En la era de la tecnología en la que vivimos actualmente, el manejo y la utilización de los documentos se realiza principalmente de forma digital. De ahí la necesidad de convertir documentos mediante escaner a archivos editables como Microsoft Word. Este proceso permite transformar documentos físicos como escritos, documentos impresos, dibujos o cualquier otro formato que esté sobre un papel en archivos digitales que podrás editar, manejar, compartir y almacenar de forma digital desde tu ordenador o smartphone. Esto es algo que ya es posible desde hace bastantes años, pero con los actuales avances esta tarea resulta mucho más sencilla ya que podemos realizarlo desde nuestro móvil y nos llevará tan solo unos pocos segundos.
Esto es algo especialmente importante si estás acostumbrado a trabajar con documentos Word o si quieres almacenar de forma efectiva tus escritos en papel para no perderlos nunca. Si quieres saber cómo puedes comenzar a utilizar tus documentos en papel desde tu ordenador o móvil estas de suerte, ya que en este artículo te contaremos las herramientas y métodos principales que puedes utilizar y que simplifican este proceso para que te resulte muy sencillo y comiences a implementarlo desde ya mismo.
¿Por qué convertir documentos escaneados a Word?
Antes de comenzar a hablar sobre los métodos y detalles de cómo convertir un documento o escrito escaneado a Microsoft Word es esencial entender por qué es importante este proceso. Actualmente la práctica totalidad de documentos relevantes se tratan en forma digital, independientemente del ámbito del que se trate. Incluso aquellos que se formalizan de forma escrita, son posteriormente digitalizados para poder ser almacenados en la nube. Sin embargo, muchas veces cuando escaneamos estos documentos aparecen en formato de imagen y no podemos trabajar directamente sobre ellos ni modificarlos, por lo que es importante saber cómo convertirlos a documentos editables de Microsoft Word para aprovechar todas las ventajas que nos ofrece, especialmente si se tratan de documentos escritos. En el caso de fotografías, esto no nos va a interesar tanto ya que las imágenes perderían calidad y sería más lógico mantenerlas en un formato específico como JPEG o PNG.
Métodos de conversión a formato digital
Comenzaremos explicando los métodos tradicionales que se utilizan, desde hace tiempo atrás, para poder convertir documentos escritos a archivos digitales como Word. Son herramientas que puedes utilizar aunque van a requerir más tiempo y esfuerzo que las nuevas tecnologías desarrolladas para hacer esta misma tarea.
Reescribir el documento
Este método seguramente sea el más sencillo de todos. Implica transcribir el contenido del documento escrito en un nuevo formato Word digital, copiando directamente todo lo escrito en el papel. Sin duda es un trabajo laborioso que puede ser útil para documentos cortos en los que esta transcripción se realiza fácilmente. Existe herramientas como el dictado por voz que te pueden ayudar a que reescribir el documento sea mucho más rápido, aunque hay que tener cuidado con los errores de transcripción.
Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR)
El software OCR se utiliza para identificar texto en los documentos escaneados y convertirlo a texto en formato editable digital. Estas herramientas están presentes en varios programas y aplicaciones gratuitos y los resultados son sorprendentemente buenos, aunque dependerá mucho de la calidad del escaneo, del estado original del documento, la legibilidad… Siempre puedes probar una de estas herramientas como paso inicial y, posteriormente, editar aquello que falte o que el OCR no haya leído correctamente.
Herramientas avanzadas
En la actualidad, los grandes avances en la tecnología han supuesto un gran cambio en la transcripción y escaneado de documentos, ofreciendo soluciones más rápidas, precisas y fáciles de usar para los usuarios. Aquí te presentamos algunas de las herramientas del momento para convertir tus documentos en archivos de Microsoft Word.
Software de OCR integrado
Muchos de los escáneres modernos incluyen un software OCR integrado que permite transformar los documentos en papel escaneados a archivos digitales de texto editables. Sin duda esto supone una gran ventaja ya que realizan la conversión a la vez que el escaneo y, debido a su precisión, normalmente los resultados tienen una gran fiabilidad y rapidez. Esta herramienta actualmente es la mejor opción si quieres realizar esta tarea con garantías, aunque cuenta con un coste económico más alto que el resto de opciones.
Aplicaciones móviles
Actualmente puedes encontrar multitud de aplicaciones disponibles con software OCR para convertir directamente fotos de archivos y documentos a Word. Tan solo necesitaremos una cámara y descargar cualquiera de estas aplicaciones. La mayoría de ellas son gratuitas y, además, podrás convertir los documentos a otros formatos como PDF. Sin duda esta opción es muy válida si queremos convertir un documento de forma rápida, aunque evidentemente puede observarse algún error de transcripción.
Aplicaciones y webs online
Al igual que las aplicaciones de móvil, también podemos encontrar varios servicios en línea desde los que podemos convertir archivos escaneados a Word. En estas plataformas deberás cargar los archivos ya escaneados, y recibirás el documento de texto editable. Algunas webs conocidas son Google Drive y OnlineOCR.
Consideraciones antes de convertir un documento
Si quieres transformar y escanear un documento a Word, es importante que tengas en cuenta una serie de aspectos para que esta tarea sea mucho más sencilla de llevar a cabo y los errores que aparezcan sean mínimos.
Calidad del escaneo
Antes de convertir el documento, es importante contar con un escaner de la mejor calidad posible, especialmente si se trata de archivos o documentos importantes. Cuanto más claro sea el documento, mucho más sencillo será el reconocimiento de caracteres por el software de OCR. Si vas a escanear desde el móvil, asegúrate de que cuentas con una iluminación y calidad de imagen idóneas.
Formato del documento
Si el documento únicamente contiene texto, será fácil de reconocer por el software. Sin embargo, cuando este incluya gráficos, imágenes y tablas puede resultar difícil y en muchas ocasiones nos aparecerán errores de conversión. Es importante adecuar el formato al contenido del archivo.
Corrección de errores
Siempre después de realizar una transcripción a Word, revisa minuciosamente el documento escaneado ya que pueden aparecer errores de reconocimiento por ejemplo si no se veía correctamente una parte del archivo.