V obchodnom svete sa správa databáz stáva čoraz dôležitejšou, nevyhnutnou pre vždy správnu a aktualizovanú analýzu informácií. A to platí pre veľké spoločnosti aj pre malých nezávislých profesionálov. V tomto príspevku uvidíme ako Vytvárajte a spravujte databázy v Exceli.
Možno hlavnou výhodou správy databázy je, že budeme môcť mať všetky informácie, ktoré potrebujeme na podnikanie: zákazníkov, predaj, dodávateľov, zamestnancov alebo akúkoľvek inú oblasť. Podrobnejšie to vysvetľujeme v nasledujúcich odsekoch:
Čo je databáza v Exceli?
Databázy v Exceli sú dokonalým nástrojom na správu informácií. Umožňuje nám to mať vždy prehľad a štruktúru, takže proces hľadania konkrétnych údajov je rýchly a jednoduchý. Okrem toho je veľmi všestranný nástroj, ktorý môžeme prispôsobiť našim vlastným cieľom a potrebám.
Ak pôjdeme do excelové tabuľky, databáza má formu veľkej tabuľky s jej riadkami a stĺpcami, v ktorej sú informácie zaradené do rôznych kategórií. Najdôležitejšie je, že všetky údaje sú zhrnuté v jednom dokumente. Všetky zmeny, ktoré v ňom vykonáme, sa prejavia v globálnom súbore údajov.
Okrem okamžitého prístupu ku všetkým informáciám ponúkajú Excel databázy mnoho ďalších funkcií. Napríklad viacerí používatelia môžu mať k nim prístup, sledovať trendy atď. Z hľadiska všestrannosti ich môžeme využiť ako na riadenie skladových zásob, tak aj na riadenie osobného školiaceho procesu.
Samozrejme, aby sa databáza Excel stala efektívnym nástrojom, Je potrebné dobre vedieť, ako program funguje a vyťažte tak zo svojich nástrojov maximum.
Položky databázy Excel
Predtým, ako budete vedieť, ako vytvoriť a spravovať databázu v Exceli, je nevyhnutné vedieť, aké sú prvky, ktoré sú jej súčasťou:
- kresliť, základné komponenty pre správu informácií v excelovských tabuľkách.
- konzultácie. Vlastné funkcie Excelu na vyhľadávanie a prepájanie informácií obsiahnutých v rôznych tabuľkách alebo databázach.
- Filtros. Nástroje na uplatnenie konkrétnych kritérií a okamžité vyhľadanie konkrétnych informácií.
- ID (hlavný kľúč). Voliteľný prvok na nastavenie identifikačného čísla pre riadok, kódu, sériového čísla atď.
Ako vytvoriť databázu v Exceli
Takto budeme môcť vytvárať databázy v Exceli krok za krokom:
- Po prvé, Vytvoríme dokument alebo zošit v Exceli.
- Ďalej navrhujeme a stôl na jeden z hárkov pridaním série nadpisov alebo nadpisov na usporiadanie a klasifikáciu informácií.
- Potom vytvoríme sériu vyhľadávacie filtre pre tabuľku údajov.
- Ďalej pridáme excelovské vzorce ktoré chceme použiť v tabuľke.
- Nakoniec vytvoríme evidencia pre každý z riadkov.
Pre vytvorenie vyhľadávacích filtrov uvedených v bode 3 je potrebné vybrať hlavičky alebo nadpisy vytvorenej databázy. Potom musíte prejsť do ponuky Štart, kde hľadáme možnosť Zoradiť a filtrovať - Filter, ktorá sa nachádza na pravej strane panela možností.
Praktické využitie databáz
V Exceli existuje mnoho praktických aplikácií databáz, ktoré môžu siahať od veľmi jednoduchých až po veľmi zložité. Niektoré z nich sme už uviedli vyššie. Základná myšlienka je kontrolovať všetky informácie a byť schopný ich meniť. V komerčnom a obchodnom svete je to niečo mimoriadne dôležité. Toto je niekoľko príkladov:
- databázy dodávatelia s cieľom viesť presnú evidenciu nákupov a snažiť sa získať viac výhod pri zjednávaní.
- databázy zákazníci, pretože pre každý podnik je nevyhnutné dobre poznať svojich zákazníkov, ich preferencie, pohyby atď. dosiahnuť väčšiu spokojnosť a dosiahnuť väčší predaj.
- databázy Inventarizácia, aby ste detailne a v reálnom čase poznali stav produktov na sklade. Vďaka tomu sa môžete rozhodnúť, čo a koľko vyrábať, skladovať alebo predávať.
- databázy odbyt, prostredníctvom ktorej analyzovať ich pokrok, ich ziskovosť, ako aj posúdiť možnosť stanovenia nových obchodných stratégií.
- databázy osobné. Cieľom je okrem iného mať pod kontrolou zamestnancov, ich podmienky, plat alebo výkon.
Na záver možno konštatovať, že správna správa databáz v Exceli je veľmi efektívny spôsob vedenia podniku, ktorý pomerne jednoduchým spôsobom ovláda všetky základné aspekty. Päťhviezdičkový nástroj.