Draaitabellen zijn een bijzonder handig hulpmiddel als we met een grote hoeveelheid gegevens moeten werken en deze willen segmenteren, zodat we deze kunnen zien en op de meest effectieve manier kunnen gebruiken. Naar de voeg een filter toe aan een draaitabel, maken wij dit nog eenvoudiger.
Bij een eerdere gelegenheid hadden we het er al met u over hoe u draaitabellen maakt in Excel, maar vandaag gaan we op dit gebied vooruitgang blijven boeken, zodat uw tabellen steeds professioneler worden en het voor u gemakkelijker wordt om de informatie die erin staat te analyseren.
Waarom zijn draaitabellen zo nuttig?
Excel leren gebruiken en er het maximale uit halen is niet altijd eenvoudig. Dit komt omdat deze office-tool Het heeft een groot aantal functies, en het is moeilijk om ze te kennen en te weten hoe je ze allemaal moet toepassen. Maar als er iets is dat u moet weten, is het een dynamische tabel te maken en vervolgens de bijbehorende filters toe te passen om de informatie te segmenteren.
Mocht je nog twijfelen over het nut van deze tabellen, let dan goed op:
- Samenvatting van gegevens. Via deze tabellen kunnen we bestanden met grote hoeveelheden informatie creëren en deze beter beheersbaar maken. Door verschillende filters toe te passen, hebben we binnen enkele seconden toegang tot belangrijke informatie.
- Groeperen en segmenteren. Het begrijpen van gegevens is veel eenvoudiger als we deze groeperen op basis van een of meer categorieën. Als we bijvoorbeeld de boekhouding voor een bedrijf doen, zal het interessant zijn om inkomsten- en uitgavengegevens te groeperen op basis van het kwartaal waarin ze zich hebben voorgedaan.
- Filtro's personalisaties. U kunt alle gewenste filters maken en de informatie zo veel segmenteren als u wilt. Hoe specifieker de filters zijn, hoe gemakkelijker en sneller het zal zijn om toegang te krijgen tot specifieke informatie.
- Gegevensvergelijking. Een dynamische tabel vergelijkt verschillende gegevens met elkaar, iets dat erg handig kan zijn bij het nemen van beslissingen.
- Trendanalyse. Als je verder gaat dan het vergelijken van gegevens en het analyseren van de cijfers, kun je bepaalde trends ontdekken. Bijvoorbeeld als u meer eenheden van een bepaald artikel verkoopt.
- Automatische update. De tabel wordt automatisch bijgewerkt wanneer er een wijziging in de gegevens optreedt. Hierdoor is te allen tijde toegang tot realtime informatie gegarandeerd.
- Tijd besparen. Met draaitabellen hoeft u uw leven niet ingewikkelder te maken door ingewikkelde formules te maken die de gegevens samenvatten. Dit bespaart tijd en verkleint de kans op fouten.
- Aangepaste rapporten. Terwijl u draaitabellen leert gebruiken en de gegevens ervan filtert, kunt u binnen enkele minuten aangepaste rapporten maken.
- Interactieve verkenning. Als u van het ene filter naar het andere overschakelt, kunt u verschillende gegevens zien in een tabel die veel informatie bevat. Door te spelen met de velden en filters kun je vanuit verschillende perspectieven een diepgaande analyse doen.
Hoe u een filter aan een draaitabel toevoegt
Nu u weet hoe nuttig deze tool kan zijn, is het tijd om in detail te analyseren wat u moet doen om een filter in een draaitabel te plaatsen. Laten we stap voor stap gaan.
Bereid de informatie voor
Voordat we met een tabel gaan werken, moeten we ervoor zorgen dat we de informatie goed georganiseerd hebben in een Excel-sheet. Controleren of elke kolom een kop heeft die deze duidelijk identificeert.
Dit lijkt misschien onbelangrijk, maar is dat in werkelijkheid niet. Met een goede header kan Excel de informatie goed herkennen en er beter mee werken.
Selecteer de gegevens
Deze stap is net zo eenvoudig als het openen van de spreadsheet en Klik op een cel binnen het gegevensbereik dat u in de dynamische tabel gaat opnemen. Om het wat makkelijker te maken, kun je de draaitabelwizard gebruiken door op het tabblad te klikken "Invoegen" en dan in "Dynamische tafel", verschijnt er een wizard die u door het proces leidt.
Als u een gevorderde Excel-gebruiker bent, kunt u de tabel zonder hulp maken. Handmatig definiëren van het gegevensbereik waarmee u wilt werken.
Zodra de tabel is gemaakt, kunt u deze op hetzelfde blad laten staan of naar een nieuw blad verplaatsen.
Voeg filter toe
Op dit punt heeft u uw dynamische tabel al gemaakt en zijn alle velden die de informatie bevatten waarmee u wilt werken goed gelokaliseerd. Het is tijd om een filter aan een draaitabel toe te voegen. Om dit te doen, volgt u deze stappen:
- Selecteer het filterveld. Sleep een veld naar het gedeelte 'Filtergebied' om een filtervak bovenaan de tabel te maken. Het is een vervolgkeuzelijst of lijst met de velden die de verschillende categorieën vertegenwoordigen waarop u de gegevens kunt segmenteren.
- Open de filterbox. Klik op de vervolgkeuzepijl voor het veld dat u als filter wilt toepassen. U krijgt dan nieuwe opties te zien die beschikbaar zijn om op dat veld toe te passen.
- Selecteer filteropties. Kies in dat dialoogvenster de vakjes die overeenkomen met de opties die u in het filter wilt opnemen. In sommige gevallen ziet u mogelijk meerdere selectieopties. Kies wat het beste bij uw behoeften past.
- Pas het filter toe. Nadat u de filteropties heeft gekozen, moet u op "Accepteren" of "Toepassen" klikken om ze van kracht te laten worden. De tabel wordt dan automatisch bijgewerkt en Excel toont u alleen de gegevens die overeenkomen met de zoekcriteria die u hebt opgegeven.
- Wijzig of verwijder het filter. Als u het gemaakte filter wilt verwijderen of wijzigen in een ander filter, opent u het filtervak opnieuw, klikt u op de vervolgkeuzepijl en past u het opnieuw aan volgens uw voorkeuren.
Het goede aan filters die op draaitabellen worden toegepast, is dat ze dit toestaan informatie verkennen en analyseren op basis van uw behoeften. Dit bespaart u veel tijd en zonder dat u wijzigingen hoeft aan te brengen in de originele gegevens. Juist om deze reden worden we geconfronteerd met een van de belangrijkste functionaliteiten die Excel ons biedt.
Zoals u heeft gezien, is het toevoegen van een filter aan een draaitabel niet zo ingewikkeld als het lijkt. Als je het een paar keer hebt gedaan, ben je een echte expert in deze functionaliteit. Kunt u ons uw ervaring met deze tafels vertellen?