Định dạng PDF đã trở thành một trong những định dạng được sử dụng nhiều nhất trong lĩnh vực chuyên môn và học thuật vì nó cung cấp tính bảo mật bổ sung cho nội dung bằng cách giảm khả năng nội dung có thể bị thao túng. Tuy nhiên, khi chúng ta làm việc với một tài liệu dài, trọng lượng của nó có thể trở thành vấn đề khi gửi hoặc lưu nó. Để giải quyết sự cố này, chúng tôi sẽ giải thích cách giảm trọng lượng của tệp PDF.
Một giải pháp thay thế đơn giản sẽ loại bỏ trọng lượng của tệp mà không ảnh hưởng đến nội dung của nó. Bằng cách này, bạn sẽ dễ dàng chia sẻ nó với người khác hoặc lưu nó trên thiết bị của mình hơn nhiều.
Tại sao bạn cần giảm trọng lượng của tệp PDF?
Biết chức năng mà chúng tôi sắp giải thích cho bạn hôm nay sẽ rất hữu ích vì nó có thể giúp bạn thoát khỏi nhiều rắc rối.
- Làm cho việc gửi và chia sẻ dễ dàng. Các tệp PDF nhỏ hơn sẽ dễ dàng gửi qua email và chia sẻ qua các dịch vụ trực tuyến khác hơn. Bởi vì nhiều dịch vụ trong số này có những hạn chế về kích thước của tệp có thể được trao đổi thông qua chúng.
- Tiết kiệm không gian và lưu trữ. Nếu bạn làm việc với nhiều tài liệu PDF, việc giảm trọng lượng của chúng có thể giúp bạn tận dụng tối đa không gian lưu trữ trên máy tính hoặc bộ nhớ ngoài.
- Tải nhanh các trang web. Nếu tài liệu PDF bạn đang tạo sắp được tải lên một trang web, trọng lượng thấp hơn sẽ giúp tải tài liệu đó nhanh chóng. Điều này cải thiện đáng kể trải nghiệm người dùng.
- Tối ưu hóa cho thiết bị di động. Chúng ta ngày càng sử dụng điện thoại di động nhiều hơn để tham khảo thông tin ở nhiều dạng khác nhau. Nếu tài liệu sẽ được xem trên màn hình di động, kích thước nhỏ hơn sẽ giúp mở và đọc dễ dàng hơn.
- Cải thiện hiệu quả xả. Bằng cách giảm trọng lượng của tệp PDF, chúng tôi giúp người nhận tải xuống nhanh hơn nhiều.
Việc giảm trọng lượng của tệp PDF có ý nghĩa gì?
Khi bạn giảm trọng lượng của tệp PDF, điều bạn đạt được là giảm kích thước lưu trữ của chúng. Đó là chúng tôi làm cho nó chiếm ít không gian hơn khi được lưu trữ trên thiết bị.
Trọng lượng của tệp PDF hoặc tệp kỹ thuật số khác được đo bằng kilobyte (KB) hoặc megabyte (MB), và điều chúng ta quan tâm trong trường hợp này là làm cho nó nhẹ nhất có thể. Chúng ta có thể đạt được điều này theo những cách khác nhau:
Nén hình ảnh
Giảm lượng dữ liệu cần thiết để thể hiện một hình ảnh nhưng không ảnh hưởng đến chất lượng hình ảnh của nó.
Có những người chọn cách thích nghi với làm giảm chất lượng của hình ảnh để làm cho tài liệu nhẹ hơn nhưng điều này có thể ảnh hưởng đến màn hình hiển thị cuối cùng nên không được khuyến khích lắm.
Loại bỏ các nguồn lực không cần thiết
Trong một số tài liệu ở định dạng PDF chúng tôi đã tìm thấy các tài nguyên bổ sung chẳng hạn như phông chữ, màu sắc và đối tượng đồ họa dư thừa. Chúng có thể được loại bỏ để giảm kích thước tệp mà không ảnh hưởng đến chất lượng nội dung.
