Bạn có thể nói rằng thiết kế mới của Microsoft Planner đã “ở trong lò”. Chúng tôi vẫn chưa biết khi nào nó sẽ chính thức, nhưng Microsoft đã xác nhận rằng tin tức thú vị đang đến. Một trong những điều quan trọng nhất là công cụ này sẽ có công nghệ Trí tuệ nhân tạo (AI).
Trên thực tế, sự đổi mới có thể sâu sắc đến mức Có thể nó thậm chí sẽ thay đổi tên của nó. Hãy xem chi tiết hơn những gì công cụ này cung cấp cho chúng ta và những gì chúng ta có thể mong đợi với thiết kế mới.
Công cụ cộng tác và quản lý tác vụ của Microsoft
Trong số các ứng dụng năng suất của Microsoft 365 chúng tôi tìm thấy Planner, một công cụ được thiết kế cho tạo điều kiện hợp tác nhóm và quản lý công việc ở cấp độ cá nhân và tập thể.
Thông qua đó chúng ta có thể lập kế hoạch cho các nhiệm vụ, theo dõi tiến độ của chúng và Dễ dàng cộng tác với người khác.
Nếu bạn chưa thử và đang thắc mắc tại sao nó lại được ưa chuộng đến vậy thì đây là một vài lý do:
- Bảng trực quan. Các nhiệm vụ được nhóm thành các bảng trực quan nên bạn có thể dễ dàng biết được trạng thái của từng nhiệm vụ. Nó cho chúng ta biết cái nào đang chờ xử lý, cái nào đang được thực hiện và cái nào đã hoàn thành. Khi làm việc theo nhóm, điều này Nó đặc biệt hữu ích cho việc hợp lý hóa sự hợp tác.
- Xây dựng và phân công nhiệm vụ. Mỗi người dùng có thể tạo nhiệm vụ và giao chúng cho một thành viên khác trong nhóm. T của nóo Nó tạo điều kiện thuận lợi rất nhiều cho việc phân công công việc và giúp mọi người hiểu rõ về những gì họ phải làm.
- Danh sách kiểm tra và mô tả. Trong mỗi nhiệm vụ chúng ta có thể thêm danh sách chi tiết các mục cần hoàn thành. Ví dụ: các phần cụ thể mà chúng tôi muốn xuất hiện trong báo cáo.
- Lượt xem và bộ lọc. Người dùng có thể phân đoạn thông tin theo cách hữu ích nhất đối với họ. Ví dụ, nhóm nhiệm vụ theo ngày đến hạn, theo trạng thái tiến độ hoặc theo nhiệm vụ.
- Thông báo Một trong những lợi thế lớn nhất của nó là nó gửi cho chúng tôi thông báo và lời nhắc về các nhiệm vụ chúng tôi đang chờ xử lý. Và nó cũng thông báo cho chúng ta về tiến độ của các nhiệm vụ. Vì vậy, không ai bị lạc, và mọi người trong nhóm đều biết những người khác đang ở đâu.
Đối với tất cả những điều này, chúng tôi phải nói thêm rằng chúng tôi có thể làm việc với các bảng khác nhau cùng một lúc. Như vậy, Chúng tôi đã tổ chức độc lập các thông tin liên quan đến từng dự án, và khả năng xảy ra lỗi hoặc trùng lặp nhiệm vụ sẽ giảm đi.
Và, như bạn có thể tưởng tượng, nó được tích hợp hoàn toàn với Microsoft 365 nên nó cho phép chúng ta truy cập vào các ứng dụng và dịch vụ khác như Outlook, Teams và SharePoint.
Có gì mới trong thiết kế Microsoft Planner mới?
Microsoft luôn là công ty đi đầu trong lĩnh vực tự động hóa văn phòng và có mặt thông qua các chương trình như Word hay Excel ở các công ty trên toàn thế giới. Do đó, không có gì ngạc nhiên khi trong những năm gần đây, họ đã chọn nâng cao các công cụ liên kết với hệ sinh thái công việc, chẳng hạn như Planner.
