Excel có rất nhiều chức năng nên việc quản lý tất cả chúng dường như gần như không thể. Tuy nhiên, dần dần bạn có thể học được một số chức năng phổ biến và thiết thực nhất cho đến khi bạn trở thành một chuyên gia thực thụ. Trong trường hợp này, chúng tôi muốn nói chuyện với bạn về cách tách ô trong excel.
Một cái gì đó có thể rất hữu ích khi làm việc với các bảng tính chứa nhiều thông tin. Ngay cả khi bạn sử dụng một chương trình không phải Excel, các bước chúng tôi sắp xem vẫn sẽ hiệu quả với bạn.
Tại sao biết cách chia ô trong Excel lại hữu ích?
Có năng lực này có thể giúp bạn rất nhiều khi nói đến làm việc nhanh chóng và hiệu quả với bảng tính. Hãy chú ý đến những lý do sau tại sao việc biết cách thực hiện hành động này sẽ hữu ích cho bạn:
Cải thiện bài thuyết trình. Khi phân chia tế bào pBạn có thể đánh dấu và phân đoạn những thông tin quan trọng nhất, thứ gì đó sẽ cải thiện việc trình bày bảng tính của bạn và cho phép dữ liệu được hiểu rõ hơn.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho thao tác dữ liệu. Nếu bạn muốn chia chuỗi văn bản thành các phần nhỏ hơn, bạn có thể thực hiện bằng chức năng này. Ví dụ: nếu bạn đã nhập họ và tên của những người khác nhau vào một ô, bạn có thể phân đoạn thông tin và đặt tên vào một ô và họ vào một ô khác.
- Phân tích các dữ liệu. Bằng cách chia các ô, bạn sắp xếp thông tin theo sở thích của mình và điều này giúp công việc phân tích dễ dàng hơn nhiều.
- Nhập dữ liệu bên ngoài. Nếu bạn đang nhập dữ liệu thu được từ nguồn bên ngoài vào Excel thì thông tin đó có thể không đáp ứng đầy đủ nhu cầu của bạn. Tuy nhiên, bằng cách phân chia các ô, bạn có thể sắp xếp nó theo cách bạn thấy phù hợp.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc sắp xếp và lọc. Khi bạn làm việc với lượng lớn dữ liệu, việc chia ô có thể giúp tổ chức thông tin hiệu quả hơn và chia nhỏ thành các phần dễ quản lý hơn.
- Tạo đồ họa. Bằng cách sử dụng hành động chia, bạn có thể tạo các biểu đồ cho phép hiển thị đơn giản dữ liệu mà bạn quan tâm.
- Các tính năng tiên tiến. Nếu bạn sử dụng các tính năng nâng cao khác của Excel, việc tách ô có thể hữu ích để tạo nhãn tùy chỉnh hoặc áp dụng định dạng có điều kiện và đánh dấu các phần thông tin nhất định.
Cách chia ô trong Excel từng bước
Rõ ràng đây là một chức năng rất thú vị đối với cả người dùng bảng tính ban đầu và người dùng chuyên nghiệp hơn. Vì vậy, dưới đây chúng tôi trình bày chi tiết từng bước cách thực hiện phép chia này một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Tách các ô đã nối trước đó trong Excel
Trong một số trường hợp chúng ta sử dụng tùy chọn kết hợp các ô để nhóm thông tin. Nếu ô bạn đang làm việc là kết quả của sự hợp nhất trước đó thì rất dễ dàng tách chúng ra.
Bấm vào ô kết hợp và sau đó đi đến "Khởi đầu" trong thanh công cụ ở trên cùng. Từ đó đi đến "Căn chỉnh" và nhấn vào biểu tượng tổ hợp ô. Một menu thả xuống mở ra trong đó bạn sẽ thấy tùy chọn “Tách các ô”. Thao tác này sẽ tách các ô bạn đã nối trước đó và khôi phục chúng về trạng thái ban đầu.
Tách một ô thành nhiều cột
Hãy tưởng tượng rằng chúng ta đã tạo một cơ sở dữ liệu có tên và chức vụ của từng người trong công ty, để thông tin của mỗi người được ghi lại trong một ô duy nhất. Nhưng bây giờ chúng tôi cần thông tin đó để được phân đoạn, sao cho các tên ở một bên và vị trí trong một ô khác. Điều chúng ta cần trong trường hợp này là chia các ô thành nhiều cột.
Để đạt được điều này, chúng ta sẽ sử dụng một thủ thuật nhỏ: công cụ bố trí văn bản theo cột. Chúng tôi chọn ô mà chúng tôi muốn làm việc và chuyển đến tab “Dữ liệu” trên thanh công cụ và từ đó chúng tôi chuyển đến nhóm con “Công cụ dữ liệu”. Sau đó một hộp thoại xuất hiện với mục đích giúp chúng ta chuyển văn bản thành cột.
Là dấu phân cách chúng ta sẽ chọn "không gian". Tùy chọn “lập bảng”, được chọn theo mặc định, có thể được giữ nguyên hoặc không được chọn vì nó sẽ không ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.
Trong cửa sổ xem trước, bạn sẽ thấy cách Excel Nó sẽ phân chia các tế bào. Nếu đó không phải là điều bạn muốn, hãy đánh dấu các dấu phân cách mới cho đến khi thông tin được chia hoàn toàn theo cách bạn muốn. Khi bạn đã sẵn sàng, hãy nhấp vào "Kết thúc" và bạn đã hoàn tất, Thông tin của bạn bây giờ được chia thành nhiều ô trong các cột liên tiếp.
Tách ô trong Excel thành một hoặc nhiều hàng
Giả sử bạn không muốn chia nội dung của một ô thành các cột liên tiếp mà thành các hàng. Để đạt được điều này, chúng ta có thể sử dụng chức năng hoán vị hàng và cột.
Chúng ta làm theo chính xác các bước tương tự mà chúng ta đã thấy trong phần trước để nội dung của một ô được chia thành nhiều ô được tập hợp trong các cột liên tiếp. Sau khi đã chuẩn bị xong, chúng ta sẽ chuyển đổi các cột để biến chúng thành hàng.
Chúng tôi chọn phạm vi dữ liệu mà chúng tôi muốn làm việc và nhấp vào “Sao chép”. Bây giờ chúng ta đi đến ô đầu tiên mà chúng ta muốn chuyển dữ liệu đến, chúng ta chọn ô đó và nhấp vào “Dán” > “Chuyển vị”, và chúng tôi đã sẵn sàng.
Một vấn đề quan trọng khi tách ô trong Excel và chuyển chúng thành các cột hoặc hàng khác nhau: chúng ta phải đảm bảo rằng không có thông tin nào được ghi trong các ô mới mà chúng ta sẽ sử dụng, bởi vì Nó sẽ bị ghi đè và chúng ta sẽ mất nội dung ban đầu của các ô đó.
Với những điều chỉnh nhỏ mà chúng tôi đã thấy, bạn có thể sắp xếp thông tin trong bảng tính của mình tốt hơn nhiều. Làm cho nó trực quan hơn, dễ hiểu và dễ làm việc hơn.
Việc tách ô trong Excel không hề phức tạp, bạn đã thấy quá trình này khá trực quan. Hãy làm theo các bước chúng tôi đã thực hiện và sau khi bạn đã thực hiện một vài lần, chúng tôi chắc chắn rằng chức năng này sẽ không có bí mật nào đối với bạn.