In elke organisatie of project, ongeacht de aard ervan, is een van de noodzakelijke voorwaarden voor het uitvoeren van het werk en het bereiken van de doelstellingen dat de communicatie tussen de medewerkers goed verloopt. Zeker als het om werken op afstand gaat. En daarvoor heb je de juiste tools nodig. In dit bericht gaan we alles analyseren wat ernaar verwijst Microsoft Yammer, wat het is en waarvoor het wordt gebruikt.
Omdat Yammer zonder twijfel een van die referentietools is als het gaat om wedden op de samenwerkingswerk en het beste op het gebied van creativiteit en productiviteit verkrijgen van werkteams die op afstand samenwerken. Kortom een instrument dat zich perfect aanpast aan nieuwe tijden en nieuwe manieren van doen.
Wat is Microsoft Yammer?
We zouden kunnen definiëren Microsoft Yammer als een unieke sociale netwerkdienst gericht op de interne communicatie van een bedrijf. Deze service is in 2008 gemaakt door een bedrijf genaamd Geni en werd later in 2012 door Microsoft overgenomen.
Het oorspronkelijke idee is om een manier te creëren waarmee werknemers van hetzelfde bedrijf te allen tijde met elkaar verbonden en gecommuniceerd kunnen worden om hun werkcapaciteit te verbeteren. Er zijn mensen die het hebben gedefinieerd als "het Facebook van de zakenwereld" waar in plaats van vrienden collega's zijn en in plaats van reclame zakelijke herinneringen.
Momenteel is deze service inbegrepen Microsoft Office en wordt door talloze bedrijven over de hele wereld gebruikt.
Waar wordt Microsoft Yammer voor gebruikt?
Een deel van het succes van Yammer in veel bedrijfsorganisaties ligt in het feit dat het uiterst eenvoudig te configureren en te beheren is: voor iedereen die ooit Facebook heeft gebruikt, kent de interface geen geheimen. Daarnaast is het een zeer praktisch hulpmiddel dat veel voordelen biedt. Dit zijn enkele van de meest opvallende:
Aanmaken van persoonlijke profielen en groepen
Op basis van gebruikersinformatie uit de directory van de organisatie kunt u met Yammer creëren persoonlijke profielen met verschillende mate van detail, evenals verschillende niveaus van toegang tot informatie van het bedrijf. Elk van de gebruikers heeft de mogelijkheid om de berichten van anderen te volgen.
Op dezelfde manier kunnen deze profielen dat ook zijn gegroepeerd rond een thema of project (of zelfs meerdere tegelijk), altijd inspelend op de eigen behoeften van het bedrijf.
Samenwerking op afstand
Voor bedrijven die meerdere werkcentra hebben die zich op locaties ver van elkaar bevinden, blijkt Yammer een fantastisch hulpmiddel voor communicatie en samenwerking op afstand.
Het is directer en effectiever dan e-mail: De reacties zijn directer en worden in groepen gepubliceerd, wat de toegang tot informatie bevordert en de kans op verwarring en misverstanden verkleint. Kortom, alles vertaalt zich in een meer spreekvaardigheid bij het communiceren en werken als team.
Werknemerstraining
Je zou kunnen zeggen dat dit een positieve bijwerking afgeleid van de implementatie van Yammer in een bedrijf. Elke dag lezen alle gebruikers updates van andere bijdragers, of publiceren ze hun eigen updates een continue leeroefening, bijna onvrijwillig.
Na verloop van tijd verwerven gebruikers gespecialiseerde kennis van de sector waarin zij werken zelfs effectiever dan wanneer zij gespecialiseerde seminars of cursussen zouden hebben gevolgd. Dit is wat bekend staat als leren ‘op de automatische piloot’.
Grotere transparantie
Een van de belangrijkste favoriete voordelen van het gebruik van open chat-tools binnen een organisatie is dat het het idee van eerlijkheid en transparantie van het bedrijf uitstraalt. Procedures, doelstellingen, voortgang, twijfels, indicaties... Iedereen kent de rollen van de anderen en alles ligt op tafel, zichtbaar voor iedereen, waardoor de mogelijkheid wordt uitgesloten dat er wantrouwen ontstaat onder de medewerkers. Of tussen bazen en ondergeschikten.
Office 365
Yammer-groepen zijn ook verbonden met Office 365. Dit betekent dat ze dat ook hebben toegang tot alle functies van de kantoorsuite. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om Yammer binnen te gebruiken Teams vanuit de applicatie zelf of via Outlook. Op dezelfde manier kunnen alle bestanden die naar Groepen zijn geüpload, ook in SharePoint worden opgeslagen.
Aanbevelingen voor groepseigenaren
In de laatste update heeft Yammer zijn serviceaanbod vernieuwd onder de naam Yammer-gemeenschappen. Dit betekende dat de mogelijkheden van het gebruik van deze tool werden uitgebreid, waardoor groepseigenaren nieuwe mogelijkheden kregen om de interne communicatie in hun organisaties te verbeteren.
Configureer alles tot in detail voordat u begint
Voordat u alle leden en medewerkers van een groep aanmoedigt om eraan deel te nemen, je moet wat tijd investeren in de configuratie: bereid de interface zo voor dat deze aantrekkelijk is, zoek een aantrekkelijke en passende naam, selecteer zorgvuldig de applicaties die kunnen worden gebruikt...
Het is ook belangrijk om de uitstraling van de groep te personaliseren. De visuele identiteit van het bedrijf mag niet ontbreken om een gevoel van verbondenheid te creëren en participatie aan te moedigen.
Stel een moderator aan
Eén of meerdere, als de groep groot is. Het is een meer dan noodzakelijke rol voor vermijd chaos en verspreiding. De moderator moet leiding geven aan de inhoudsstrategie van de groep, twijfels oplossen en communityleden begeleiden bij activiteiten en communicatie.
De ‘censurerende’ rol van de moderator is hier secundair, omdat er bij afwezigheid van anonieme profielen zeer weinig kans is dat het negatieve gedrag dat we op sociale netwerken kunnen zien, zich voordoet.
Gebruiksregels opstellen
Tenslotte een aanbeveling voor het goed functioneren van elke Microsoft Yammer-groep: het schrijven van een kort document waarin een reeks basisgebruiksregels wordt vastgelegd. Bovenal om bijvoorbeeld racistische, seksistische opmerkingen etc. te vermijden. of dat werkgesprekken uiteindelijk ontaarden in politieke discussies. Alle deelnemers moeten zich aan deze regels houden en respecteren.