A pivot táblák különösen hasznos eszközt jelentenek, ha nagy mennyiségű adattal kell dolgoznunk, és azt szeretnénk szegmentálni, hogy a lehető leghatékonyabban lássuk és használhassuk. Hoz szűrő hozzáadása a kimutatáshoz, ezt még egyszerűbbé tesszük.
Egy korábbi alkalommal már beszéltünk veled hogyan lehet pivot táblákat létrehozni az Excelben, de ma tovább haladunk ebben a kérdésben, hogy táblázatai egyre professzionálisabbak legyenek, és könnyebben elemezhesse a bennük található információkat.
Miért olyan hasznosak a pivot táblák?
Nem mindig könnyű megtanulni az Excel használatát, és a legtöbbet kihozni belőle. Ez azért van, mert ez az irodai eszköz Számos funkcióval rendelkezik, és nehéz ezeket ismerni, és mindegyiket alkalmazni. De ha valamit tudnia kell, az az, hogy hozzon létre egy dinamikus táblázatot, majd alkalmazza a megfelelő szűrőket az információ szegmentálásához.
Ha továbbra is kétségei vannak a táblázatok hasznosságát illetően, figyeljen oda:
- Adatok összegzése. Ezeken a táblázatokon keresztül nagy mennyiségű információt tartalmazó fájlokat hozhatunk létre és kezelhetőbbé tehetjük. Különböző szűrők alkalmazásával néhány másodperc alatt hozzáférünk a legfontosabb információkhoz.
- Csoportosítás és szegmentálás. Az adatok megértése sokkal könnyebb, ha egy vagy több kategória alapján csoportosítjuk őket. Például, ha könyvelünk egy vállalkozást, érdekes lesz a bevételi és kiadási adatokat csoportosítani azon negyedév alapján, amelyben előfordultak.
- Egyedi szűrők. Létrehozhatja az összes kívánt szűrőt, és tetszőlegesen szegmentálhatja az információkat. Minél pontosabbak a szűrők, annál könnyebben és gyorsabban lehet hozzáférni bizonyos információkhoz.
- Adatok összehasonlítása. Egy dinamikus táblázat összehasonlítja a különböző adatokat egymással, ami nagyon hasznos lehet a döntések meghozatalakor.
- Trendelemzés. Ha túllép az adatok összehasonlításán, akkor a számadatok elemzésével bizonyos trendeket észlelhet. Például, ha egy bizonyos cikkből több egységet ad el.
- Automatikus frissítés. A táblázat automatikusan frissül, ha bármely adata megváltozik. Ez garantálja a valós idejű információkhoz való mindenkori hozzáférést.
- Időmegtakarítás. A pivot táblákkal nem kell bonyolítania életét bonyolult képletek létrehozásával, amelyek összefoglalják az adatokat. Ezzel időt takarít meg, és csökkenti a hibázás esélyét.
- Egyéni jelentések. Ahogy megtanulja használni a kimutatástáblákat és szűrni az adataikat, néhány perc alatt egyéni jelentéseket készíthet.
- Interaktív felfedezés. Az egyik szűrőről a másikra váltva különböző adatokat láthat egy olyan táblázatban, amely sok információt tartalmaz. A mezőkkel és szűrőkkel játszva mélyreható elemzést végezhet különböző nézőpontokból.
Szűrő hozzáadása pivot táblához
Most, hogy tudja, milyen hasznos lehet ez az eszköz, itt az ideje, hogy részletesen elemezze, mit kell tennie annak érdekében, hogy szűrőt helyezzen el egy kimutatástáblázatba. Menjünk lépésről lépésre.
Készítse elő az információkat
Mielőtt elkezdenénk dolgozni egy táblázattal, meg kell győződnünk arról, hogy az információk jól rendszerezve vannak egy Excel lapon. Annak ellenőrzése, hogy minden oszlopnak van-e egy címsora, amely egyértelműen azonosítja azokat.
Ez, ami talán lényegtelennek tűnik, valójában nem az, mert egy jó fejléc lehetővé teszi, hogy az Excel jól felismerje az információkat, és jobban dolgozzon vele.
Válassza ki az adatokat
Ez a lépés olyan egyszerű, mint a táblázat megnyitása és Kattintson a dinamikus táblázatba felvenni kívánt adattartomány bármely cellájára. Egy kicsit megkönnyítése érdekében használhatja a pivot table varázslót a fülre kattintva "Beszúrás" majd be "Dinamikus asztal", megjelenik egy varázsló, amely végigvezeti a folyamaton.
Ha Ön haladó Excel-felhasználó, segítség nélkül elkészítheti a táblázatot. A kezelni kívánt adatok tartományának manuális meghatározása.
A táblázat létrehozása után lehetősége van arra, hogy ugyanazon a lapon hagyja, vagy átvigye egy újra.
Alkalmazza a szűrőt
Ezen a ponton már létrehozta a dinamikus táblát, és jól elhelyezett minden olyan mezőt, amely tartalmazza a dolgozni kívánt információkat. Ideje hozzáadni egy szűrőt a kimutatástáblához. Ehhez kövesse az alábbi lépéseket:
- Válassza ki a szűrőmezőt. Húzzon egy mezőt a „Szűrési terület” részbe, hogy létrehozzon egy szűrőmezőt a táblázat tetején. Ez egy legördülő menü vagy lista a különböző kategóriákat képviselő mezőkkel, amelyek alapján szegmentálhatja az adatokat.
- Nyissa ki a szűrődobozt. Kattintson a szűrőként alkalmazni kívánt mező legördülő nyílára, és megjelenik az adott mezőre alkalmazható új lehetőségek.
- Válassza ki a szűrőbeállításokat. A párbeszédpanelen belül válassza ki a szűrőbe felvenni kívánt opcióknak megfelelő mezőket. Egyes esetekben több kiválasztási lehetőség is megjelenhet. Válassza ki az igényeinek leginkább megfelelőt.
- Alkalmazza a szűrőt. A szűrési lehetőségek kiválasztása után kattintson az "Elfogadás" vagy az "Alkalmaz" gombra, hogy azok érvénybe lépjenek. A táblázat ezután automatikusan frissül, és az Excel csak azokat az adatokat jeleníti meg, amelyek megfelelnek a megadott keresési feltételeknek.
- Módosítsa vagy törölje a szűrőt. Ha törölnie kell a létrehozott szűrőt, vagy másikra kell cserélnie, nyissa meg újra a szűrődobozt, kattintson a legördülő nyílra, és állítsa be újra az Ön igényei szerint.
A pivot táblákra alkalmazott szűrőkben az a jó, hogy lehetővé teszik tájékozódjon és elemezze az Ön igényei szerint. Rengeteg időt takaríthat meg Önnek anélkül, hogy módosítania kellene az eredeti adatokat. Éppen ezért állunk szemben az egyik legfontosabb funkciókat, amelyeket az Excel kínál számunkra.
Amint láthatta, egy szűrő hozzáadása a pivot táblához nem olyan bonyolult, mint amilyennek látszik. Miután ezt néhányszor megtette, igazi szakértő lesz ebben a funkcióban. Elmondaná nekünk a tapasztalatait ezekkel a táblázatokkal?