In de zakenwereld wordt het beheer van databases steeds belangrijker, essentieel om altijd een correcte en actuele analyse van de informatie te hebben. En dat geldt zowel voor grote bedrijven als voor kleine zelfstandige professionals. In dit bericht zullen we zien hoe Databases maken en beheren in Excel.
Misschien is het belangrijkste voordeel van het beheren van een database dat we alle informatie kunnen hebben die we nodig hebben om een bedrijf te runnen: klanten, verkoop, leveranciers, werknemers of elk ander gebied. We leggen het in meer detail uit in de volgende paragrafen:
Wat is een database in Excel?
Databases in Excel zijn de perfecte tool om informatie te beheren. Het stelt ons in staat om het te allen tijde georganiseerd en gestructureerd te houden, zodat het proces van het vinden van specifieke gegevens snel en eenvoudig is. Bovendien is het een zeer veelzijdig instrument dat we kunnen aanpassen aan onze eigen doelstellingen en behoeften.
Als we naar Excel-spreadsheets, heeft de database de vorm van een grote tabel, met zijn rijen en kolommen, waarin de informatie is ingedeeld in verschillende categorieën. Het belangrijkste is dat alle gegevens zijn gecondenseerd in één document. Alle wijzigingen die we daarin aanbrengen, worden weerspiegeld in de globale dataset.
Naast directe toegang tot alle informatie bieden Excel-databases nog vele andere functies. Er kunnen bijvoorbeeld meerdere gebruikers toegang tot krijgen, trends volgen, enz. Qua veelzijdigheid kunnen we ze zowel gebruiken om magazijninventaris te beheren als om een persoonlijk trainingsproces te sturen.
Wil een Excel-database een effectief hulpmiddel worden, dan moet Het is noodzakelijk om goed te weten hoe het programma werkt en haal zo het maximale uit uw instrumenten.
Excel-database-items
Voordat u weet hoe u een database in Excel moet maken en beheren, is het essentieel om te weten welke elementen er deel van uitmaken:
- tekenen, basiscomponenten voor informatiebeheer in Excel-spreadsheets.
- Overleg. Excel's eigen functies om informatie in verschillende tabellen of databases te zoeken en te relateren.
- Filtros. Tools om specifieke criteria toe te passen en direct specifieke informatie te vinden.
- Identificatie (hoofdsleutel). Optioneel element om een identificatienummer voor een rij, een code, een volgnummer, enz. in te stellen.
Een database maken in Excel
Dit is hoe we stap voor stap databases in Excel kunnen maken:
- First, We maken een document of werkmap in Excel.
- Vervolgens ontwerpen we een tabla op een van de bladen, door een reeks koppen of titels toe te voegen om de informatie te ordenen en te classificeren.
- Vervolgens maken we een reeks van zoekfilters voor de gegevenstabel.
- Vervolgens voegen we de Excel-formules die we in de tabel willen gebruiken.
- Tot slot maken we de archief voor elk van de rijen.
Om de in punt 3 genoemde zoekfilters aan te maken, is het noodzakelijk om de headers of titels van de aangemaakte database te selecteren. Dan moet je naar het menu Start gaan, waar we zoeken naar de optie Sorteren en filteren - Filteren, aan de rechterkant van de optiebalk.
Praktische hulpprogramma's van de databases
Er zijn veel praktische toepassingen van databases in Excel, die kunnen variëren van zeer eenvoudig tot zeer complex. Sommigen van hen hebben we hierboven al genoemd. Het basisidee is controle over alle informatie en in staat zijn om wijzigingen aan te brengen. Binnen de commerciële en zakelijke wereld is dit iets van het allergrootste belang. Dit zijn enkele voorbeelden:
- databanken van leveranciers met als doel de aankopen exact bij te houden en bij de onderhandelingen meer voordeel te proberen te behalen.
- databanken van klanten, omdat het voor elk bedrijf essentieel is om zijn klanten goed te kennen, hun voorkeuren, bewegingen, enz. om meer tevredenheid te bereiken en meer omzet te behalen.
- databanken van voorraad, om in detail en in realtime de status van de producten in een magazijn te kennen. Hiermee kunt u beslissen wat en hoeveel u produceert, opslaat of verkoopt.
- databanken van verkoop, waarmee ze hun voortgang en winstgevendheid kunnen analyseren en de mogelijkheid kunnen beoordelen om nieuwe bedrijfsstrategieën vast te stellen.
- databanken van persoonlijk. Bij hen is het de bedoeling om onder andere controle te hebben over de werknemers, hun voorwaarden, hun salaris of hun prestaties.
Als conclusie kan gesteld worden dat het correct beheren van databases in Excel een zeer effectieve manier van ondernemen is, waarbij alle basisaspecten op een relatief eenvoudige manier beheerst worden. Een vijfsterrentool.