Незважаючи на існуючі альтернативи, Word продовжує залишатися улюбленою програмою для мільйонів користувачів у всьому світі під час створення текстових документів. Це основний робочий інструмент для багатьох, тому важливо знати, як правильно ним користуватися та отримати від нього максимальну користь. У цій публікації ми представляємо вам 5 хитрощів для Word, які допоможуть нам бути швидшими і, отже, продуктивніше.
Це правда, що кожен, хто регулярно користується цим текстовим процесором, уже знає основні прийоми та функції. Ми зупинимося на деяких маловідомих порадах. Виявлення їх і звикання до їх використання можуть мати велике значення для багатьох відтепер.
Порада 1. Швидко створіть текст для тестування
Багато разів ми відчуваємо потребу мати a тестовий текст щоб перевірити формат і спробувати різні налаштування, доки ми не знайдемо остаточний вигляд, який шукаємо для нашого документа. Це особливо важливо, коли ми хочемо підготувати лист, щоб представити нашому босу, нашому вчителю або клієнту, якого ми хочемо в чомусь переконати.
Багато користувачів не знають, що для цього не обов'язково вдаватися до будь-якого зовнішнього текстового генератора або здійснювати будь-який тип пошуку в Інтернеті. Word має для нас хитрість. Два варіанти створити кілька абзаців сліпого тексту, фіктивного тексту або тексту-заповнювача (відомий текст Lorem Ipsum яку ми бачили стільки разів).
Все, що вам потрібно зробити, це виконати наступні дії:
- Насамперед відкриваємо програму Microsoft Word.
- Далі ми розміщуємо курсор у місці документа, куди хочемо додати текст.
- Там ми написали це: =lorem().
- Щоб завершити, натисніть Enter.
в виберіть розмір цього тестового тексту Ви повинні ввести ряд значень у круглих дужках. Якщо ми залишимо це місце порожнім, код Word за замовчуванням додасть три абзаци по три рядки кожен. Щоб змінити цей параметр, необхідно ввести числові значення. Приклад: якщо ми пишемо =lorem(4,6) Буде створено текст із чотирьох абзаців по шість рядків у кожному.
Трюк 2: знайте кількість слів і літер у тексті
Ще один із прийомів Word, який нам найбільше допоможе, це той, який дозволяє нам знати, скільки слів, літер і символів містить наш текст. Це важливо, тому що часто нам доводиться написати текст мінімальної або максимальної довжини. Це корисно як для перевірки розміру готового тексту, так і для перевірки прогресу тексту, над яким ми працюємо.
Щоб отримати доступ до цієї інформації, вам потрібно зробити лише два кроки:
- Спочатку перейдемо до Огляд меню.
- Там ми відбираємо опція «Порахувати слова»..
Також можна виконати цей запит за допомогою комбінації клавіш, зокрема комбінація клавіш Ctrl + Shift + G. При використанні того чи іншого методу результат буде однаковим: буде показано невелике вікно з інформацією про кількість слів і символів (з урахуванням пробілів чи ні) у нашому тексті, а також інші дані, наприклад кількість сторінок або пп.
Трюк 3: Дата й час оновлюються автоматично
Багато користувачів вже знають, як вставити в документ дату і час. Це не дуже складно, просто перейдіть на вкладку "Вставити", відкрийте Текстове меню і натисніть на опцію "Дата і час". При цьому додається фіксована дата й час у потрібному форматі. Однак, якщо ми хочемо, щоб ці дані оновлювалися, ми повинні використати цей трюк:
- Для початку переходимо на вкладку "Вставити".
- Потім вибираємо Текстове меню.
- Далі переходимо до опції "Дата і час".
- Там після вибору потрібного формату ставимо галочку «Оновлення автоматично».
Завдяки цьому дата й час оновлюватимуться кожного разу, коли хтось відкриватиме документ. Так просто.
Порада 4. Друкуйте більше однієї сторінки на аркуші
Це простий прийом, який також має цікаве практичне застосування. Наприклад, це може бути дуже корисно, коли ми хочемо швидко переглянути великий документ. Це завдання завжди буде швидшим і легшим, якщо ми зможемо переглянути кілька сторінок на одному друкованому аркуші.
Отже, що вам потрібно зробити, щоб надрукувати більше однієї сторінки на аркуші? Нам просто потрібно перейти до опції друку на стрічці команд (комбінація клавіш Ctrl + P також працює) і перейти до поле з позначкою «Сторінок на аркуші». У ньому ми вибираємо кількість сторінок, які хочемо надрукувати на кожному аркуші.
Цей трюк не тільки допоможе нам заощадити час і бути більш ефективними, але й економте папір (і гроші), що теж має своє значення.
Порада 5. Збільште або зменшіть розмір шрифту слова чи фрази
На завершення ми аналізуємо один із найпростіших і найпрактичніших прийомів Word, щоб надати нашим текстам форму та значення, які ми шукаємо: як збільшити або зменшити розмір шрифту, будь то окреме конкретне слово чи ціла фраза.
У більшості випадків необхідно змінити однорідність тексту, щоб структурувати його на заголовки, підзаголовки, розділи тощо. Списки використовуються для переліку елементів, напівжирний для виділення окремих фрагментів тощо. І в багатьох випадках це моделювання засноване на ретуші розміру шрифту одного або кількох слів. Те, що насправді дуже просто зробити:
- Перше, що потрібно зробити, це виділити текст розмір якого ви хочете змінити: одне або кілька слів, цілий абзац тощо.
- Потім у стрічці інструментів Word переходимо до групи «Почати».
- Там вибираємо групу команд "Джерело".
- У випадаючому меню вибираємо "Розмір".
- Нарешті, ми повинні знайти розмір шрифту, який ми хочемо використовувати, і натиснути на нього.
Це всього лише п'ять практичних хитрощів, які будуть дуже корисні при роботі з документами Word. Очевидно, що ми можемо використовувати ще багато, про деякі з яких ми вже говорили раніше в цьому блозі: як нумерувати сторінки, як поставити підпис, як налаштувати маржу та багато інших.