As tabelas dinâmicas são uma ferramenta particularmente útil quando temos que trabalhar com uma grande quantidade de dados e queremos segmentá-los para que possamos vê-los e utilizá-los da forma mais eficaz possível. Para o adicionar um filtro a uma tabela dinâmica, tornamos isso ainda mais fácil.
Em uma ocasião anterior já conversamos com você sobre como criar tabelas dinâmicas no Excel, mas hoje vamos continuar avançando nesse assunto para que suas tabelas fiquem cada vez mais profissionais e seja mais fácil para você analisar as informações nelas contidas.
Por que as tabelas dinâmicas são tão úteis?
Aprender a usar o Excel e aproveitá-lo ao máximo nem sempre é fácil. Isso ocorre porque esta ferramenta de escritório Possui um grande número de recursos, e é difícil conhecê-los e saber aplicá-los todos. Mas, se há algo que você precisa saber fazer é criar uma tabela dinâmica e depois aplicar os filtros correspondentes para segmentar a informação.
Se você ainda tem dúvidas sobre a utilidade dessas tabelas, preste muita atenção:
- Resumo de dados. Através dessas tabelas podemos criar arquivos com grande quantidade de informações e torná-los mais gerenciáveis. Ao aplicar diferentes filtros, acessamos informações importantes em apenas alguns segundos.
- Agrupamento e segmentação. Compreender os dados é muito mais fácil quando os agrupamos com base em uma ou mais categorias. Por exemplo, se fizermos a contabilidade de um negócio, será interessante agrupar os dados de receitas e despesas com base no trimestre em que ocorreram.
- Filtros personalizados. Você pode criar todos os filtros que desejar e segmentar as informações o quanto quiser. Quanto mais específicos forem os filtros, mais fácil e rápido será o acesso a informações específicas.
- Comparação de dados. Uma tabela dinâmica compara diferentes dados entre si, algo que pode ser muito útil na tomada de decisões.
- Análise de tendências. Se você for além da comparação de dados, analisando os números poderá detectar certas tendências. Por exemplo, se você estiver vendendo mais unidades de um determinado item.
- Atualização automática. A tabela é atualizada automaticamente quando há alteração em algum de seus dados. Isso garante acesso a informações em tempo real em todos os momentos.
- Ahorro de tempo. Com tabelas dinâmicas você não precisa complicar sua vida criando fórmulas complicadas que resumem os dados. Isso economiza tempo e reduz as chances de cometer erros.
- Relatórios personalizados. Ao aprender a usar tabelas dinâmicas e filtrar seus dados, você poderá criar relatórios personalizados em apenas alguns minutos.
- Exploração interativa. Mudar de um filtro para outro permite ver dados diferentes em uma tabela que contém muitas informações. Brincando com os campos e filtros você pode fazer uma análise aprofundada de diferentes perspectivas.
Como adicionar filtro a uma tabela dinâmica
Agora que você sabe o quão útil essa ferramenta pode ser, é hora de analisar detalhadamente o que fazer para colocar um filtro dentro de uma tabela dinâmica. Vamos passo a passo.
Prepare as informações
Antes de começar a trabalhar com uma tabela temos que nos certificar de que temos as informações bem organizadas em uma planilha Excel. Verificar se cada coluna possui um título que a identifique claramente.
Isso, que pode parecer sem importância, na verdade não é, porque um bom cabeçalho permitirá que o Excel reconheça bem as informações e trabalhe melhor com elas.
Selecione os dados
Esta etapa é tão simples quanto abrir a planilha e Clique em qualquer célula dentro do intervalo de dados que você incluirá na tabela dinâmica. Para facilitar um pouco, você pode usar o assistente de tabela dinâmica clicando na guia "Inserir" e depois em "Tabela dinâmica", um assistente aparecerá para guiá-lo durante o processo.
Se você é um usuário avançado do Excel, pode criar a tabela sem ajuda. Definir manualmente o intervalo de dados com o qual deseja trabalhar.
Depois de criada a tabela, você tem a opção de deixá-la na mesma planilha ou levá-la para uma nova.
Aplique o filtro
Neste ponto você já criou sua tabela dinâmica e tem todos os campos que contêm as informações com as quais deseja trabalhar bem localizados. É hora de adicionar um filtro a uma tabela dinâmica. Para fazer isso, siga estas etapas:
- Selecione o campo de filtro. Arraste um campo para a seção “Área de filtro” para criar uma caixa de filtro na parte superior da tabela. É uma caixa suspensa ou lista com os campos que representam as diferentes categorias pelas quais você pode segmentar os dados.
- Abra a caixa do filtro. Clique na seta suspensa do campo que deseja aplicar como filtro e serão mostradas novas opções disponíveis para aplicar a esse campo.
- Selecione opções de filtro. Nessa caixa de diálogo, escolha as caixas que correspondem às opções que deseja incluir no filtro. Em alguns casos, você poderá ver várias opções de seleção. Escolha o que melhor se adapta às suas necessidades.
- Aplique o filtro. Após escolher as opções de filtro você deve clicar em “Aceitar” ou “Aplicar” para que tenham efeito. A tabela será atualizada automaticamente e o Excel mostrará apenas os dados que correspondem aos critérios de pesquisa que você especificou.
- Modifique ou exclua o filtro. Caso precise excluir o filtro criado, ou alterá-lo para outro, reabra a caixa de filtro, clique na seta suspensa e ajuste novamente de acordo com suas preferências.
A vantagem dos filtros aplicados às tabelas dinâmicas é que eles permitem explore informações e analise-as de acordo com suas necessidades. Economizando muito tempo e sem a necessidade de fazer modificações nos dados originais. Precisamente por esta razão, estamos perante um dos funcionalidades mais importantes que o Excel nos oferece.
Como você viu, adicionar um filtro a uma tabela dinâmica não é tão complicado quanto parece. Depois de fazer isso algumas vezes, você será um verdadeiro especialista nessa funcionalidade. Você pode nos contar sua experiência com essas mesas?