Miljoenen mensen gebruiken Gmail ook om werkredenen. Ze hebben een bedrijfsaccount waarmee ze in contact staan met klanten, leveranciers of mensen binnen het bedrijf zelf. Als we op vakantie gaan, is de kans groot dat we dit account niet zullen gebruiken, dus we hebben meestal verschillende opties, hoe u automatische antwoorden genereert, zodat ze weten dat we niet beschikbaar zijn.
Het is een handige optie, maar als we willen dat iemand kan antwoorden, we kunnen gebruik maken van de zogenaamde gedeelde accounts in Gmail. Het is een handige optie in het geval van een bedrijf, waardoor een persoon toegang heeft tot de berichten die op dit moment bij ons binnenkomen.
Dit soort accounts meerdere mensen er toegang toe geven Het kan een Gmail-account zijn dat voor dit doel is aangemaakt, om met meerdere mensen te delen. Het kan ook zijn dat iemand voor een bepaalde tijd toegang heeft tot de uwe, zoals vakantie of ziekteverlof. Alle e-mails die naar dat account worden gestuurd, kunnen dus eenvoudig worden beantwoord.
Een e-mailadres en wachtwoord worden gedeeld Ze zijn zo ontworpen dat alleen bepaalde mensen toegang hebben. Het kan bijvoorbeeld een account zijn waartoe de medewerkers van een specifieke sectie of afdeling toegang hebben, en op deze manier ervoor zorgen dat de e-mails die daar binnenkomen nooit onbeheerd achterblijven. Het zijn zeer comfortabele opties in werkomgevingen, zoals u kunt zien. We kunnen dus elk account in deze e-mailservice configureren als een gedeelde account.
Stel een gedeeld account in Gmail in
We openen eerst het betreffende Gmail-account op de computer. Als we in de inbox ervan zijn, moeten we op het tandwielpictogram klikken, rechtsboven. Er verschijnt dan een klein contextmenu op het scherm, waarin verschillende opties zijn. Klik vervolgens op de configuratieoptie. Als we eenmaal in de configuratie zijn, zien we dat er bovenaan een aantal tabbladen zijn. Een van deze opties is Accounts en Import, waarop we gaan klikken.
We scrollen een beetje naar beneden en we vinden de sectie met de naam Toegang verlenen tot uw account. In dit gedeelte kunnen we andere Gmail-accounts er toegang toe geven. Aan dit account kunnen afgevaardigden worden toegevoegd, in dit geval maximaal 10. Hoewel als het een zakelijk account is, dit cijfer loopt op tot 25 Het kan dus zonder al te veel moeite een gedeeld account zijn voor bijvoorbeeld een afdeling.
In dit gedeelte van het verlenen van toegang tot het account, is er aan de rechterkant een tekst in blauwe letters met de tekst 'Nog een account toevoegen' We moeten op deze tekst klikken en vervolgens wordt ons gevraagd het e-mailadres in te voeren van de persoon die we toegang willen geven tot ons Gmail-account. Er wordt dan een tweede venster op het scherm geopend, waarin een waarschuwing wordt weergegeven over de gevolgen van het geven van toegang tot het account aan iemand. We hoeven op dat moment alleen op verzenden te drukken en de stappen op het scherm te voltooien.
De andere persoon ontvangt dan een e-mail wanneer we dit proces hebben afgerond. Hierin wordt u verteld dat u al toegang heeft tot dit e-mailaccount. Daarom u kunt alle e-mails zien die op hetzelfde moment aankomen Naast de mogelijkheid om op elk moment nieuwe e-mails te beantwoorden en te verzenden. Dus als we op reis zijn of een tijdje geen toegang hebben tot het account, kunnen we andere mensen toestaan dit te doen. Dit Gmail-account wordt dus niet onbeheerd achtergelaten. Zoals u kunt zien, is het opzetten van dit type account eenvoudig en erg handig. Aarzel niet om deze functie te gebruiken.