Emberek milliói is használják a Gmailt munkaügyi okokból. Vállalati számlájuk van, amellyel kapcsolatba léphetnek ügyfelekkel, beszállítókkal vagy a cégen belüli emberekkel. Amikor nyaralni megyünk, valószínűleg nem fogjuk használni ezt a fiókot, ezért általában több lehetőségünk van, hogyan lehet automatikus válaszokat generálni, így tudják, hogy nem vagyunk elérhetőek.
Hasznos lehetőség, bár ha azt akarjuk, hogy egy személy képes legyen válaszolni, használhatjuk az úgynevezett megosztott fiókokat a Gmailben. Hasznos lehetőség egy vállalat esetében, amely lehetővé teszi az ember számára, hogy hozzáférjen a hozzánk ilyenkor érkező üzenetekhez.
Az ilyen típusú számlák tegye lehetővé több ember számára a hozzáférést. Lehet, hogy egy erre a célra létrehozott Gmail-fiókról van szó, amelyet több ember oszt meg. Előfordulhat az is, hogy valaki egy bizonyos ideig hozzáfér az önéhez, például nyaraláshoz vagy betegszabadsághoz. Így az említett számlára küldött összes e-mail könnyen megválaszolható.
E-mail cím és jelszó meg van osztva. Úgy vannak megtervezve, hogy csak bizonyos emberek férjenek hozzá. Ez lehet egy fiók, amelyhez például egy adott részleg vagy részleg dolgozói hozzáférnek, és ily módon biztosítják, hogy az azt elérő e-mailek soha ne maradjanak felügyelet nélkül. Mint látható, nagyon kényelmes lehetőségek a munkahelyi környezetben. Tehát ebben a levelezési szolgáltatásban bármely fiókot konfigurálhatunk megosztottként.
Állítson be megosztott fiókot a Gmailben
Először a kérdéses Gmail-fiókot nyitjuk meg a számítógépen. Amikor a beérkező levelek között vagyunk, a jobb felső sarokban található fogaskerekű ikonra kell kattintanunk. Ezután megjelenik a képernyőn egy kis kontextuális menü, amelyben több lehetőség áll rendelkezésre. Ezután kattintson a konfigurációs lehetőségre. Miután a konfigurációban vagyunk, látjuk, hogy van néhány fül a tetején. E lehetőségek egyike a Fiókok és az Importálás, amelyre kattintani fogunk.
Kicsit görgetünk lefelé, és megtaláljuk a Hozzáférés megadása a fiókjához nevű részt. Ebben a részben engedélyezhetjük más Gmail-fiókok hozzáférését hozzá. Delegáltak hozzáadhatók ehhez a számlához, ami ebben az esetben maximum 10. Bár ha üzleti számla, ez az adat 25-re nő. Tehát ez lehet például egy részleg megosztott fiókja, különösebb gond nélkül.
A fiókhoz való hozzáférés engedélyezésének ebben a szakaszában a jobb oldalon található kék betűkkel ellátott szöveg, amely "Másik fiók hozzáadása" felirattal rendelkezik. Erre a szövegre kell kattintanunk, majd megkérjük, hogy adjuk meg annak a személynek az e-mail címét, akinek hozzáférést akarunk adni a Gmail-fiókunkhoz. Ezután megnyílik egy második ablak a képernyőn, ahol figyelmeztetés jelenik meg a következményekkel kapcsolatban, ha valaki hozzáférést biztosít a fiókhoz. Ekkor csak a küldés gombot kell megnyomnunk, és a képernyőn látható lépéseket végre kell hajtanunk.
Ezután a másik személy e-mailt kap, amikor befejeztük ezt a folyamatot. Ebben azt mondják, hogy már rendelkezik hozzáféréssel ehhez az e-mail fiókhoz. Ebből kifolyólag, látni fogja az összes e-mailt, amelyek egy időben érkeznek. Amellett, hogy bármikor válaszolhat és új e-maileket küldhet. Tehát, ha utazunk, vagy egy ideig nem tudunk hozzáférni a számlához, engedélyezhetjük másoknak ezt. Tehát ez a Gmail-fiók nem marad felügyelet nélkül. Mint láthatja, az ilyen típusú fiók beállítása egyszerű és nagyon hasznos. Ne habozzon használni ezt a funkciót.