Las tablas dinámicas de Excel son una herramienta avanzada que presenta un resumen de datos estadísticos completo. Nos pueden resultar de gran ayuda a la hora de calcular, resumir y analizar datos, pudiendo establecer comparativas, así como detectar tendencias y patrones.
Se las conoce con el nombre de «tablas dinámicas» porque no cuentan con una estructura fija. Pueden ser organizadas de diferentes maneras, según nuestras necesidades en cada momento, para encontrar la información que estamos buscando. Pero antes de eso, vamos a explicar el origen y el significado de este concepto dentro de las hojas de cálculo de Excel.
¿Qué es una tabla dinámica?
Para entender bien el concepto de tablas dinámicas, debemos imaginarlas como una especie de informes flexibles que vamos a poder modificar. Por ejemplo, desplazando filas y columnas en la pantalla, seleccionando el tipo de cálculo a realizar, etc. Además, todo eso lo vamos a poder hacer sin necesidad de utilizar fórmulas de ningún tipo.
Estas cualidades hacen de las tablas dinámicas una de las mejores herramientas básicas de análisis de datos que podemos tener en Excel. Un método para encontrar respuestas rápidas a cualquier tipo de cuestión que podamos plantearnos sobre cualquier serie de datos.
Dentro de la historia de Microsoft Office, las tablas dinámicas de Excel fueron introducidas por primera vez en el año 1995, con la quinta versión del programa de hojas de cálculo. Hay que decir que ya existía un precedente: un software llamado Improv que había sido desarrollado por la empresa Lotus en el año 1991 en el que, sin duda, los desarrolladores de Excel se inspiraron.
Las siguientes versiones de Excel fueron introduciendo nuevas mejoras en las tablas dinámicas e incluso en la versión Excel 2000 se complementó con la función de gráficos dinámicos. Desde entonces hasta hoy, el éxito de esta idea parece incuestionable: un instrumento fabuloso para el resumen y el análisis de ingentes cantidades de datos.
Cómo crear tablas dinámicas en Excel
La creación de tablas dinámicas en Excel es una tarea relativamente sencilla. Como paso previo, tenemos que tomar una tabla normal, organizada en filas y columnas. Después, estos son los pasos que debemos seguir:
- Primero debemos hacer clic en cualquiera de las celdas de los datos de origen.
- Después vamos a la pestaña «Insertar».
- Luego vamos al grupo «Tablas» y en él hacemos clic en el botón «Tabla dinámica».
- A continuación aparece el cuadro de diálogo de Crear tabla dinámica, en el que aceptamos los valores predeterminados.
Tras esto, quedará creada de forma automática una tabla dinámica simple, aunque vacía (ver la imagen de arriba). La siguiente tarea consiste en configurar sus opciones.
Vamos ahora a la parte derecha de la ventana de Excel. Allí nos encontramos con el panel «Campos de tabla dinámica», que viene con una lista de todos los campos que podemos seleccionar para nuestro informe. Hay que arrastrar los que nos interesen a una de las cuatro áreas que se muestran en la parte inferior del panel.
Una vez insertados los campos, en las celdas de nuestra tabla se verán reflejados los resultados de los cálculos aplicados, sin necesidad de introducir funciones. Según los campos que vayamos añadiendo o quitando, el resultado final de las celdas será distinto (cada vez que queramos ver los cambios reflejados, hay que pulsar sobre el botón de «Actualizar todo»).
Esa es la verdadera «magia» de las tablas dinámicas en Excel: su versatilidad y su sencillo manejo.
Tablas dinámicas de otros orígenes
En el ejemplo anterior hemos explicado el proceso de crear una tabla dinámica a partir de una serie de datos ya existente, pero también se puede hacer tomando los datos de otros sitios. Para eso, tenemos que ir al paso 2 de la lista anterior (el del botón «Insertar») y escoger entre las opciones que Excel nos da:
- Obtener desde un origen de datos externo, que puede ser cualquier otro archivo de nuestro equipo.
- Obtener del modelo de datos. Esta opción se usa cuando lo que se busca es crear una tabla dinámica a partir de varias tablas o cuando se trabaja con conjuntos de datos muy grandes.
- Obtener de Power BI, solo disponible si nuestro equipo dispone de la opción de conectarse a bases de datos en la nube.
Por último, hay que mencionar la existencia de la opción de «Crear tablas dinámicas recomendadas», la cual, en determinadas circunstancias, puede resultar muy útil para los usuarios de Excel. Para acceder a esta opción tenemos que ir al paso número tres del apartado de «Cómo crear tablas dinámicas en Excel», en el grupo «Tablas», seleccionar «Tablas dinámicas recomendadas».
En este punto, es el propio programa el que nos muestra un cuadro de diálogo con diversas opciones a partir de la información de la tabla original. Queda a nuestro criterio elegir la tabla o tablas que nos convengan mejor para nuestro objetivo. No es una opción muy utilizada, peor puede ser muy práctica en ciertos casos.