ব্যবসায়িক জগতে, ডাটাবেসের ব্যবস্থাপনা ক্রমশ গুরুত্বপূর্ণ হয়ে উঠছে, তথ্যের সঠিক ও আপডেট বিশ্লেষণের জন্য অপরিহার্য। এবং এটি বড় কোম্পানি এবং ছোট স্বাধীন পেশাদার উভয়ের জন্য যায়। এই পোস্টে আমরা দেখব কিভাবে Excel এ ডাটাবেস তৈরি এবং পরিচালনা করুন।
সম্ভবত একটি ডাটাবেস পরিচালনার প্রধান সুবিধা হল যে আমরা একটি ব্যবসা চালানোর জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত তথ্য পেতে সক্ষম হব: গ্রাহক, বিক্রয়, সরবরাহকারী, কর্মচারী বা অন্য কোন এলাকা। আমরা নিম্নলিখিত অনুচ্ছেদে আরও বিস্তারিতভাবে এটি ব্যাখ্যা করি:
এক্সেলে একটি ডাটাবেস কি?
এক্সেলের ডেটাবেসগুলি তথ্য পরিচালনা করার জন্য নিখুঁত হাতিয়ার। এটি আমাদের এটিকে সর্বদা সংগঠিত এবং কাঠামোগত রাখতে দেয়, যাতে নির্দিষ্ট ডেটা খুঁজে পাওয়ার প্রক্রিয়া দ্রুত এবং সহজ হয়। উপরন্তু, এটা একটি বহুমুখী যন্ত্র যা আমরা আমাদের নিজস্ব উদ্দেশ্য এবং প্রয়োজনের সাথে খাপ খাইয়ে নিতে পারি।
আমরা যদি যাই এক্সেল স্প্রেডশীট, ডাটাবেস তার সারি এবং কলাম সহ একটি বড় টেবিলের আকার নেয়, যেখানে তথ্যগুলি বিভিন্ন বিভাগে শ্রেণীবদ্ধ করা হয়। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল যে সমস্ত তথ্য একটি একক নথিতে ঘনীভূত হয়. আমরা এতে যে কোনো পরিবর্তন করলে তা বৈশ্বিক ডেটা সেটে প্রতিফলিত হবে।
সমস্ত তথ্য অবিলম্বে অ্যাক্সেস ছাড়াও, এক্সেল ডাটাবেস অন্যান্য অনেক ফাংশন অফার করে। উদাহরণস্বরূপ, একাধিক ব্যবহারকারীকে তাদের অ্যাক্সেস, ট্র্যাক ট্রেন্ড ইত্যাদি দেওয়া যেতে পারে। বহুমুখীতার পরিপ্রেক্ষিতে, আমরা গুদাম তালিকা পরিচালনা করতে এবং একটি ব্যক্তিগত প্রশিক্ষণ প্রক্রিয়া নিয়ন্ত্রণ করতে উভয়ই ব্যবহার করতে পারি।
অবশ্যই, একটি এক্সেল ডাটাবেস একটি কার্যকর টুল হয়ে উঠতে, প্রোগ্রামটি কীভাবে কাজ করে তা ভালভাবে জানা প্রয়োজন এবং এইভাবে আপনার যন্ত্রগুলি থেকে সর্বাধিক পান।
এক্সেল ডাটাবেস আইটেম
এক্সেলে কীভাবে একটি ডাটাবেস তৈরি এবং পরিচালনা করতে হয় তা জানার আগে, এটির অংশগুলি কী কী তা জানা অপরিহার্য:
- আঁকা, এক্সেল স্প্রেডশীটে তথ্য ব্যবস্থাপনার জন্য মৌলিক উপাদান।
- পরামর্শ. বিভিন্ন টেবিল বা ডাটাবেসে থাকা তথ্য অনুসন্ধান এবং সম্পর্কিত করার জন্য Excel এর নিজস্ব ফাংশন।
- ফিল্টার. নির্দিষ্ট মানদণ্ড প্রয়োগ এবং অবিলম্বে নির্দিষ্ট তথ্য খুঁজে পেতে সরঞ্জাম।
- আইডি (প্রধান চাবি). একটি সারির জন্য একটি শনাক্তকরণ নম্বর সেট করার জন্য ঐচ্ছিক উপাদান, একটি কোড, একটি সিরিয়াল নম্বর, ইত্যাদি।
