Bảng tổng hợp là một công cụ đặc biệt hữu ích khi chúng ta phải làm việc với một lượng lớn dữ liệu và muốn phân đoạn dữ liệu đó để có thể xem và sử dụng nó theo cách hiệu quả nhất có thể. Để thêm bộ lọc vào bảng tổng hợp, chúng tôi làm điều này thậm chí còn dễ dàng hơn.
Vào một dịp trước chúng tôi đã nói chuyện với bạn về cách tạo bảng tổng hợp trong Excel, nhưng hôm nay chúng ta sẽ tiếp tục phát triển vấn đề này để các bảng của bạn ngày càng trở nên chuyên nghiệp hơn và bạn dễ dàng phân tích thông tin chứa trong đó hơn.
Tại sao bảng tổng hợp lại hữu ích như vậy?
Học cách sử dụng Excel và tận dụng tối đa nó không phải lúc nào cũng dễ dàng. Điều này là do công cụ văn phòng này Nó có một số lượng lớn các tính năng, và thật khó để biết chúng và biết cách áp dụng tất cả chúng. Tuy nhiên, nếu có điều gì đó bạn phải biết cách thực hiện, đó là tạo một bảng động rồi áp dụng các bộ lọc tương ứng để phân đoạn thông tin.
Nếu bạn vẫn còn nghi ngờ về tính hữu ích của những bảng này, hãy chú ý:
- Tóm tắt dữ liệu. Thông qua các bảng này, chúng ta có thể tạo các tệp có lượng thông tin lớn và làm cho nó dễ quản lý hơn. Bằng cách áp dụng các bộ lọc khác nhau, chúng tôi truy cập thông tin quan trọng chỉ trong vài giây.
- Phân nhóm và phân đoạn. Việc hiểu dữ liệu sẽ dễ dàng hơn nhiều khi chúng ta nhóm dữ liệu đó dựa trên một hoặc nhiều danh mục. Ví dụ: nếu chúng ta làm kế toán cho một doanh nghiệp, sẽ rất thú vị khi nhóm dữ liệu thu nhập và chi phí dựa trên quý mà chúng xảy ra.
- Bộ lọc cá nhân hóa. Bạn có thể tạo tất cả các bộ lọc bạn muốn và phân đoạn thông tin theo mức độ bạn muốn. Bộ lọc càng cụ thể thì việc truy cập thông tin cụ thể càng dễ dàng và nhanh chóng.
- So sánh dữ liệu. Bảng động so sánh các dữ liệu khác nhau với nhau, điều này có thể rất hữu ích khi đưa ra quyết định.
- Phân tích xu hướng. Nếu bạn vượt xa việc so sánh dữ liệu, phân tích các số liệu, bạn có thể phát hiện ra những xu hướng nhất định. Ví dụ: nếu bạn đang bán nhiều đơn vị của một mặt hàng nhất định.
- Cập nhật tự động. Bảng được cập nhật tự động khi có thay đổi về bất kỳ dữ liệu nào trong bảng. Điều này đảm bảo quyền truy cập vào thông tin thời gian thực mọi lúc.
- Tiết kiệm thời gian. Với bảng tổng hợp, bạn không cần phải làm phức tạp cuộc sống của mình bằng cách tạo các công thức phức tạp tóm tắt dữ liệu. Điều này tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ mắc lỗi.
- Báo cáo tùy chọn. Khi bạn tìm hiểu cách sử dụng bảng tổng hợp và lọc dữ liệu của chúng, bạn sẽ có thể tạo báo cáo tùy chỉnh chỉ trong vài phút.
- Khám phá tương tác. Việc chuyển từ bộ lọc này sang bộ lọc khác cho phép bạn xem các dữ liệu khác nhau trong một bảng chứa nhiều thông tin. Bằng cách thử nghiệm các trường và bộ lọc, bạn có thể thực hiện phân tích chuyên sâu từ nhiều góc độ khác nhau.
Cách thêm bộ lọc vào bảng tổng hợp
Bây giờ bạn đã biết công cụ này hữu ích như thế nào, đã đến lúc phân tích chi tiết những việc cần làm để đặt bộ lọc vào bảng tổng hợp. Hãy đi từng bước một.
