Възможно е по някакъв повод да сте отворили документ на Excel и да сте открили, че в някои от клетките му се отваря падащ списък. Това е много удобна функция на електронните таблици на Microsoft, която можете да използвате и вие. В тази публикация обясняваме как да създадете падащ списък в excel
Това е много полезна функция, особено когато работим с листове и шаблони, в които се повтарят едни и същи опции. Но освен че е практичен, той е и много визуален ресурс, който придава по-професионален вид на всеки документ.
Падащите списъци (на английски, падащ списък надолу) позволяват на потребителите на Excel изберете елемент от предварително зададен списък. Това е особено подходящ ресурс за изработка форми, тъй като благодарение на него въвеждането на данни е по-бързо и по-прецизно.
Как работят тези списъци? Когато изберем клетка, която съдържа списък, ще видим до нея иконата на малка стрелка. Когато щракнете върху него, този списък се показва с поредица от опции, сред които трябва да изберем една.
Основната идея за създаване на падащи списъци в Excel е да се предостави на потребителя ограничен брой опции. Освен това се избягва въвеждането на данни с грешки или правописни грешки.
Създайте падащ списък в Excel стъпка по стъпка
Това са стъпките, които трябва да следвате, за да създадете падащи списъци в Excel:
Стъпка 1: Изберете клетката
Ако вече имаме Excel лист, който е повече или по-малко организиран и структуриран и обмисляме въпроса за вмъкване на един или повече падащи списъци в него, първото нещо, което трябва да направим, е изберете клетката или клетките с показалеца на мишката в който искаме списъкът да се отваря, когато щракнем върху него.
Стъпка 2: Валидиране на данните
След това кликваме върху раздела „Данни“. След като отворим, отиваме в групата „Инструменти за данни“, където трябва да намерим и натиснете опцията "Потвърждаване на данни". В зависимост от версията на Excel, която сме инсталирали, иконата може да варира, въпреки че обикновено изглежда като две клетки, едната валидирана, а другата не.
Стъпка 3: Изберете и конфигурирайте списъка
След валидиране се отваря падащ списък, в който избираме опцията "Готов". Там имаме и други опции, чрез които ще можем да ограничим съдържанието на клетката до определени формати (числа, дати, часове и т.н.). След това можем да продължим по два различни начина:
- напишете елементите които искаме да предложим като опции в списъка (те трябва да бъдат разделени със запетая, без интервали).
- Изберете диапазон от клетки които съдържат тези опции и го потвърдете, като щракнете върху иконата със стрелка до клетката, където ще се отвори падащият списък.
След като процесът приключи, ще видим как щракването върху избраната клетка ще покаже списъка, който сме конфигурирали. Ако искаме да повторим операцията в друга клетка на документа, ще бъде достатъчно да я копираме в клипборда и да я поставим в новата клетка.
Създайте динамичен падащ списък в Excel
Ако планираме редовно да променяме елементите в нашия падащ списък в Excel, може да е по-подходящо да изберем да създадем a динамичен падащ списък. Това е вариант на това, което видяхме в предишния раздел, с особеността, че в този случай, всеки път, когато правим промяна в клетките или в изходния списък, падащият списък ще се актуализира автоматично.
Има два начина за създаване на този тип списък: със същия метод, който обяснихме преди или с помощта на обикновен наименуван диапазон и препращането към него с Формула OFFSET. Обясняваме как се прави по-долу:
- Първо трябва да напишем елементите от падащото меню в отделни клетки.
- След това създаваме формула с име (за да направите това, използвайте клавишната комбинация Control + F3, за да отворите диалоговия прозорец).
- След като новото име е написано в полето "Име", въвеждаме следната формула:
=ОТМЕСТ(Лист!$A$2, 0, 0, COUNTA(Лист3!$A:$A), 1) *
Лист: име на листа.
A : Колоната, където се намират падащите елементи.
$A$2: Клетката, която съдържа първия елемент.
Когато вече сме дефинирали формулата, трябва само да създадем падащо меню въз основа на диапазон от клетки, както видяхме в предишния раздел. Процесът на настройка е малко по-трудоемък, но ще си заслужава, ако трябва да работим с постоянно променящ се списък от изходни клетки.
(*) Както може да се види, тази формула се състои от две функции: OFFSET и COUNTA. Второто е да се преброят всички непразни клетки в референтната колона. Този брой се използва на свой ред от функцията OFFSET.