É possível que em alguma ocasião você tenha aberto um documento do Excel e tenha descoberto que uma lista suspensa se abre em algumas de suas células. Este é um recurso muito útil das planilhas da Microsoft que você também pode usar. Neste post explicamos como criar lista suspensa no excel
Esta é uma função muito útil, principalmente quando estamos trabalhando com planilhas e templates nos quais as mesmas opções se repetem. Mas além de prático, também é um recurso muito visual que dá um ar mais profissional a qualquer documento.
As listas suspensas (em inglês, lista suspensa) permite que usuários de Excel selecionar um item de uma lista predefinida. É um recurso particularmente adequado para fazer formulários, porque graças a ele a entrada de dados é mais rápida e também mais precisa.
Como funcionam essas listas? Quando selecionamos uma célula que contém uma lista, veremos ao lado dela o ícone de uma pequena seta. Ao clicar nele, esta lista é exibida com uma série de opções entre as quais devemos selecionar uma.
A ideia básica de criar listas suspensas no Excel é fornecer ao usuário um número limitado de opções. Além disso, evita-se a introdução de dados com erros ou erros ortográficos.
Crie uma lista suspensa no Excel passo a passo
Estas são as etapas a seguir para criar listas suspensas no Excel:
Etapa 1: selecione a célula
Se já temos uma planilha Excel mais ou menos organizada e estruturada e consideramos a questão de inserir nela uma ou mais listas suspensas, a primeira coisa que devemos fazer é selecione com o ponteiro do mouse a célula ou células em que queremos que a lista abra quando clicamos nela.
Etapa 2: validação de dados
Em seguida, clicamos na guia "Dados". Depois de aberto, vamos ao grupo "Ferramentas de dados", onde devemos encontrar e pressionar a opção "Data de validade". Dependendo da versão do Excel que instalamos, o ícone pode variar, embora em geral pareça duas células, uma validada e outra não.
Passo 3: Selecione e configure a lista
Após a validação, uma lista suspensa é aberta, na qual escolhemos a opção "Preparar". Lá também temos outras opções através das quais poderemos limitar o conteúdo da célula a determinados formatos (números, datas, horas, etc.). Então, podemos proceder de duas maneiras diferentes:
- escreva os elementos que queremos oferecer como opções dentro da lista (devem ser separadas por vírgula, sem espaços).
- Selecione um intervalo de células que contenham essas opções e valide-o clicando no ícone de seta ao lado da célula onde a lista suspensa será aberta.
Uma vez concluído o processo, veremos como clicar na célula escolhida exibirá a lista que configuramos. Se quisermos repetir a operação em outra célula do documento, bastará copiá-la para a área de transferência e colá-la na nova célula.
Crie uma lista suspensa dinâmica no Excel
Se planejamos alterar regularmente os itens em nossa lista suspensa no Excel, pode ser mais apropriado optar por criar um lista suspensa dinâmica. Esta é uma variante do que vimos na seção anterior, com a particularidade de que, neste caso, sempre que fizermos uma alteração nas células ou na lista de fontes, a lista suspensa será atualizada automaticamente.
Existem duas maneiras de criar esse tipo de lista: com o mesmo método que explicamos antes ou usando um intervalo nomeado regular e referenciando-o com o fórmula DESVIO. Explicamos como isso é feito a seguir:
- Primeiro, precisamos escrever os itens do menu suspenso em células separadas.
- Em seguida, criamos uma fórmula nomeada (para fazer isso, use a combinação de teclas Control + F3 para abrir a caixa de diálogo).
- Uma vez escrito o novo nome na caixa "Nome", introduzimos a seguinte fórmula:
=DESLOC(Folha!$A$2, 0, 0, CONT.(Folha3!$A:$A), 1) *
Planilha: nome da planilha.
A : A coluna onde os itens suspensos estão localizados.
$A$2: A célula que contém o primeiro item.
Quando já tivermos a fórmula definida, basta criar um menu suspenso baseado em um intervalo de células, como vimos na seção anterior. O processo de configuração é um pouco mais trabalhoso, mas valerá a pena se tivermos que trabalhar com uma lista de células de origem em constante mudança.
(*) Como pode ser visto, esta fórmula consiste em duas funções: OFFSET e COUNTA. A segunda é contar todas as células não em branco na coluna referenciada. Esta contagem é usada sucessivamente pela função OFFSET.