Automatizar los procesos empresariales, lograr más precisión en las búsquedas, tener más control sobre las bases de datos que manejamos… Hay muchos escenarios en los que Microsoft Syntex puede resultar de gran utilidad. En este artículo vamos a explicar en qué consiste exactamente esta herramienta y como cualquier usuario puede obtener grandes ventajas con ella.
El aspecto más destacable de esta solución es que incorpora una serie de servicios y funcionalidades de Inteligencia Artificial orientada al análisis, la clasificación y administración de contenido. Con la eficiencia por bandera, Microsoft Syntex es un recurso muy innovador que forma parte del ecosistema de Microsoft 365. Muchas y nuevas posibilidades tanto para empresas como para usuarios particulares.
¿Qué es Microsoft Syntex?
Se puede definir Microsoft Syntex como una plataforma avanzada de gestión de contenido. Ha sido diseñada para facilitar el trabajo de empresas a la hora de manejar sus datos y sus documentos a través de la automatización y la simplificación de los procesos de trabajo.
La inteligencia artificial juega un papel fundamental en todo lo que concierne a procesar, clasificar y extraer información de grandes volúmenes de contenido. A diferencia de otras herramientas de gestión de datos, Microsoft Syntex no solo ordena el contenido, sino que también puede extraer, analizar y clasificar esos mismos datos.
El aspecto más interesante de esta herramienta es que profundiza en el significado del contenido que analiza y gestiona, algo muy valioso para las empresas y organizaciones en la toma de decisiones.
IMPORTANTE: Hay que saber que Microsoft Syntex es un complemento, por lo tanto, los usuarios que deseen utilizarlo deberán disponer también una licencia para Microsoft 365.
Funciones de Microsoft Syntex
A continuación, describimos de forma breve las principales características de Syntex, así como las ventajas de su uso:
Ensamble de contenidos
Se utiliza esta función para generar automáticamente documentos empresariales estándar que se usan con cierta regularidad (contratos, comunicados, correspondencia habitual…) de modo más rápido y eficiente.
Procesamiento de documentos pre-compilados
Los modelos pre-compilados suponen un considerable ahorro de tiempo en el procesamiento y la extracción de información de ciertos documentos, como por ejemplo contratos, facturas o recibos.
Procesamiento de documentos estructurados y de forma libre
Un útil instrumento que nos ayuda a identificar automáticamente los valores de campo y tabla en ciertos documentos estructurados, como facturas o formularios.
Procesamiento de documentos no estructurados
Para clasificar documentos sin estructura (como por ejemplo cartas y otros archivos) y extraer información de ellos de manera automática.
Etiquetado de imágenes
Una de las funciones más prácticas de Microsoft Syntex. A través del etiquetado, se pueden buscar y administrar imágenes en las bibliotecas de documentos de SharePoint. Las etiquetas contienen palabras clave muy descriptivas generadas por la inteligencia artificial, las cuales son guardadas en una base de administración de metadatos. De esta manera, la búsqueda, la ordenación o el filtrado de las imágenes es mucho más rápido, más simple y más preciso.
Etiquetado de taxonomía
Una función ideada para buscar y administrar términos en bibliotecas de documentos de SharePoint. Su funcionamiento es muy similar al del etiquetado de imágenes.
Syntex eSignature
La podemos hacer servir para enviar solicitudes electrónicas, manteniendo en todo momento el contenido en Microsoft 365. Los envíos se ejecutan de manera rápida y totalmente segura.
Reconocimiento óptico de caracteres
El conocido proceso OCR (reconocimiento óptico de caracteres) consiste en extraer texto impreso o manuscrito de imágenes. Es el que se utiliza para convertir libros en papel a formato electrónico. Syntex incorpora también esta función a su lista, logrando que el texto de las imágenes esté disponible para búsquedas mediante palabras clave.
Archivo de Microsoft 365 (versión preliminar)
Solución de almacenamiento rentable a largo plazo para datos históricos en SharePoint.
Copia de seguridad Microsoft 365 (versión preliminar)
Copia de seguridad y recuperación para SharePoint, Exchange Online y OneDrive.
Además de estas funcionalidades básicas que hemos enumerado, hay otras funciones que también están disponibles en Microsoft Syntex, como por ejemplo la posibilidad de realizar anotaciones, consultar el contenido, combinar y extraer archivos PDF o establecer ciertas reglas de procesamiento según nuestras referencias y necesidades. En resumen, un montón de recursos para conseguir una gestión inteligente de grandes volúmenes de datos y de información.
¿Cuánto cuesta usar Microsoft Syntex?
La herramienta puede integrarse en cualquier equipo en forma de extensión (enlace: Microsoft Syntex). Funciona mediante el sistema de pago por uso, es decir, cada servicio utilizado de la lista anterior se factura mediante medidores syntex en la suscripción de Azure especificada durante el proceso de configuración. Esta es la tabla de precios en dólares:
- Procesamiento de documentos pre-compilados: $0,01 por transacción.
- Procesamiento de documentos estructurados y de forma libre: $0,05 por transacción.
- Procesamiento de documentos no estructurados: $0,05 por transacción.
- Ensamble de contenidos: $0,15 por transacción.
- Etiquetado de imágenes: $0,01 por transacción.
- Etiquetado de taxonomía: $0,05 por transacción.
- SharePoint eSignature: $2.00 por transacción.
- Reconocimiento óptico de caracteres: $0,01 por transacción.
- Archivo de Microsoft 365 (versión preliminar): $0,05 al mes.
- Copia de seguridad Microsoft 365 (versión preliminar): $0,15 al mes.