Người lập kế hoạch + Phi công phụ
Thông qua thông tin bị rò rỉ, chúng tôi đã có thể biết rằng Copilot sẽ có mặt trong phiên bản Planner mới. Tức là chúng ta sẽ có thể tận dụng được tất cả những ưu điểm của AI trong công cụ này.
Đây là một bước nữa để tiến tới mục tiêu mà bạn có Microsoft tập trung AI vào môi trường làm việc và nâng cao năng suất. Do đó, tạo sự khác biệt với các Trí tuệ nhân tạo khác.
Vai trò của ông tại Planner vẫn chưa được khám phá, nhưngNó dường như chỉ ra rằng nó sẽ giúp người dùng tạo các dự án mới và sắp xếp các nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn và nhanh hơn. Trên thực tế, khi dự án tiến triển, Copilot có thể đề xuất các nhiệm vụ mới để thực hiện hoặc thêm các mục tiêu mới vào công việc.
Điều đang chờ đợi chúng ta là sự kết hợp giữa ứng dụng To Do và Microsoft Project, cùng với tất cả các tính năng mà Planner hiện có, và những cải tiến có thể đến từ Copilot.
Phiên bản mới của Planner sẽ ra mắt trên Microsoft Teams vào mùa xuân năm 2024, và vài tháng sau, dịch vụ web mới của bạn sẽ được ra mắt.
Mẹo để tận dụng tối đa Microsoft Planner
Thiết kế mới của Microsoft Planner sắp ra mắt với nhiều tính năng mới. Để tận dụng tối đa chúng, Tốt nhất là bạn nên biết sâu về công cụ này và tận dụng mọi thứ có thể chức năng hiện tại của nó. Để làm điều này, bạn có thể áp dụng những lời khuyên sau:
Lập kế hoạch hiệu quả
Trước khi bắt đầu sử dụng công nghệ, hãy lập kế hoạch cơ bản cho dự án của bạn với sự trợ giúp của bút chì và giấy. Xác định mục tiêu, nhiệm vụ cần thực hiện và thời gian thực hiện.
Với điều này rõ ràng, bây giờ bạn có thể bắt đầu tạo bảng và sắp xếp thông tin theo cách tốt nhất có thể.
Tạo bảng cho từng dự án hoặc tiểu dự án
Nếu bạn có một số dự án đang được thực hiện, hoặc một dự án rất lớn mà bạn sẽ chia thành nhiều phần, Tạo các bảng khác nhau để sắp xếp thông tin. Điều này sẽ cho phép bạn có một tầm nhìn rõ ràng và riêng biệt về những gì cần phải làm vào mọi lúc và sẽ giúp bạn không bị nhầm lẫn.
Phân công nhiệm vụ
Tận dụng chức năng này để phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên khác nhau trong nhóm. Cái này đảm bảo tiến độ nhanh hơn, và nó cũng giúp bạn đo lường hiệu suất của những người làm việc cùng bạn.
Đặt ngày hết hạn
Nếu bạn muốn công việc được thực hiện nhanh chóng, ngay cả khi bạn không cộng tác với bất kỳ ai và làm việc riêng lẻ, Đặt ngày đến hạn cho mỗi nhiệm vụ. Đây là một cách đơn giản để “gây áp lực” và đảm bảo rằng không có sự chậm trễ hoặc vội vàng vào phút cuối.
Tận dụng danh sách kiểm tra
Nếu một nhiệm vụ phức tạp, hãy sử dụng các danh sách này để xác định các bước phải thực hiện để hoàn thành nó. Điều này làm cho công việc dễ dàng hơn và tiến độ công việc nhanh hơn.
Thiết kế mới của Microsoft Planner sẽ sớm ra mắtChúng tôi chắc chắn rằng nó sẽ làm cho công cụ này trở nên hữu ích và thiết thực hơn nữa. Trong lúc chờ đợi, đừng bỏ lỡ cơ hội tận dụng tất cả các tính năng của nó và cải thiện năng suất của bạn.