Det er muligt, at du ved en eller anden lejlighed har åbnet et Excel-dokument, og du har fundet ud af, at der åbnes en rulleliste i nogle af dets celler. Dette er en meget praktisk funktion i Microsoft-regneark, som du også kan bruge. I dette indlæg forklarer vi hvordan man laver en rulleliste i excel
Dette er en meget nyttig funktion, især når vi arbejder med ark og skabeloner, hvor de samme muligheder gentages. Men udover at være praktisk, er det også en meget visuel ressource, der giver et mere professionelt udtryk til ethvert dokument.
Rullelisterne (på engelsk, nedadgående rulleliste) tillade brugere af Excel vælge et element fra en foruddefineret liste. Det er en særdeles velegnet ressource til fremstilling formularer, fordi takket være det er dataindtastningen hurtigere og også mere præcis.
Hvordan fungerer disse lister? Når vi vælger en celle, som indeholder en liste, vil vi se ikonet med en lille pil ved siden af den. Når du klikker på den, vises denne liste med en række muligheder, blandt hvilke vi skal vælge en.
Den grundlæggende idé med at oprette dropdown-lister i Excel er at give brugeren et begrænset antal muligheder. Desuden undgås introduktion af data med fejl eller stavefejl.
Opret en rulleliste i Excel trin for trin
Disse trin skal følges for at oprette rullelister i Excel:
Trin 1: Vælg cellen
Hvis vi allerede har et Excel-ark, der er mere eller mindre organiseret og struktureret, og vi overvejer spørgsmålet om at indsætte en eller flere rullelister i det, er det første, vi skal gøre vælg cellen eller cellerne med musemarkøren hvor vi vil have listen til at åbne, når vi klikker på den.
Trin 2: Datavalidering
Dernæst klikker vi på fanen "Data". Når vi har åbnet, går vi til gruppen "Dataværktøjer", hvor vi skal finde og trykke på muligheden "Data validering". Afhængigt af den version af Excel, vi har installeret, kan ikonet variere, selvom det generelt ser ud som to celler, den ene valideret og den anden ikke.
Trin 3: Vælg og konfigurer listen
Efter validering åbner en rulleliste, hvor vi vælger muligheden "Parat". Der har vi også andre muligheder, hvorigennem vi vil være i stand til at begrænse indholdet af cellen til bestemte formater (tal, datoer, timer osv.). Så kan vi gå videre på to forskellige måder:
- skriv elementerne som vi ønsker at tilbyde som muligheder inden for listen (de skal være adskilt af et komma uden mellemrum).
- Vælg et celleområde der indeholder disse muligheder, og valider det ved at klikke på pileikonet ved siden af cellen, hvor rullelisten åbnes.
Når processen er færdig, vil vi se, hvordan et klik på den valgte celle vil vise den liste, vi har konfigureret. Hvis vi vil gentage handlingen i en anden celle i dokumentet, vil det være nok at kopiere det til udklipsholderen og indsætte det i den nye celle.
Opret en dynamisk rulleliste i Excel
Hvis vi planlægger løbende at ændre punkterne i vores dropdown-liste i Excel, kan det være mere hensigtsmæssigt at vælge at oprette en dynamisk rulleliste. Dette er en variant af det, vi har set i det foregående afsnit, med den særlige karakter, at i dette tilfælde, hver gang vi foretager en ændring i cellerne eller i kildelisten, vil rullelisten blive opdateret automatisk.
Der er to måder at oprette denne type liste på: med den samme metode, som vi har forklaret før eller ved at bruge et regulært navngivet område og henvise til det med OFFSET formel. Vi forklarer, hvordan det gøres nedenfor:
- Først skal vi skrive dropdown menupunkterne i separate celler.
- Derefter opretter vi en navngivet formel (for at gøre dette skal du bruge Ctrl + F3 tastekombinationen for at åbne dialogen).
- Når det nye navn er skrevet i boksen "Navn", introducerer vi følgende formel:
=OFFSET(Ark!$A$2, 0, 0, COUNTA(Ark3!$A:$A), 1) *
Ark: navn på arket.
A : Kolonnen, hvor dropdown-elementerne er placeret.
$A$2: Den celle, der indeholder det første element.
Når vi allerede har formlen defineret, skal vi kun oprette en rullemenu baseret på en række celler, som vi har set i det foregående afsnit. Opsætningsprocessen er lidt mere besværlig, men det vil være det værd, hvis vi skal arbejde med en konstant skiftende liste over kildeceller.
(*) Som det kan ses, består denne formel af to funktioner: OFFSET og COUNTA. Den anden er at tælle alle ikke-tomme celler i den refererede kolonne. Denne optælling bruges på skift af OFFSET-funktionen.