Las tablas dinámicas son una herramienta especialmente útil cuando tenemos que trabajar con una gran cantidad de datos y queremos segmentarlos para poder verlos y emplearlos de la forma más efectiva posible. Al añadir un filtro a una tabla dinámica, conseguimos que esto sea todavía más sencillo.
En una ocasión anterior ya te hablamos de cómo crear tablas dinámicas en Excel, pero hoy vamos a seguir avanzando en esta materia para que tus tablas sean cada vez más profesionales y te resulte más sencillo analizar la información contenida en ellas.
¿Por qué son tan útiles las tablas dinámicas?
Aprender a manejar Excel y a sacarle todo el partido posible no siempre resulta sencillo. Esto se debe a que esta herramienta ofimática tiene un gran número de funcionalidades, y es difícil conocerlas y saber aplicarlas todas. Pero, si hay algo que tienes que saber hacer, es crear una tabla dinámica y aplicarle luego los correspondientes filtros para segmentar la información.
Si todavía tienes dudas de hasta donde llega la utilidad de estas tablas, presta mucha atención:
- Resumen datos. A través de estas tablas podemos crear ficheros con grandes cantidades de información y conseguir que esta sea más manejable. Aplicando diferentes filtros accedemos a la información clave en tan solo unos segundos.
- Agrupación y segmentación. Entender los datos resulta mucho más sencillo cuando los agrupamos en base a una o varia categorías. Por ejemplo, si llevamos la contabilidad de un negocio, será interesante agrupar los datos de ingresos y gastos en función del trimestre en el que se han producido.
- Filtros personalizados. Puedes crear todos los filtros que quieras y segmentar la información tanto como te interese. Cuanto más específicos sean los filtros, más fácil y rápido será acceder a una información concreta.
- Comparación de datos. Una tabla dinámica compara entre sí diferentes datos, algo que puede ser muy útil a la hora de tomar decisiones.
- Análisis de tendencias. Si vas más allá de la comparación de datos, analizando las cifras puedes detectar ciertas tendencias. Por ejemplo, si estás vendiendo más unidades de un determinado artículo.
- Actualización automática. La tabla se actualiza de forma automática cuando hay un cambio en alguno de sus datos. Esto garantiza el acceso en todo momento a información en tiempo real.
- Ahorro de tiempo. Con las tablas dinámicas no tienes que complicarte la vida creando complicadas fórmulas que resuman los datos. Así ahorras tiempo y reduces las posibilidades de cometer un error.
- Informes personalizados. A medida que aprendas a manejar las tablas dinámicas y a filtrar sus datos, podrás crear informes personalizados en apenas unos minutos.
- Exploración interactiva. Cambiar de un filtro a otro te permite ver diferentes datos de una tabla que contiene mucha información. Jugando con los campos y con los filtros puedes hacer un análisis en profundidad desde diferentes perspectivas.
Cómo añadir filtro a una tabla dinámica
Ahora que ya sabes lo útil que puede ser esta herramienta, es hora de analizar en detalle lo que hay que hacer para poner un filtro dentro de una tabla dinámica. Vamos paso a paso.
Preparar la información
Antes de empezar a trabajar con una tabla tenemos que asegurarnos de que disponemos de la información bien organizada en una hoja de Excel. Comprobando que cada columna tenga un encabezado que la identifique claramente.
Esto, que puede parecer algo sin importancia, en realidad no lo es, porque un buen encabezado permitirá a Excel reconocer bien la información y trabajar mejor con ella.
Seleccionar los datos
Este paso es tan sencillo como abrir la hoja de cálculo y pulsar sobre cualquier celda dentro del rango de datos que vas a incluir en la tabla dinámica. Para hacerlo un poco más fácil, puedes usar el asistente de tabla dinámica pulsando sobre la pestaña «Insertar» y luego en «Tabla dinámica», aparecerá un asistente que te guiará en el proceso.
Si eres un usuario avanzado de Excel puedes hacer la tabla sin asistencia. Definiendo manualmente el rango de datos con el que deseas trabajar.
Una vez creada la tabla, tienes la opción de dejarla en la misma hoja o llevarla a una nueva.
Aplicar el filtro
Al llegar a este punto ya has creado tu tabla dinámica y tienes bien ubicados todos los campos que contienen la información con la que quieres trabajar. Llega el momento de añadir filtro a una tabla dinámica. Para ello, sigue estos pasos:
- Selecciona el campo de filtro. Arrastra un campo hasta la sección «Área de filtro» para que se cree un cuadro de filtro en la parte superior de la tabla. Es un cuadro desplegable o lista con los campos que representan las diferentes categorías por las cuales puedes segmentar los datos.
- Abre el cuadro de filtro. Clica en la flecha desplegable del campo que quieres aplicar como filtro y se te mostrarán nuevas opciones disponibles para aplicar a ese campo.
- Selecciona las opciones de filtro. Dentro de ese cuadro de diálogo, escoge las casillas que correspondan a las opciones que quieres incluir en el filtro. En algunos casos podrían aparecerte opciones de selección múltiple. Elige lo que mejor se adapte a tus necesidades.
- Aplicar el filtro. Tras elegir las opciones de filtro tienes que pulsar sobre «Aceptar» o «Aplicar» para que surtan efecto. La tabla se actualizará entonces automáticamente y Excel te mostrará solo los datos que coincidan los criterios de búsqueda que has especificado.
- Modificar o eliminar el filtro. Si necesitas eliminar el filtro creado, o cambiarlo por otro, vuelve a abrir el cuadro de filtro, pulsa en la flecha desplegable y ajusta de nuevo según tus preferencias.
Lo bueno de los filtros aplicados a las tablas dinámicas es que te permiten explorar la información y analizarla según tus necesidades. Ahorrándote una gran cantidad de tiempo y sin necesidad de hacer modificaciones sobre los datos originales. Precisamente por ello, estamos ante una de las funcionalidades más importantes que nos ofrece Excel.
Cómo has comprobado, añadir filtro a una tabla dinámica no es tan complicado como parece. En cuanto lo hayas hecho un par de veces serás un auténtico experto en esta funcionalidad. ¿Nos cuentas tu experiencia con estas tablas?