Bất chấp những lựa chọn thay thế tồn tại, Word vẫn tiếp tục là chương trình yêu thích của hàng triệu người dùng trên toàn thế giới khi tạo tài liệu văn bản. Nó là một công cụ làm việc cơ bản đối với nhiều người, vì vậy điều quan trọng là phải biết cách sử dụng nó tốt và tận dụng tối đa nó. Trong bài viết này chúng tôi giới thiệu với bạn 5 Thủ thuật cho Word sẽ giúp chúng ta nhanh hơn và do đó, năng suất cao hơn.
Đúng là bất kỳ ai sử dụng trình xử lý văn bản này thường xuyên đều đã biết những thủ thuật và chức năng cơ bản nhất. Chúng tôi sẽ tập trung vào một số lời khuyên ít được biết đến. Việc khám phá chúng và làm quen với việc sử dụng chúng có thể tạo ra sự khác biệt lớn đối với nhiều người kể từ bây giờ.
Mẹo 1: Tạo nhanh văn bản để thử nghiệm
Nhiều khi chúng ta thấy mình cần có một văn bản kiểm tra để kiểm tra định dạng và thử các cài đặt khác nhau cho đến khi chúng tôi tìm thấy giao diện cuối cùng mà chúng tôi đang tìm kiếm cho tài liệu của mình. Điều này đặc biệt quan trọng khi chúng ta muốn chuẩn bị một bài viết để trình bày với sếp, giáo viên hoặc khách hàng mà chúng ta muốn thuyết phục về điều gì đó.
Nhiều người dùng không biết rằng để làm được điều này, không cần thiết phải dùng đến bất kỳ trình tạo văn bản bên ngoài nào hoặc thực hiện bất kỳ loại tìm kiếm nào trên Internet. Word có một thủ thuật dành cho chúng ta. Hai lựa chọn của tạo một số đoạn văn bản mù, văn bản giả hoặc văn bản phụ (văn bản nổi tiếng Lorem Ipsum mà chúng ta đã thấy rất nhiều lần).
Tất cả bạn phải làm là làm theo các bước sau:
- Trước hết chúng ta mở chương trình Microsoft Word.
- Tiếp theo, chúng ta đặt con trỏ tại điểm trong tài liệu mà chúng ta muốn thêm văn bản.
- Ở đó chúng tôi đã viết điều này: =truyền thuyết().
- Để hoàn tất, nhấn Enter.
đến chọn kích thước của văn bản kiểm tra này Bạn phải nhập một loạt giá trị bên trong dấu ngoặc đơn. Nếu chúng ta để trống khoảng trống đó, mã Word sẽ thêm ba đoạn, mỗi đoạn ba dòng theo mặc định. Để thay đổi cài đặt này, bạn phải nhập các giá trị số. Một ví dụ: nếu chúng ta viết =truyền thuyết(4,6) Một văn bản gồm bốn đoạn, mỗi đoạn sáu dòng sẽ được tạo ra.
Thủ thuật 2: Biết số lượng từ và chữ cái trong văn bản của bạn
Một trong những thủ thuật Word khác sẽ giúp ích cho chúng ta nhiều nhất là thủ thuật cho phép chúng ta biết văn bản của chúng ta chứa bao nhiêu từ, chữ cái và ký tự. Điều này rất quan trọng vì nhiều khi chúng ta phải viết một văn bản với độ dài tối thiểu hoặc tối đa. Điều này hữu ích cho cả việc kiểm tra kích thước của văn bản đã hoàn thành và kiểm tra tiến trình của văn bản chúng ta đang xử lý.
Để truy cập thông tin này, bạn chỉ cần thực hiện hai bước:
- Đầu tiên chúng ta hãy đi đến Xem lại thực đơn.
- Ở đó chúng tôi chọn tùy chọn “Đếm từ”.
Cũng có thể thực hiện truy vấn này thông qua phím tắt, cụ thể là tổ hợp phím Ctrl + Shift + G. Dù sử dụng phương pháp này hay phương pháp khác, kết quả đều giống nhau: một cửa sổ nhỏ sẽ được hiển thị với thông tin liên quan đến số từ và ký tự (đếm dấu cách hoặc không) trong văn bản của chúng ta, cũng như các dữ liệu khác như số trang hoặc các đoạn văn.
