हे शक्य आहे की काही प्रसंगी तुम्ही Excel दस्तऐवज उघडले असेल आणि तुम्हाला आढळले असेल की त्याच्या काही सेलमध्ये ड्रॉप-डाउन सूची उघडते. हे मायक्रोसॉफ्ट स्प्रेडशीटचे एक अतिशय सुलभ वैशिष्ट्य आहे जे तुम्ही देखील वापरू शकता. या पोस्टमध्ये आम्ही स्पष्ट करतो एक्सेलमध्ये ड्रॉप डाउन सूची कशी तयार करावी
हे एक अतिशय उपयुक्त कार्य आहे, विशेषत: जेव्हा आम्ही शीट्स आणि टेम्पलेट्ससह कार्य करत असतो ज्यामध्ये समान पर्यायांची पुनरावृत्ती होते. परंतु व्यावहारिक असण्याव्यतिरिक्त, हे एक अतिशय दृश्य संसाधन देखील आहे जे कोणत्याही दस्तऐवजांना अधिक व्यावसायिक स्वरूप देते.
ड्रॉप-डाउन सूची (इंग्रजीमध्ये, डाउन ड्रॉप लिस्ट) च्या वापरकर्त्यांना परवानगी द्या एक्सेल पूर्वनिर्धारित सूचीमधून एक आयटम निवडा. ते तयार करण्यासाठी विशेषतः योग्य संसाधन आहे फॉर्म, कारण त्याबद्दल धन्यवाद डेटा एंट्री जलद आणि अधिक अचूक आहे.
या याद्या कशा काम करतात? जेव्हा आपण एक सेल निवडतो ज्यामध्ये सूची आहे, तेव्हा आपल्याला त्याच्या पुढे लहान बाणाचे चिन्ह दिसेल. त्यावर क्लिक केल्यावर, ही यादी पर्यायांच्या मालिकेसह प्रदर्शित होते ज्यामधून आपल्याला एक निवडायचा आहे.
एक्सेलमध्ये ड्रॉपडाउन सूची तयार करण्याची मूळ कल्पना वापरकर्त्याला प्रदान करणे आहे पर्यायांची मर्यादित संख्या. याव्यतिरिक्त, चुका किंवा चुकीचे शब्दलेखन असलेल्या डेटाचा परिचय टाळला जातो.
एक्सेलमध्ये टप्प्याटप्प्याने ड्रॉप-डाउन सूची तयार करा
Excel मध्ये ड्रॉप-डाउन सूची तयार करण्यासाठी या चरणांचे अनुसरण करा:
पायरी 1: सेल निवडा
जर आमच्याकडे आधीच एक एक्सेल शीट आहे जी कमी-अधिक प्रमाणात व्यवस्थित आणि संरचित असेल आणि आम्ही त्यात एक किंवा अधिक ड्रॉप-डाउन सूची घालण्याच्या प्रश्नाचा विचार केला, तर सर्वप्रथम आपण हे केले पाहिजे. माउस पॉइंटरने सेल किंवा सेल निवडा ज्यामध्ये आपण क्लिक केल्यावर सूची उघडू इच्छितो.
पायरी 2: डेटा प्रमाणीकरण
पुढे, आम्ही "डेटा" टॅबवर क्लिक करतो. एकदा उघडल्यानंतर, आम्ही "डेटा टूल्स" गटावर जातो जिथे आपल्याला पर्याय शोधणे आणि दाबणे आवश्यक आहे "माहितीचे वैधीकरण". आम्ही स्थापित केलेल्या Excel च्या आवृत्तीवर अवलंबून, चिन्ह भिन्न असू शकते, जरी सर्वसाधारणपणे ते दोन सेलसारखे दिसते, एक प्रमाणित आणि दुसरा नाही.
