Có thể trong một số trường hợp, bạn đã mở một tài liệu Excel và thấy rằng một danh sách thả xuống mở ra trong một số ô của nó. Đây là một tính năng rất tiện dụng của bảng tính Microsoft mà bạn cũng có thể sử dụng. Trong bài đăng này, chúng tôi giải thích cách tạo dropdown list trong excel
Đây là một chức năng rất hữu ích, đặc biệt khi chúng ta đang làm việc với các trang tính và mẫu trong đó các tùy chọn giống nhau được lặp lại. Nhưng ngoài tính thực tế, nó còn là một tài nguyên rất trực quan mang lại cái nhìn chuyên nghiệp hơn cho bất kỳ tài liệu nào.
Danh sách thả xuống (bằng tiếng Anh, danh sách thả xuống) cho phép người dùng Excel chọn một mục từ danh sách được xác định trước. Nó là một nguồn tài nguyên đặc biệt thích hợp để làm các hình thức, vì nhờ nó mà việc nhập liệu nhanh hơn và cũng chính xác hơn.
Làm thế nào để những danh sách này làm việc? Khi chúng ta chọn một ô chứa danh sách, chúng ta sẽ thấy bên cạnh ô đó có biểu tượng mũi tên nhỏ. Khi nhấp vào nó, danh sách này được hiển thị với một loạt các tùy chọn trong số đó chúng ta phải chọn một tùy chọn.
Ý tưởng cơ bản của việc tạo danh sách thả xuống trong Excel là cung cấp cho người dùng một số lượng hạn chế của các tùy chọn. Ngoài ra, cần tránh việc đưa vào các số liệu có sai sót, lỗi chính tả.
Tạo danh sách thả xuống trong Excel từng bước
Đây là các bước thực hiện để tạo danh sách thả xuống trong Excel:
Bước 1: Chọn ô
Nếu chúng ta đã có một trang tính Excel ít nhiều được sắp xếp và cấu trúc và chúng ta xem xét vấn đề chèn một hoặc nhiều danh sách thả xuống vào đó, thì điều đầu tiên chúng ta phải làm là chọn bằng con trỏ chuột ô hoặc các ô trong đó chúng tôi muốn danh sách mở ra khi chúng tôi nhấp vào nó.
Bước 2: Xác thực dữ liệu
Tiếp theo, chúng tôi nhấp vào tab "Dữ liệu". Sau khi mở, chúng tôi chuyển đến nhóm "Công cụ dữ liệu", nơi chúng tôi phải tìm và nhấn tùy chọn "Xác nhận dữ liệu". Tùy thuộc vào phiên bản Excel mà chúng tôi đã cài đặt, biểu tượng có thể khác nhau, mặc dù nhìn chung, nó thường trông giống như hai ô, một ô được xác thực và ô còn lại thì không.
Bước 3: Chọn và cấu hình danh sách
Sau khi xác thực, một danh sách thả xuống sẽ mở ra, trong đó chúng tôi chọn tùy chọn "Sẵn sàng". Ở đó, chúng tôi cũng có các tùy chọn khác thông qua đó chúng tôi có thể giới hạn nội dung của ô ở các định dạng nhất định (số, ngày, giờ, v.v.). Sau đó, chúng ta có thể tiến hành theo hai cách khác nhau:
- viết các yếu tố mà chúng tôi muốn cung cấp dưới dạng tùy chọn trong danh sách (chúng phải được phân tách bằng dấu phẩy, không có dấu cách).
- Chọn một loạt các ô chứa các tùy chọn đó và xác thực nó bằng cách nhấp vào biểu tượng mũi tên bên cạnh ô nơi danh sách thả xuống sẽ mở ra.
Sau khi quá trình hoàn tất, chúng ta sẽ thấy cách nhấp vào ô đã chọn sẽ hiển thị danh sách mà chúng ta đã định cấu hình. Nếu chúng ta muốn lặp lại thao tác trong một ô khác của tài liệu, chỉ cần sao chép nó vào khay nhớ tạm và dán vào ô mới là đủ.
Tạo danh sách thả xuống động trong Excel
Nếu chúng ta định thay đổi thường xuyên các mục trong danh sách thả xuống của mình trong Excel, thì có thể phù hợp hơn khi chọn tạo một danh sách thả xuống động. Đây là một biến thể của những gì chúng ta đã thấy trong phần trước, với điểm đặc biệt là trong trường hợp này, mỗi khi chúng ta thực hiện thay đổi trong các ô hoặc trong danh sách nguồn, danh sách thả xuống sẽ được cập nhật tự động.
Có hai cách để tạo loại danh sách này: với cùng một phương pháp mà chúng tôi đã giải thích trước đây hoặc sử dụng một phạm vi được đặt tên thông thường và tham chiếu nó với công thức OFFSET. Chúng tôi giải thích làm thế nào nó được thực hiện dưới đây:
- Trước tiên, chúng ta cần viết các mục menu thả xuống trong các ô riêng biệt.
- Sau đó, chúng tôi tạo một công thức được đặt tên (để thực hiện việc này, hãy sử dụng tổ hợp phím Control + F3 để mở hộp thoại).
- Khi tên mới được viết trong hộp "Tên", chúng tôi đưa ra công thức sau:
=OFFSET(Trang tính!$A$2, 0, 0, COUNTA(Trang tính3!$A:$A), 1) *
Sheet: tên của sheet.
A : Cột chứa các mục thả xuống.
$A$2: Ô chứa mục đầu tiên.
Khi chúng ta đã xác định công thức, chúng ta chỉ cần tạo một menu thả xuống dựa trên một dải ô, như chúng ta đã thấy trong phần trước. Quá trình thiết lập tốn nhiều công sức hơn một chút, nhưng sẽ rất đáng giá nếu chúng ta phải làm việc với danh sách các ô nguồn thay đổi liên tục.
(*) Như có thể thấy, công thức này bao gồm hai chức năng: OFFSET và COUNTA. Thứ hai là đếm tất cả các ô không trống trong cột được tham chiếu. Số đếm này lần lượt được sử dụng bởi hàm OFFSET.