Las nuevas versiones de Microsoft Office hacen posible que podamos firmar digitalmente nuestros documentos. Esto significará que los documentos no podrán ser modificados y en el caso de que se modificasen, tales cambios estarían relacionados a otro usuario.
Esta práctica no sólo se utiliza en situaciones que necesitamos mucha seguridad sino que también en situaciones donde necesitamos saber quien ha escrito este documento. De ahí que cada vez sea más sencillo el firmar digitalmente los documentos de Microsoft Office.
Existen dos tipos de firma digital, una que es invisible y otra que añade una marca de agua con los datos del propietario. Os vamos a enseñar como hacer el primer tipo de firma, pues es más práctica y común entre los usuarios que necesitan firmar digitalmente un documento. Para ello, tras escribir el documento, hemos de ir a la pestaña «Información», dentro del menú «Archivo».
En Información nos vamos a Proteger Documento y en el menú desplegable que aparece, nos vamos a la opción Agregar una firma digital. Tras esto aparecerá una ventana de diálogo en la que pulsaremos el botón de aceptar y aparecerá una ventana para firmar el documento. Tendremos que añadir la razón o texto que tendrá la firma digital. Tras añadir la razón de la firma digital, pulsamos el botón firmar y Microsoft Word bloqueará el documento.
Para quitar o eliminar la firma del documento, hemos de repetir el mismo proceso. Es decir, hemos de ir a Archivo –> Información y pulsar el botón «Ver firmas». Aparecerá una ventana con el listado de firmas que tiene ese documento. Ahora hacemos click sobre la flecha junto nombre de la firma que queremos quitar y pulsamos el botón «Quitar firma». Esto quitará automáticamente la firma del documento, liberándolo y pudiendo editarlo.
La firma digital que ofrece Microsoft Office no es muy fuerte como podéis ver, pero suficiente para muchos usuarios y para muchas situaciones ¿ no creéis?