Je možné, že jste někdy otevřeli dokument aplikace Excel a zjistili jste, že se v některých jeho buňkách otevře rozevírací seznam. Toto je velmi užitečná funkce tabulek Microsoft, kterou můžete použít i vy. V tomto příspěvku vysvětlujeme jak vytvořit rozevírací seznam v excelu
To je velmi užitečná funkce, zvláště když pracujeme s listy a šablonami, ve kterých se opakují stejné možnosti. Ale kromě toho, že je praktický, je to také velmi vizuální zdroj, který každému dokumentu dodává profesionálnější vzhled.
Rozbalovací seznamy (v angličtině, rozevírací seznam) umožňují uživatelům vynikat vyberte položku z předdefinovaného seznamu. Je to zvláště vhodný zdroj pro výrobu formuláře, protože díky němu je zadávání dat rychlejší a také přesnější.
Jak tyto seznamy fungují? Když vybereme buňku, která obsahuje seznam, uvidíme vedle ní ikonu malé šipky. Po kliknutí na něj se zobrazí tento seznam s řadou možností, mezi kterými musíme jednu vybrat.
Základní myšlenkou vytváření rozevíracích seznamů v Excelu je poskytnout uživateli omezený počet možností. Kromě toho je zabráněno vkládání dat s chybami nebo překlepy.
Vytvořte rozevírací seznam v Excelu krok za krokem
Chcete-li vytvořit rozevírací seznamy v aplikaci Excel, postupujte takto:
Krok 1: Vyberte buňku
Pokud již máme list Excelu, který je více či méně organizovaný a strukturovaný, a zvažujeme otázku vložení jednoho nebo více rozevíracích seznamů do něj, první věc, kterou musíme udělat, je vyberte buňku nebo buňky pomocí ukazatele myši ve kterém chceme, aby se seznam otevřel, když na něj klikneme.
Krok 2: Ověření dat
Dále klikneme na záložku „Data“. Po otevření přejdeme do skupiny "Datové nástroje", kde musíme najít a stisknout možnost "Ověření dat". V závislosti na verzi aplikace Excel, kterou jsme nainstalovali, se ikona může lišit, ačkoli obecně obvykle vypadá jako dvě buňky, jedna ověřená a druhá ne.
Krok 3: Vyberte a nakonfigurujte seznam
Po ověření se otevře rozevírací seznam, ve kterém vybereme možnost "Připraveno". Tam máme i další možnosti, jejichž prostřednictvím budeme moci omezit obsah buňky na určité formáty (čísla, data, hodiny atd.). Pak můžeme postupovat dvěma různými způsoby:
- napište prvky které chceme nabídnout jako možnosti v rámci seznamu (musí být odděleny čárkou, bez mezer).
- Vyberte rozsah buněk které obsahují tyto možnosti a potvrďte je kliknutím na ikonu šipky vedle buňky, kde se otevře rozevírací seznam.
Po dokončení procesu uvidíme, jak kliknutím na vybranou buňku zobrazíme seznam, který jsme nakonfigurovali. Pokud chceme operaci opakovat v jiné buňce dokumentu, bude stačit ji zkopírovat do schránky a vložit do nové buňky.
Vytvořte dynamický rozevírací seznam v aplikaci Excel
Pokud plánujeme pravidelně měnit položky v našem rozevíracím seznamu v Excelu, může být vhodnější zvolit vytvoření a dynamický rozevírací seznam. Toto je varianta toho, co jsme viděli v předchozí části, se zvláštností, že v tomto případě pokaždé, když provedeme změnu v buňkách nebo ve zdrojovém seznamu, rozevírací seznam se automaticky aktualizuje.
Existují dva způsoby, jak vytvořit tento typ seznamu: pomocí stejné metody, kterou jsme vysvětlili dříve, nebo pomocí běžného pojmenovaného rozsahu a odkazování na něj pomocí OFFSET vzorec. Jak se to dělá, vysvětlujeme níže:
- Nejprve musíme zapsat položky rozbalovací nabídky do samostatných buněk.
- Poté vytvoříme pojmenovaný vzorec (k tomu použijte kombinaci kláves Control + F3 pro otevření dialogu).
- Jakmile je nový název zapsán do pole „Název“, zavedeme následující vzorec:
=OFFSET(List!$A$2, 0, 0, COUNTA(List3!$A:$A), 1) *
List: název listu.
A : Sloupec, kde jsou umístěny položky rozevíracího seznamu.
$A$2: Buňka, která obsahuje první položku.
Když již máme vzorec definovaný, musíme pouze vytvořit rozevírací nabídku na základě rozsahu buněk, jak jsme viděli v předchozí části. Proces nastavení je trochu pracnější, ale bude stát za to, pokud musíme pracovat s neustále se měnícím seznamem zdrojových buněk.
(*) Jak je vidět, tento vzorec se skládá z dvě funkce: OFFSET a COUNTA. Druhým je spočítat všechny neprázdné buňky v odkazovaném sloupci. Tento počet je zase využíván funkcí OFFSET.