Chuẩn bị thông tin
Trước khi bắt đầu làm việc với bảng, chúng ta phải đảm bảo rằng chúng ta có thông tin được sắp xếp tốt trong một trang tính Excel. Kiểm tra xem mỗi cột có tiêu đề xác định rõ ràng hay không.
Điều này có vẻ không quan trọng nhưng thực tế lại không phải vậy, bởi vì một tiêu đề tốt sẽ cho phép Excel nhận biết thông tin tốt và xử lý thông tin đó tốt hơn.
Chọn dữ liệu
Bước này đơn giản như việc mở bảng tính và Bấm vào bất kỳ ô nào trong phạm vi dữ liệu mà bạn sẽ đưa vào bảng động. Để làm cho việc này dễ dàng hơn một chút, bạn có thể sử dụng trình hướng dẫn bảng tổng hợp bằng cách nhấp vào tab "Chèn" và sau đó trong "Bảng động", một trình hướng dẫn sẽ xuất hiện để hướng dẫn bạn thực hiện quy trình.
Nếu bạn là người dùng Excel nâng cao, bạn có thể tạo bảng mà không cần trợ giúp. Xác định thủ công phạm vi dữ liệu bạn muốn làm việc.
Sau khi bảng được tạo, bạn có tùy chọn để nó trên cùng một trang tính hoặc đưa nó sang một bảng mới.
Áp dụng bộ lọc
Tại thời điểm này, bạn đã tạo bảng động của mình và có tất cả các trường chứa thông tin bạn muốn làm việc ở vị trí tốt. Đã đến lúc thêm bộ lọc vào bảng tổng hợp. Để làm điều này, hãy làm theo các bước sau:
- Chọn trường bộ lọc. Kéo một trường vào phần “Vùng lọc” để tạo hộp bộ lọc ở đầu bảng. Đó là một hộp hoặc danh sách thả xuống có các trường đại diện cho các danh mục khác nhau mà bạn có thể phân đoạn dữ liệu theo đó.
- Mở hộp lọc. Nhấp vào mũi tên thả xuống cho trường bạn muốn áp dụng làm bộ lọc và bạn sẽ thấy các tùy chọn mới có sẵn để áp dụng cho trường đó.
- Chọn tùy chọn bộ lọc. Trong hộp thoại đó, hãy chọn các hộp tương ứng với các tùy chọn bạn muốn đưa vào bộ lọc. Trong một số trường hợp, bạn có thể thấy nhiều tùy chọn lựa chọn. Chọn những gì phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
- Áp dụng bộ lọc. Sau khi chọn các tùy chọn bộ lọc, bạn phải nhấp vào "Chấp nhận" hoặc "Áp dụng" để chúng có hiệu lực. Sau đó, bảng sẽ tự động cập nhật và Excel sẽ chỉ hiển thị cho bạn dữ liệu phù hợp với tiêu chí tìm kiếm mà bạn đã chỉ định.
- Sửa đổi hoặc xóa bộ lọc. Nếu bạn cần xóa bộ lọc đã tạo hoặc thay đổi bộ lọc khác, hãy mở lại hộp bộ lọc, nhấp vào mũi tên thả xuống và điều chỉnh lại theo sở thích của bạn.
Điểm hay của các bộ lọc được áp dụng cho bảng tổng hợp là chúng cho phép bạn khám phá thông tin và phân tích nó theo nhu cầu của bạn. Tiết kiệm cho bạn một lượng lớn thời gian và không cần phải sửa đổi dữ liệu gốc. Chính vì lý do này mà chúng ta đang phải đối mặt với một trong những những chức năng quan trọng nhất mà Excel cung cấp cho chúng ta.
Như bạn đã thấy, việc thêm bộ lọc vào bảng tổng hợp không phức tạp như bạn tưởng. Một khi bạn đã thực hiện nó một vài lần, bạn sẽ trở thành một chuyên gia thực sự về chức năng này. Bạn có thể cho chúng tôi biết trải nghiệm của bạn với những bảng này không?