Thủ thuật 3: Ngày và giờ được cập nhật tự động
Nhiều người dùng đã biết cách chèn ngày giờ vào tài liệu. Nó không có nhiều phức tạp, chỉ cần vào tab "Chèn", mở trình đơn văn bản và nhấp vào tùy chọn "Ngày và giờ". Với điều này, ngày và giờ cố định sẽ được thêm vào với định dạng mà chúng tôi muốn. Tuy nhiên, nếu điều chúng ta muốn là dữ liệu này được cập nhật thì đây là thủ thuật chúng ta nên sử dụng:
- Để bắt đầu, hãy chuyển đến tab "Chèn".
- Sau đó chúng tôi chọn Trình đơn văn bản.
- Tiếp theo, chúng tôi đi đến tùy chọn "Ngày và giờ".
- Ở đó, sau khi chọn định dạng mong muốn, chúng tôi chọn hộp "Cập nhật tự động".
Bằng cách này, ngày và giờ sẽ được cập nhật mỗi khi ai đó mở tài liệu. Đơn giản vậy thôi.
Mẹo 4: In nhiều trang trên mỗi tờ
Đây là một thủ thuật đơn giản nhưng cũng có những ứng dụng thực tế thú vị. Ví dụ, nó có thể là rất hữu ích khi chúng ta muốn xem nhanh một tài liệu dài. Tác vụ này sẽ luôn nhanh hơn và dễ dàng hơn nếu chúng ta có thể xem nhiều trang trên một tờ in.
Vậy bạn phải làm gì để in nhiều hơn một trang trên mỗi tờ? Chúng ta chỉ cần vào tùy chọn in trên ribbon lệnh (tổ hợp phím Ctrl + P cũng có tác dụng) và đi đến hộp được đánh dấu “Số trang trên một tờ”. Trong đó chúng ta chọn số trang muốn in trên mỗi tờ.
Thủ thuật này không chỉ giúp chúng ta tiết kiệm thời gian và hiệu quả hơn mà còn tiết kiệm giấy (và tiền), điều này cũng có tầm quan trọng của nó.
Mẹo 5: Tăng hoặc giảm cỡ chữ của một từ hoặc cụm từ
Để kết thúc, chúng tôi phân tích một trong những thủ thuật Word đơn giản và thiết thực nhất để tạo cho văn bản của chúng tôi hình dạng và ý nghĩa mà chúng tôi đang tìm kiếm: cách tăng hoặc giảm cỡ chữ, cho dù đó là một từ cụ thể hay toàn bộ cụm từ.
Hầu hết, cần phải sửa đổi tính đồng nhất của văn bản để cấu trúc nó thành tiêu đề, phụ đề, phần, v.v. Danh sách được sử dụng để liệt kê các phần tử, in đậm để làm nổi bật các đoạn nhất định, v.v. Và trong nhiều trường hợp, mô hình này dựa trên việc chỉnh sửa lại kích thước phông chữ của một hoặc một vài từ. Một việc thực sự rất đơn giản để làm:
- Điều đầu tiên phải làm là chọn văn bản kích thước mà bạn muốn thay đổi: một hoặc nhiều từ, toàn bộ đoạn văn, v.v.
- Sau đó, trong ribbon công cụ Word, chúng ta đi tới nhóm "Khởi đầu".
- Ở đó chúng ta chọn nhóm lệnh "Nguồn".
- Trong nút thả xuống, chúng tôi chọn "Kích thước".
- Cuối cùng, chúng ta phải xác định cỡ chữ muốn sử dụng và nhấp vào nó.
Đây chỉ là năm thủ thuật thiết thực sẽ thực sự hữu ích khi làm việc với tài liệu Word. Rõ ràng, còn nhiều thứ khác mà chúng ta có thể sử dụng, một số trong đó chúng ta đã nói đến trước đây trên blog này: cách đánh số trang, cách đặt chú thích, cách điều chỉnh lề yosos otros.