Nén văn bản
Điều phổ biến nhất là nén văn bản mà không làm mất đi khả năng đọc của nó, để làm cho PDF nhẹ hơn.
Xóa siêu dữ liệu
Siêu dữ liệu là dữ liệu cung cấp thông tin bổ sung về tài liệu (thời gian tạo, danh tính tác giả, các bản sửa đổi được thực hiện, v.v.). Nếu chúng không thực sự cần thiết, có thể được gỡ bỏ để giảm kích thước tập tin.
Làm cách nào để giảm trọng lượng của tệp PDF?
Có những trang web cụ thể được sử dụng để giảm kích thước tệp PDF, chúng tôi sẽ nói về chúng sau, nhưng chúng tôi thấy thú vị khi bạn biết rằng bạn cũng có thể làm điều đó bằng các công cụ mà bạn có thể đã cài đặt trên máy tính của mình.
Giảm trọng lượng file PDF bằng Word
Nếu bạn có Word hoặc bất kỳ trình soạn thảo văn bản tương tự nào khác, bạn có thể loại bỏ trọng lượng khỏi tệp PDF. Bạn chỉ cần mở nó bằng ứng dụng này và chuyển đổi nó từ PDF sang định dạng mà chương trình chỉnh sửa văn bản của bạn hoạt động.
Khi bạn đã mở nó trong Word, hãy nhấp vào nút “Tệp” trên thanh công cụ trên cùng rồi nhấp vào “Xuất” và nhấp vào “Tạo tài liệu PDF/XPS”. Tiếp theo, một menu sẽ mở ra với các tùy chọn lưu tài liệu. Ở cuối nó, bạn sẽ thấy tùy chọn “Kích thước tối thiểu (xuất bản trực tuyến)”. Chọn nó và nhấp vào “Xuất bản”. Kết quả là một tệp PDF có trọng lượng nhẹ hơn nhiều so với bản gốc.
Giảm trọng lượng của tệp PDF bằng ứng dụng bên ngoài
Có nhiều nền tảng miễn phí cho phép chúng tôi giảm trọng lượng của tệp PDF. Một số trong những điều đáng chú ý nhất là:
Mặc dù có thể có một số khác biệt nhỏ giữa chúng nhưng điểm chung của chúng là hoạt động nhanh chóng và đơn giản. Các bước cơ bản như sau:
- Bạn truy cập vào nền tảng bạn muốn sử dụng và chọn chức năng giảm trọng lượng của tệp PDF. Hầu hết các công cụ này cung cấp các lựa chọn thay thế khác để làm việc với các tài liệu ở định dạng này, chẳng hạn như cắt chúng, nối chúng, v.v., nhưng trong trường hợp cụ thể này, điều chúng tôi muốn là giảm trọng lượng.
- Bạn tải tài liệu lên. Đối với điều này sẽ là đủ để kéo nó vào cửa sổ làm việc hoặc tải nó từ thiết bị của bạn.
- Bạn giảm kích thước. Sau khi tài liệu được tải lên, bạn xác nhận rằng bạn muốn giảm trọng lượng của nó và để nền tảng thực hiện công việc của nó.
- Tải về phiên bản mới. Chỉ trong vài giây, bạn sẽ có phiên bản PDF mới với trọng lượng nhẹ hơn.
Bạn không phải lo lắng về an ninh và bảo mật. Những loại nền tảng này rất an toàn và chúng xóa nội dung do người dùng tải lên để không bên thứ ba nào có thể truy cập bất hợp pháp.
Trình nén PDF trực tuyến rất linh hoạt, an toàn và rất dễ sử dụng, vì vậy chúng là một lựa chọn thay thế tốt để loại bỏ trọng lượng khỏi tài liệu PDF chỉ trong vài phút.
Với việc làm sáng tài liệu dễ dàng như thế nào, bạn không còn lý do gì nữa. Giảm trọng lượng của tệp PDF và việc chia sẻ và lưu trữ chúng sẽ dễ dàng hơn.