In qualsiasi organizzazione o progetto, qualunque sia la sua natura, una delle condizioni necessarie affinché il lavoro venga svolto e gli obiettivi da raggiungere è che la comunicazione tra i collaboratori fluisca. Soprattutto quando si parla di lavoro da remoto. E per questo è necessario avere gli strumenti giusti. In questo post analizzeremo tutto ciò a cui si riferisce Microsoft Yammer, cos'è e a cosa serve.
Perché senza dubbio Yammer è uno di quegli strumenti di riferimento quando si tratta di scommettere sul lavoro collaborativo e ottenere il massimo in termini di creatività e produttività dai team di lavoro che interagiscono da remoto. Insomma, uno strumento che si adatta perfettamente ai nuovi tempi e ai nuovi modi di fare le cose.
Cos'è Microsoft Yammer?
Potremmo definire Microsoft Yammer come un servizio di social network unico nel suo genere finalizzato alla comunicazione interna di un'azienda. Questo servizio è stato creato nel 2008 da una società chiamata Geni e successivamente è stato acquisito da Microsoft nel 2012.
L'idea originale è quella di stabilire un mezzo attraverso il quale i dipendenti della stessa azienda possano essere collegati e comunicati in ogni momento per migliorare la loro capacità lavorativa. C'è chi lo ha definito così "il Facebook del mondo degli affari" dove al posto degli amici ci sono i colleghi di lavoro e al posto della pubblicità troviamo promemoria aziendali.
Attualmente questo servizio è incluso Microsoft Office ed è utilizzato da numerose aziende in tutto il mondo.
A cosa serve Microsoft Yammer?
Parte del successo di Yammer in molte organizzazioni aziendali risiede nel fatto che è estremamente facile da configurare e gestire: per chiunque abbia mai utilizzato Facebook, la sua interfaccia non ha segreti. Oltre a ciò, è uno strumento molto pratico che offre numerosi vantaggi. Questi sono alcuni dei più notevoli:
Creazione di profili personali e gruppi
In base alle informazioni utente dalla directory dell'organizzazione, con Yammer puoi creare profili personali con diversi gradi di dettaglio, nonché diversi livelli di accesso alle informazioni della compagnia. Ciascuno degli utenti ha la possibilità di seguire i post degli altri.
Allo stesso modo, questi profili possono essere raggruppati attorno ad un tema o progetto (o anche più contemporaneamente), rispondendo sempre alle esigenze proprie dell'azienda.
Collaborazione remota
Per quelle aziende che hanno più centri di lavoro ubicati in località distanti tra loro, Yammer si rivela un magnifico strumento di comunicazione e collaborazione remota.
È più immediato ed efficace della posta elettronica: Le risposte sono più immediate e vengono pubblicate in gruppi, che favorisce l'accesso alle informazioni e riduce la probabilità di confusione e incomprensioni. Insomma, tutto si traduce in a maggiore scioltezza quando si comunica e si lavora in squadra.
la formazione dei dipendenti
Si potrebbe dire che questo è un effetto collaterale positivo derivato dall'implementazione di Yammer in un'azienda. Ogni giorno, tutti gli utenti leggono gli aggiornamenti di altri contributori o pubblicano i propri su un esercizio di apprendimento continuo, quasi involontario.
Col tempo gli utenti acquisiscono conoscenze specialistiche del settore in cui lavorano in modo ancora più efficace che se avessero frequentato seminari o corsi specializzati. Questo è ciò che è noto come apprendimento “con il pilota automatico”.
Maggiore trasparenza
Uno dei principali vantaggi preferiti dell'utilizzo di strumenti di chat aperti all'interno di un'organizzazione è che proietta l'idea di onestà e trasparenza dell'azienda. Procedure, obiettivi, progressi, dubbi, indicazioni... Ognuno conosce i ruoli degli altri e tutto è sul tavolo, visibile a tutti, il che elimina la possibilità di generare sfiducia tra i dipendenti. O tra capi e subordinati.
Ufficio 365
Anche i gruppi Yammer sono connessi a Office 365. Ciò significa che lo hanno fatto accesso a tutte le funzioni della suite per ufficio. Ad esempio, è possibile utilizzare Yammer all'interno Teams dall'applicazione stessa o tramite Outlook. Allo stesso modo, tutti i file caricati su Gruppi possono essere archiviati anche in SharePoint.
Raccomandazioni per i proprietari di gruppi
Nel suo ultimo aggiornamento, Yammer ha rinnovato la sua offerta di servizi con il nome di Comunità Yammer. Ciò ha significato ampliare le possibilità di utilizzo di questo strumento, offrendo ai proprietari dei gruppi nuove opzioni per migliorare la comunicazione interna nelle loro organizzazioni.
Configura tutto nel dettaglio prima di iniziare
Prima di incoraggiare tutti i membri e i collaboratori di un gruppo a parteciparvi, devi investire un po' di tempo nella configurazione: preparare l'interfaccia in modo che sia attraente, trovare un nome accattivante e appropriato, selezionare attentamente le applicazioni che potranno essere utilizzate...
È anche importante personalizzare l'aspetto del gruppo. Non deve mancare l'identità visiva aziendale per creare senso di appartenenza e favorire la partecipazione.
Nominare un moderatore
Uno o più, se il gruppo è numeroso. È un ruolo più che necessario per evitare caos e dispersione. Il moderatore deve indirizzare la strategia dei contenuti del gruppo, nonché risolvere dubbi e guidare i membri della comunità nelle attività e nelle comunicazioni.
Il ruolo "censuratore" del moderatore qui è secondario, poiché in assenza di profili anonimi ci sono pochissime possibilità che si verifichino i comportamenti negativi che possiamo vedere sui social network.
Stabilire regole di utilizzo
Infine, una raccomandazione per il corretto funzionamento di qualsiasi gruppo Microsoft Yammer: scrivere un breve documento che stabilisca una serie di regole base di utilizzo. Soprattutto per evitare commenti razzisti, sessisti, ecc., ad esempio. o che le conversazioni di lavoro finiscano per degenerare in discussioni politiche. Tutti i partecipanti devono attenersi a queste regole e rispettarle.