पायरी 3: सूची निवडा आणि कॉन्फिगर करा
प्रमाणीकरणानंतर, ड्रॉप-डाउन सूची उघडते, ज्यामध्ये आम्ही पर्याय निवडतो "तयार". तेथे आमच्याकडे इतर पर्याय देखील आहेत ज्याद्वारे आम्ही सेलची सामग्री विशिष्ट स्वरूपांमध्ये (संख्या, तारखा, तास इ.) मर्यादित करू शकू. त्यानंतर, आम्ही दोन वेगवेगळ्या प्रकारे पुढे जाऊ शकतो:
- घटक लिहा जे आम्हाला सूचीमध्ये पर्याय म्‍हणून ऑफर करायचे आहे (ते स्‍वल्‍पविरामाने विभक्त केले पाहिजेत, मोकळी जागा न देता).
- सेलची श्रेणी निवडा ज्यामध्ये ते पर्याय आहेत आणि सेलच्या पुढील बाण चिन्हावर क्लिक करून ते सत्यापित करा जेथे ड्रॉप-डाउन सूची उघडेल.
प्रक्रिया पूर्ण झाल्यावर, निवडलेल्या सेलवर क्लिक केल्याने आम्ही कॉन्फिगर केलेली यादी कशी प्रदर्शित होईल ते पाहू. जर आम्हाला दस्तऐवजाच्या दुसर्या सेलमध्ये ऑपरेशनची पुनरावृत्ती करायची असेल, तर ते क्लिपबोर्डवर कॉपी करणे आणि नवीन सेलमध्ये पेस्ट करणे पुरेसे आहे.
एक्सेलमध्ये डायनॅमिक ड्रॉपडाउन सूची तयार करा
आम्ही Excel मध्ये आमच्या ड्रॉपडाउन सूचीमधील आयटम नियमितपणे बदलण्याचा विचार करत असल्यास, तयार करणे निवडणे अधिक योग्य असेल डायनॅमिक ड्रॉपडाउन सूची. आम्ही मागील विभागात जे पाहिले आहे त्याचा हा एक प्रकार आहे, या प्रकरणात, प्रत्येक वेळी आम्ही सेलमध्ये किंवा स्त्रोत सूचीमध्ये बदल केल्यावर, ड्रॉप-डाउन सूची आपोआप अपडेट केली जाईल.
या प्रकारची यादी तयार करण्याचे दोन मार्ग आहेत: ज्या पद्धतीचे आम्ही आधी स्पष्टीकरण दिले आहे किंवा नियमित नामांकित श्रेणी वापरणे आणि त्याचा संदर्भ देऊन ऑफसेट सूत्र. हे कसे केले जाते ते आम्ही खाली स्पष्ट करतो:
- प्रथम आपल्याला ड्रॉपडाउन मेनू आयटम स्वतंत्र सेलमध्ये लिहावे लागतील.
- मग आम्ही एक नामित फॉर्म्युला तयार करतो (हे करण्यासाठी, डायलॉग उघडण्यासाठी कंट्रोल + F3 की संयोजन वापरा).
- एकदा "नाव" बॉक्समध्ये नवीन नाव लिहिल्यानंतर, आम्ही खालील सूत्र सादर करतो:
=OFFSET(पत्रक!$A$2, 0, 0, COUNTA(पत्रक3!$A:$A), 1) *
पत्रक: पत्रकाचे नाव.
A: ज्या स्तंभात ड्रॉपडाउन आयटम आहेत.
$A$2: सेल ज्यामध्ये पहिला आयटम आहे.
जेव्हा आमच्याकडे आधीच सूत्र परिभाषित असते, तेव्हा आम्हाला सेलच्या श्रेणीवर आधारित ड्रॉप-डाउन मेनू तयार करावा लागतो, जसे आम्ही मागील विभागात पाहिले आहे. सेटअप प्रक्रिया थोडी अधिक कष्टदायक आहे, परंतु जर आम्हाला स्त्रोत सेलच्या सतत बदलत्या सूचीसह कार्य करावे लागले तर ते फायदेशीर ठरेल.
(*) जसे पाहिले जाऊ शकते, या सूत्राचा समावेश आहे दोन कार्ये: OFFSET आणि COUNTA. दुसरे म्हणजे संदर्भित स्तंभातील सर्व रिक्त नसलेल्या सेलची गणना करणे. ही संख्या OFFSET फंक्शनद्वारे वापरली जाते.