên và bên.
- Chiều rộng và chiều cao của nhãn.
- Số nhãn.
- Lề trên và dưới.
- Bước dọc và bước ngang.*
Bạn nên thiết lập kích thước trang A4 (rộng 210 mm x cao 297 mm), theo chiều dọc hoặc chiều ngang tùy theo nhu cầu của chúng tôi.
Sau khi nhập thông tin, chúng ta phải Đặt tên cho mẫu và nhấp vào “OK”. Sau đó, chúng tôi quay lại “Tùy chọn nhãn” và cũng nhấp vào “OK”.
(*) Bước dọc đề cập đến chiều cao của mỗi nhãn cộng với bất kỳ khoảng cách nào giữa mỗi hàng nhãn, trong khi bước ngang đề cập đến chiều rộng của mỗi nhãn cộng với khoảng cách bất kỳ giữa mỗi cột nhãn.
Mẫu nhãn mới
Đối với giai đoạn cuối của quy trình, chúng tôi quay lại hộp "Phong bì và Nhãn" và ở đó chúng tôi nhấp vào «Tài liệu mới». Thao tác này sẽ mở một tài liệu mới có chứa mẫu nhãn của chúng ta. Bạn nên lưu một bản sao của nó trước khi bắt đầu thêm thiết kế nhãn của chúng tôi.
Phương pháp thủ công
Công cụ «Tạo nhãn» áp đặt một loạt hạn chế mà chúng ta không thể tránh khỏi. Ví dụ: nó không cho phép chúng tôi tạo khoảng trống nhỏ hơn 4,2 mm. Điều tốt nhất chúng tôi có thể làm để giải quyết vấn đề này và các hạn chế khác là tự thiết kế trang thẻ theo cách thủ công. Đây là các bước để làm theo:
- Như trong ví dụ trước, đầu tiên chúng ta sẽ "Thư tín" và ở đó chúng tôi chọn tùy chọn «Thẻ».
- Sau đó chúng ta sẽ "Tùy chọn" và ở đó chúng tôi chọn nhà cung cấp nhãn mác và sản phẩm để sử dụng. Hoặc chúng tôi nhấn "thẻ mới" để định cấu hình nhãn tùy chỉnh*. Sau đó, chúng tôi bấm vào "Chấp nhận".
- Tiếp theo chúng tôi viết nội dung của nhãn (chỉ văn bản). Với nút chuột phải, chúng ta có thể truy cập các tùy chọn loại đoạn văn và phông chữ. Khi mọi thứ được định cấu hình như chúng ta muốn, hãy nhấn "Chấp nhận".
- Sau đó, chúng tôi chọn tùy chọn "Toàn trang nhãn trùng".
- Cuối cùng, chúng tôi chọn "Để in" để lưu hoặc in tài liệu với các nhãn mới được tạo.
(*) Bằng cách chọn tùy chọn này, chúng tôi sẽ có thể chỉ định ngay cả chi tiết nhỏ nhất của trang nhãn, từ kích thước của khoảng trống giữa các nhãn đến kích thước hoặc hình dạng của chúng. Việc thực hiện tất cả những điều chỉnh này sẽ khiến chúng tôi mất thêm một chút thời gian, nhưng kết quả cuối cùng sẽ chính xác hơn và được cá nhân hóa theo mục tiêu của chúng tôi.
Kết luận: Phương pháp nào tốt hơn?
Có hai lý do thuyết phục để sử dụng Công cụ "Tạo nhãn" của Word. Trước hết, nó cung cấp cho chúng tôi một cách nhanh chóng và dễ dàng để thực hiện tác vụ này nếu chúng tôi không đặc biệt giỏi trong việc xử lý Word và sử dụng bảng. Sự thật là công cụ làm hầu hết các công việc cho chúng tôi. Ngoài ra, các mẫu nhãn được tạo thông qua công cụ này hoàn toàn tương thích với công cụ trộn thư của Word.
Nhưng mặt khác, chúng ta cũng phải đề cập đến những nhược điểm của công cụ này. Hạn chế chính là, bằng cách làm việc tự động và độc lập, Không cung cấp nhiều khả năng tùy biến cho người dùng. Nó bị giới hạn trong việc làm việc với các mẫu và các tùy chọn mặc định, hãy đối mặt với nó, không phải lúc nào cũng là tốt nhất, cũng không phải là những thứ chúng ta cần.
Nói tóm lại, chúng ta có thể nói rằng công cụ tự động giúp công việc của chúng ta dễ dàng hơn nhiều, nhưng nếu chúng ta muốn thiết kế các nhãn độc đáo trong Word, không có lựa chọn nào khác ngoài sử dụng chế độ thủ công.