Todo el mundo conoce bien y utiliza de forma más o menos habitual los programas Word y Excel de la suite ofimática de Microsoft. Sin embargo, hay otro programa mucho menos popular, aunque realmente útil (especialmente para pequeñas empresas y negocios) si se sabe utilizar bien: Microsoft Access. En este post vamos a ver qué es exactamente este software y cómo podemos utilizarlo.
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos adaptado para recopilar datos de otras utilidades como Excel y otras. Su manejo es muy sencillo y el abanico de posibilidades a la hora de usarlo, muy amplio: desde inventarios a seguimiento de actividades comerciales, además de muchas más cosas.
Qué es Microsoft Access
La primera versión de Microsoft Access apareció en el año 1994. Desde entonces hasta hoy han sido lanzadas muchas actualizaciones. La última, que data de 2021, es compatible tanto con Windows 10 como con Windows 11.
Microsoft Access fue y sigue siendo una herramienta muy práctica a la hora de crear, gestionar y administrar bases de datos. Un recurso que hace la vida más fácil a las pequeñas empresas cuando se ven obligadas a manejar grandes volúmenes de datos y registros.
La gran virtud de este programa es la de simplificar la tarea de gestión mediante fórmulas especiales para realizar determinados cálculos, lo cual resulta muy práctico no solo para almacenar y consultar datos de forma rápida y sencilla, sino también para realizar análisis más complejos.
Requisitos de funcionamiento
Esta es la lista de requisitos para utilizar la última versión de Microsoft Access:
- Procesador de 2 núcleos a 1,6 GHz.
- Sistema operativo Windows 11 o Windows 10.
- Memoria 4 GB (64 bits), 2 GB (32 bits) de RAM
- 4 GB de espacio disponible en disco
- Resolución de pantalla de 1024 × 768
- Tarjeta gráfica DirectX 10 para la aceleración de gráficos por hardware en PC.
- Requisitos adicionales: Acceso a Internet y Cuenta Microsoft.
Formatos soportados
Microsoft Access puede guardar información en los siguientes formatos:
- Complemento de acceso (.accda)
- Access Database Runtime (.accdr)
- Plantilla de base de datos de Access (.accdt)
- Base de datos de acceso protegido (.accede)
- Base de datos de Access (.acdb)
- Plantilla de proyecto en blanco (.adn)
- Acceso directo de Windows: Tabla de acceso (.estera)
- Archivos de bloqueo (.laccdb)
- Windows: Formulario de acceso (.maf)
- Windows: acceso a macro (.mam)
- Windows: Consulta de acceso (.maq)
- Windows: Informe de acceso (.mar)
- Workgroup, base de datos para seguridad a nivel de usuario (.mdw)
Dónde descargar o comprar Microsoft Access
Los usuarios de Windows que tengan instalada en sus equipos la suite ofimática de Microsoft Office ya dispondrán de esta herramienta en su versión básica. Sin embargo, para poder acceder a todas las funciones avanzadas de Microsoft Access y obtener partido de todo su potencial, es recomendable visitar la web de Microsoft (en concreto, este enlace) para comprarlo o probarlo temporalmente de forma gratuita durante un periodo limitado de tiempo.
Aspectos destacados de Microsoft Access
Al decir que esta es una herramienta ideal para pequeñas empresas y trabajadores autónomos, lo hacemos pensando en que las características básicas de Access se pueden adaptar muy bien a sus necesidades. Para ilustrar esto, vamos a repasar brevemente algunas de las más interesantes:
Plantillas integradas
Una de las virtudes de este programa es que cualquier usuario puede manejarlo sin problemas. Las plantillas preconfiguradas nos proporcionan un buen punto de partida cuando no estamos seguros de cómo empezar a organizar nuestros datos.
Las plantillas de Access están disponibles en la pestaña «Archivo» de la interfaz. Al hacer clic sobre ella, tendremos a nuestra disposición un motón de formatos predefinidos. Solo tenemos que seleccionar el más adecuado para nosotros y modificarlo siguiendo nuestras preferencias y necesidades.
Exportación de datos
Todos los datos de nuestra base de datos pueden ser exportados a otros formatos (Excel, PDF, etc.) desde el botón «Datos Externos» que se encuentra en la cinta superior de comandos y opciones.
Consulta de datos
A la hora de consultar datos concretos es cuando más claramente se nota la eficacia de gestión de bases de datos a través de Microsoft Access. Para realizar una consulta, hay que ir al botón «Crear» y desde allí acceder a la pestaña «Diseño de consulta». Después solo hay que seleccionar las tablas que deseemos y hacer clic en «Ejecutar».
Función «Tell me»
Dentro del apartado «¿Qué deseas hacer?» nos encontramos con una funcionalidad muy específica de Access llamada «Tell me». También vamos a poder usar esta opción para realizar consultas, pero su lista de utilidades es más larga e incluye la capacidad de crear tablas e informes, entre otras cosas.
VBA
VBA son las siglas de «Visual Basic for Application», un lenguaje de programación con el que manejar y gestionar las bases de datos de una manera más simple. Entre otras cosas, permite validar datos y detectar errores. Muy práctico.
Todas estas características hacen que cualquier usuario pueda utilizar Microsoft Access para las más variadas tareas. Por ejemplo, los docentes pueden usarlas para gestionar las hojas de asistencia y las calificaciones de sus alumnos; los comerciantes puedes realizar inventarios de los productos de su tienda y su almacén; los autónomos pueden manejar la contabilidad de una cuenta empresarial… Y así un largo etcétera.