Kontingenční tabulky jsou zvláště užitečným nástrojem, když musíme pracovat s velkým množstvím dat a chceme je segmentovat, abychom je viděli a mohli co nejefektivněji využít. K přidat filtr do kontingenční tabulky, děláme to ještě jednodušší.
Při předchozí příležitosti jsme s vámi již mluvili jak vytvořit kontingenční tabulky v Excelu, ale dnes budeme v této věci pokračovat dále, aby se vaše tabulky staly stále profesionálnějšími a bylo pro vás snazší analyzovat informace v nich obsažené.
Proč jsou kontingenční tabulky tak užitečné?
Naučit se používat Excel a vytěžit z něj maximum není vždy snadné. Je to proto, že tento kancelářský nástroj Má velké množství funkcí, a je těžké se v nich vyznat a vědět, jak je všechny aplikovat. Pokud však něco musíte vědět, je to vytvoření dynamické tabulky a poté použití příslušných filtrů k segmentaci informací.
Pokud stále pochybujete o užitečnosti těchto tabulek, věnujte zvýšenou pozornost:
- Shrnutí dat. Prostřednictvím těchto tabulek můžeme vytvářet soubory s velkým množstvím informací a usnadnit jejich správu. Použitím různých filtrů získáme přístup ke klíčovým informacím během několika sekund.
- Seskupování a segmentace. Pochopení dat je mnohem snazší, když je seskupíme na základě jedné nebo více kategorií. Pokud například vedeme účetnictví o podnikání, bude zajímavé seskupit údaje o příjmech a výdajích podle čtvrtletí, ve kterém k nim došlo.
- Vlastní filtry. Můžete vytvořit všechny požadované filtry a segmentovat informace, jak chcete. Čím konkrétnější jsou filtry, tím snazší a rychlejší bude přístup ke konkrétním informacím.
- Porovnání dat. Dynamická tabulka porovnává různá data mezi sebou, což může být velmi užitečné při rozhodování.
- Analýza trendů. Pokud půjdete nad rámec porovnávání dat, analyzujete čísla, můžete odhalit určité trendy. Například pokud prodáváte více jednotek určitého předmětu.
- Automatická aktualizace. Tabulka se automaticky aktualizuje, když dojde ke změně některého z jejích údajů. To zaručuje neustálý přístup k informacím v reálném čase.
- Úspora času. S kontingenčními tabulkami si nemusíte komplikovat život vytvářením složitých vzorců, které shrnují data. To šetří čas a snižuje pravděpodobnost, že uděláte chybu.
- Vlastní sestavy. Až se naučíte používat kontingenční tabulky a filtrovat jejich data, budete schopni vytvářet vlastní přehledy během několika minut.
- Interaktivní průzkum. Přepínání z jednoho filtru na druhý umožňuje zobrazit různá data v tabulce, která obsahuje mnoho informací. Hraním s poli a filtry můžete provést hloubkovou analýzu z různých úhlů pohledu.
Jak přidat filtr do kontingenční tabulky
Nyní, když víte, jak užitečný může být tento nástroj, je čas podrobně analyzovat, co udělat pro umístění filtru do kontingenční tabulky. Pojďme postupně.
Připravte si informace
Než začneme pracovat s tabulkou, musíme se ujistit, že máme informace dobře uspořádané v excelovém listu. Zkontrolujte, zda má každý sloupec nadpis, který jej jasně identifikuje.
To, co se může zdát nedůležité, ve skutečnosti není, protože dobrá hlavička umožní Excelu informace dobře rozpoznat a lépe s nimi pracovat.
Vyberte data
Tento krok je stejně jednoduchý jako otevření tabulky a Klikněte na libovolnou buňku v rozsahu dat, které chcete zahrnout do dynamické tabulky. Chcete-li to trochu usnadnit, můžete kliknutím na kartu použít průvodce kontingenční tabulkou "Vložit" a pak v "Dynamická tabulka", objeví se průvodce, který vás provede celým procesem.
Pokud jste pokročilý uživatel Excelu, můžete tabulku vytvořit bez pomoci. Ruční definování rozsahu dat, se kterými chcete pracovat.
Jakmile je tabulka vytvořena, máte možnost ji ponechat na stejném listu nebo ji přenést na nový.
Použijte filtr
V tomto okamžiku jste již vytvořili svou dynamickou tabulku a všechna pole obsahující informace, se kterými chcete pracovat, jsou dobře umístěna. Je čas přidat filtr do kontingenční tabulky. Chcete-li to provést, postupujte takto:
- Vyberte pole filtru. Přetažením pole do části „Oblast filtru“ vytvořte pole filtru v horní části tabulky. Je to rozevírací pole nebo seznam s poli, která představují různé kategorie, podle kterých můžete data segmentovat.
- Otevřete filtrační box. Klikněte na šipku rozevíracího seznamu u pole, které chcete použít jako filtr, a zobrazí se vám nové možnosti, které lze pro dané pole použít.
- Vyberte možnosti filtru. V tomto dialogovém okně vyberte políčka, která odpovídají možnostem, které chcete zahrnout do filtru. V některých případech můžete vidět více možností výběru. Vyberte si, co nejlépe vyhovuje vašim potřebám.
- Použijte filtr. Po výběru možností filtru musíte kliknout na „Přijmout“ nebo „Použít“, aby se projevily. Tabulka se poté automaticky aktualizuje a Excel vám zobrazí pouze data, která odpovídají zadaným kritériím vyhledávání.
- Upravte nebo odstraňte filtr. Pokud potřebujete vytvořený filtr smazat nebo jej změnit na jiný, znovu otevřete pole filtru, klikněte na rozevírací šipku a znovu upravte podle svých preferencí.
Dobrá věc na filtrech aplikovaných na kontingenční tabulky je, že vám to umožňují prozkoumejte informace a analyzujte je podle svých potřeb. Ušetříte velké množství času a bez nutnosti provádět úpravy původních dat. Právě z tohoto důvodu stojíme před jedním z nejdůležitějších funkcí, které nám Excel nabízí.
Jak jste viděli, přidání filtru do kontingenční tabulky není tak složité, jak se zdá. Jakmile to několikrát uděláte, budete skutečným odborníkem na tuto funkci. Můžete nám sdělit vaše zkušenosti s těmito stoly?