Đôi khi chúng ta phải đối mặt với nhiệm vụ viết cùng một văn bản bằng nhiều ngôn ngữ khi làm việc trên tài liệu Microsoft Word. Đây không phải là một công việc đơn giản vì nó thường gây ra vô số rắc rối: dịch sai, lỗi ngữ pháp, lỗi chính tả... Làm thế nào để viết một tài liệu Word bằng nhiều ngôn ngữ mà không phải cố gắng? Chúng tôi giải thích nó ở đây.
“Thủ thuật” do chính chương trình đưa ra cho chúng ta. Microsoft cung cấp một chức năng mà qua đó bạn có thể viết bằng nhiều ngôn ngữ trong cùng một Tài liệu Word. Giải pháp là tìm hiểu cách định cấu hình kiểu cho từng ngôn ngữ và áp dụng chúng một cách chính xác. Kết quả là một văn bản chất lượng chuyên nghiệp.
Tính năng “Styles” của Microsoft Word
Để giúp chúng tôi đạt được mục tiêu này, Microsoft Word đã một chức năng cụ thể được gọi là “Styles”. Với nó, chúng ta sẽ có thể viết bằng nhiều ngôn ngữ một cách tương đối đơn giản. Các loại phong cách khác nhau có thể được tạo và sửa đổi trong mỗi ngôn ngữ, cả trong đoạn văn cũng như tiêu đề và phụ đề. Dưới đây là cách sử dụng tính năng này từng bước một:
Bước 1: Thiết lập định dạng cơ bản
Điều đầu tiên chúng ta phải làm là xác định đâu là định dạng cơ bản để sử dụng cho văn bản trong mỗi ngôn ngữ. Điều này đạt được bằng cách chọn kiểu "Bình thường", tức là cơ sở định dạng văn bản mà các kiểu khác sẽ được áp dụng (hoặc không). Để làm như vậy, bạn phải làm theo các bước sau:
- Khi tài liệu Word đang mở, đầu tiên chúng ta chuyển đến tab "Bắt đầu", trong dải băng ở đầu màn hình.
- Sau đó chúng ta truy cập vào nhóm "Phong cách".
- Ở đó chúng tôi nhấp chuột phải vào "Sửa đổi" và trong các tùy chọn xuất hiện, chúng tôi chọn "Bình thường".
Từ đây, chúng ta sẽ có thể chọn từ nhiều tùy chọn (cỡ chữ, loại phông chữ, căn chỉnh, khoảng cách dòng, v.v.).
Bước 2: Đặt kiểu
Sau khi đã xác định định dạng, bây giờ bạn có thể định cấu hình kiểu cụ thể cho từng ngôn ngữ mà chúng ta sẽ sử dụng trong tài liệu Word của mình. Chúng tôi minh họa điều này bằng một ví dụ khá phổ biến: một văn bản song ngữ bằng tiếng Tây Ban Nha và tiếng Anh. Trong trường hợp này, các bước cần làm theo sẽ là:
- Đầu tiên, chúng tôi viết văn bản bằng ngôn ngữ thứ hai (trong ví dụ của chúng tôi là tiếng Anh) và chúng tôi chọn mọi thứ.
- Sau đó, chúng tôi nhấp chuột phải và trong hộp mở ra, chọn "Phong cách".
- Sau đó, chúng tôi bấm vào «Áp dụng kiểu dáng», thao tác này sẽ mở ra một hộp thoại.
- Hãy đi thẳng đến tùy chọn "Tên Phong cách", nơi chúng tôi viết tên ngôn ngữ mà chúng tôi đang viết (ở đây là tiếng Anh) và nhấp vào "Mới".
- Bước tiếp theo là chọn "Sửa đổi", để tùy chỉnh phong cách chúng tôi vừa tạo.
- Sau đó một cái mới mở ra Hộp thoại “Sửa đổi kiểu”. Ở đó chúng tôi chọn hai tùy chọn này theo thứ tự:
- Định dạng.
- Ngôn ngữ.
- Sau khi chọn ngôn ngữ tương ứng, điều quan trọng là bỏ chọn tùy chọn "Không kiểm tra chính tả hoặc ngữ pháp". Nghe có vẻ kỳ lạ nhưng việc bỏ ô này ra là điều cho phép Word nhận dạng ngôn ngữ và do đó thực hiện các sửa lỗi chính tả và ngữ pháp tương ứng.
- Cuối cùng, chúng tôi xác nhận mọi thứ bằng cách nhấp vào "Chấp nhận".
Chúng tôi phải lặp lại hai giai đoạn của quy trình này cho từng ngôn ngữ mới mà chúng tôi muốn sử dụng trong tài liệu Word của mình. Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các kiểu khác nhau được tạo thông qua tab "Trang chủ", chọn kiểu tương ứng trong nhóm "kiểu". Với điều này, chúng tôi sẽ có thể duy trì một định dạng mạch lạc và làm cho công việc viết dễ dàng hơn. Ngoài ra, chúng tôi sẽ có chức năng sửa lỗi chính tả thực tế cho từng ngôn ngữ.
Thay đổi ngôn ngữ hiển thị và soạn thảo trong Word
Bây giờ chúng ta đã biết phải làm gì để viết một tài liệu Word bằng nhiều ngôn ngữ, hãy xem những gì cần phải làm để thay đổi ngôn ngữ hiển thị và chỉnh sửa. Những thay đổi này không ảnh hưởng đến nội dung văn bản mà ảnh hưởng đến ngôn ngữ của các lệnh và công cụ của chương trình.
Để thay đổi ngôn ngữ hiển thị làm như sau:
- Để bắt đầu, trong dải băng công cụ Word, chúng ta sẽ "Tập tin".
- Sau đó, chúng tôi nhấp vào "Tùy chọn".
- Trong hộp thoại hiện ra chúng ta chọn "Cách diễn đạt" (cái được chọn theo mặc định sẽ hiển thị ở cuối hộp).
- Chúng tôi chọn ngôn ngữ mới và nhấp vào "Đặt làm mặc định."
- Cuối cùng, chúng ta khởi động lại chương trình.
Mặt khác, nếu điều chúng ta muốn là thay đổi ngôn ngữ soạn thảo, đây là các bước cần thực hiện:
- Như trước đây, chúng ta đi tới dải băng công cụ Word và chọn "Tập tin".
- Sau đó, chúng tôi nhấp vào "Tùy chọn".
- Chúng tôi chọn "Cách diễn đạt" trong hộp thoại mở ra tiếp theo.
- Để kích hoạt ngôn ngữ chỉnh sửa mới, bỏ chọn hộp “Chưa kích hoạt” của ngôn ngữ đã chọn. Nếu ngôn ngữ chúng tôi đang tìm kiếm không xuất hiện trong danh sách, nó có thể được kích hoạt thủ công trong số hơn một trăm tùy chọn do Microsoft cung cấp.
- Cuối cùng, để áp dụng những thay đổi, chúng ta nhấn nút "Tiết kiệm".