কিভাবে Excel এ একটি ডাটাবেস তৈরি করবেন
এইভাবে আমরা ধাপে ধাপে এক্সেলে ডেটাবেস তৈরি করতে সক্ষম হব:
- প্রথমত, আমরা Excel এ একটি ডকুমেন্ট বা ওয়ার্কবুক তৈরি করি।
- পরবর্তী, আমরা একটি ডিজাইন টেবিল তথ্য সংগঠিত এবং শ্রেণীবদ্ধ করার জন্য শিরোনাম বা শিরোনামগুলির একটি সিরিজ যোগ করে একটি শীটে।
- আমরা তারপর একটি সিরিজ তৈরি ফিল্টার অনুসন্ধান করুন ডেটা টেবিলের জন্য।
- পরবর্তী, আমরা যোগ করুন এক্সেল সূত্র যেটা আমরা টেবিলে ব্যবহার করতে চাই।
- অবশেষে, আমরা তৈরি করি রেকর্ড প্রতিটি সারির জন্য।
পয়েন্ট 3 এ উল্লিখিত অনুসন্ধান ফিল্টার তৈরি করতে, তৈরি করা ডাটাবেসের শিরোনাম বা শিরোনাম নির্বাচন করা প্রয়োজন। তারপরে আপনাকে স্টার্ট মেনুতে যেতে হবে, যেখানে আমরা বিকল্প বারের ডানদিকে অবস্থিত, সাজান এবং ফিল্টার - ফিল্টার বিকল্পটি সন্ধান করি।
ডাটাবেসের ব্যবহারিক উপযোগিতা
এক্সেলে ডাটাবেসের অনেক ব্যবহারিক অ্যাপ্লিকেশন রয়েছে, যেগুলো খুব সাধারণ থেকে খুব জটিল পর্যন্ত হতে পারে। তাদের মধ্যে কয়েকটি আমরা ইতিমধ্যে উপরে উল্লেখ করেছি। মৌলিক ধারণা হল সমস্ত তথ্য নিয়ন্ত্রণ এবং এটি পরিবর্তন করতে সক্ষম হবে. বাণিজ্যিক এবং ব্যবসা জগতের মধ্যে এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ কিছু। এই কয়েকটি উদাহরণ:
- এর ডাটাবেস প্রদানকারীর কেনাকাটার সঠিক রেকর্ড রাখা এবং আলোচনা করার সময় আরও সুবিধা পাওয়ার চেষ্টা করার লক্ষ্যে।
- এর ডাটাবেস গ্রাহক, কারণ যেকোনো ব্যবসার জন্য গ্রাহকদের ভালোভাবে, তাদের পছন্দ, গতিবিধি ইত্যাদি জানা অপরিহার্য। বৃহত্তর সন্তুষ্টি অর্জন এবং বৃহত্তর বিক্রয় অর্জন.
- এর ডাটাবেস ইনভেন্টরি, একটি গুদামে পণ্যের অবস্থা বিস্তারিত এবং বাস্তব সময়ে জানতে। এর সাহায্যে আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারেন কি এবং কতটা উৎপাদন করবেন, সঞ্চয় করবেন বা বিক্রি করবেন।
- এর ডাটাবেস বিক্রয়, যার মাধ্যমে তাদের অগ্রগতি, তাদের লাভজনকতা, সেইসাথে নতুন ব্যবসায়িক কৌশল প্রতিষ্ঠার সম্ভাবনা মূল্যায়ন করতে হবে।
- এর ডাটাবেস কর্মীরা। তাদের সাথে, লক্ষ্য হল কর্মচারীদের নিয়ন্ত্রণ, তাদের অবস্থা, তাদের বেতন বা তাদের কর্মক্ষমতা, অন্যান্য বিষয়গুলির মধ্যে।
উপসংহারের উপায়ে, এটা বলা যেতে পারে যে Excel-এ ডাটাবেসগুলির সঠিক ব্যবস্থাপনা একটি ব্যবসা চালানোর একটি অত্যন্ত কার্যকর উপায়, সমস্ত মৌলিক দিকগুলিকে তুলনামূলকভাবে সহজ উপায়ে নিয়ন্ত্রণ করা। একটি পাঁচ তারকা টুল।