các Bảng tổng hợp Excel là một công cụ tiên tiến trình bày một bản tóm tắt toàn diện về dữ liệu thống kê. Chúng có thể giúp ích rất nhiều cho chúng ta khi tính toán, tóm tắt và phân tích dữ liệu, có thể thiết lập so sánh, cũng như phát hiện các xu hướng và mẫu.
Chúng được gọi là "bảng tổng hợp" vì chúng không có cấu trúc cố định. Chúng có thể được tổ chức theo nhiều cách khác nhau, tùy theo nhu cầu của chúng tôi tại từng thời điểm, để tìm thông tin mà chúng tôi đang tìm kiếm. Nhưng trước đó, chúng tôi sẽ giải thích nguồn gốc và ý nghĩa của khái niệm này trong bảng tính của Excel.
Bảng tổng hợp là gì?
Để hiểu đầy đủ khái niệm về bảng tổng hợp, chúng ta phải hình dung chúng như một loại báo cáo linh hoạt mà chúng tôi sẽ có thể sửa đổi. Ví dụ: cuộn các hàng và cột trên màn hình, chọn loại phép tính để thực hiện, v.v. Ngoài ra, chúng tôi sẽ có thể làm tất cả những điều này mà không cần sử dụng bất kỳ loại công thức nào.
Những phẩm chất này làm cho bảng tổng hợp trở thành một trong những công cụ phân tích dữ liệu cơ bản tốt nhất mà chúng tôi có thể có trong Excel. Một phương pháp cho tìm câu trả lời nhanh cho bất kỳ loại câu hỏi nào mà chúng ta có thể tự hỏi mình về bất kỳ chuỗi dữ liệu nào.
Trong lịch sử của Microsoft Office, bảng tổng hợp của Excel lần đầu tiên được giới thiệu vào năm 1995, với phiên bản thứ năm của chương trình bảng tính. Phải nói rằng đã có một tiền lệ: một phần mềm có tên Cải thiện đã được phát triển bởi công ty Lotus vào năm 1991, trong đó, không còn nghi ngờ gì nữa, các nhà phát triển Excel đã được truyền cảm hứng.
Các phiên bản Excel sau đã giới thiệu những cải tiến mới trong bảng động và ngay cả trong phiên bản Excel 2000, nó đã được bổ sung chức năng đồ họa động. Từ đó cho đến hôm nay, sự thành công của ý tưởng này dường như là điều không cần bàn cãi: một công cụ tuyệt vời để tóm tắt và phân tích lượng dữ liệu khổng lồ.
Cách tạo bảng tổng hợp trong Excel
Tạo bảng tổng hợp trong Excel là một nhiệm vụ tương đối đơn giản. Ở bước trước, chúng ta phải lấy một bảng bình thường, được sắp xếp theo hàng và cột. Sau đó, đây là các bước chúng ta phải làm theo:
- Trước tiên, chúng ta cần nhấp vào bất kỳ ô dữ liệu nguồn nào.
- Sau đó, chúng tôi đi đến tab "Chèn".
- Sau đó, chúng tôi đi đến nhóm "bảng" và trong đó chúng tôi nhấp vào nút "Bảng động".
- Tiếp theo, hộp thoại Tạo PivotTable xuất hiện, trong đó chúng tôi chấp nhận các giá trị mặc định.
Sau đó, một bảng tổng hợp đơn giản nhưng trống sẽ được tạo tự động (xem hình trên). Nhiệm vụ tiếp theo là cấu hình các tùy chọn của bạn.
Bây giờ chúng ta đi đến phía bên phải của cửa sổ Excel. Ở đó chúng tôi tìm thấy bảng điều khiển "Trường bảng tổng hợp", đi kèm với danh sách tất cả các trường mà chúng tôi có thể chọn cho báo cáo của mình. Bạn phải kéo những cái mà bạn quan tâm đến một trong bốn khu vực được hiển thị ở cuối bảng điều khiển.
Khi các trường đã được chèn vào, kết quả của các phép tính được áp dụng sẽ được phản ánh trong các ô của bảng của chúng tôi mà không cần giới thiệu các hàm. Tuỳ thuộc vào các ô mà ta thêm bớt mà kết quả cuối cùng của các ô sẽ khác nhau (mỗi lần muốn xem sự thay đổi được phản ánh ta phải bấm vào nút "Cập nhật tất cả").
Đó là "phép thuật" thực sự của các bảng tổng hợp trong Excel: tính linh hoạt và khả năng xử lý dễ dàng của nó.
Bảng tổng hợp từ các nguồn khác
Trong ví dụ trước, chúng tôi đã giải thích quy trình tạo bảng tổng hợp từ một chuỗi dữ liệu đã có sẵn, nhưng cũng có thể thực hiện được lấy dữ liệu từ các trang web khác. Để làm được điều đó, chúng ta phải chuyển sang bước 2 của danh sách trước đó (danh sách có nút "Chèn") và chọn giữa các tùy chọn mà Excel cung cấp cho chúng ta:
- Lấy từ nguồn dữ liệu bên ngoài, có thể là bất kỳ tệp nào khác trên máy tính của chúng tôi.
- Lấy từ mô hình dữ liệu. Tùy chọn này được sử dụng khi bạn muốn tạo PivotTable từ nhiều bảng hoặc khi bạn đang làm việc với các tập dữ liệu rất lớn.
- Nhận từ Power BI, chỉ khả dụng nếu nhóm của chúng tôi có tùy chọn kết nối với cơ sở dữ liệu trên đám mây.
Cuối cùng, phải kể đến sự tồn tại của quyền chọn "Tạo các bảng tổng hợp được đề xuất", trong một số trường hợp nhất định, có thể rất hữu ích cho người dùng Excel. Để truy cập tùy chọn này, chúng ta phải chuyển đến bước số ba của phần "Cách tạo bảng tổng hợp trong Excel", trong nhóm "Bảng", chọn "Bảng tổng hợp được đề xuất".
Lúc này chính chương trình hiện ra cho chúng ta một hộp thoại với nhiều tùy chọn khác nhau dựa trên thông tin trong bảng ban đầu. Tùy thuộc vào chúng tôi để chọn bảng hoặc bảng phù hợp với chúng tôi nhất cho mục tiêu của chúng tôi. Nó không phải là một lựa chọn được sử dụng rộng rãi, nhưng nó có thể rất thực tế trong một số trường hợp nhất định.