Si usas habitualmente el programa Excel de Microsoft Office, es posible que hayas tenido que trabajar aluna que otra vez con algún que otro archivo CSV. En este post vamos a explicar qué son exactamente estos archivos y cuál es su utilidad.
Las siglas CSV definen la propia naturaleza de estos archivos, reconocibles por su terminación .csv. En realidad, CSV significa «Comma Separated Values», es decir, valores separados por comas en español. Estos archivos contienen textos en los cuales los caracteres están separados por comas, trazando así un dibujo que se corresponde al de filas y columnas.
Qué es un archivo CSV
Generalmente, un archivo CSV se usa para almacenar datos tabulares (tanto números como texto) sin formato, donde cada línea es un registro de datos y cada registro consta de uno o más campos, separados por una coma. Dentro de la organización interna del archivo, el punto y coma (;) se utiliza para definir las columnas, mientras que cada fila se define mediante una línea adicional en el texto.
Este es el aspecto de este tipo de archivos cuando los abrimos con un programa similar a Bloc de Notas de Windows:
Los archivos CSV están estrechamente vinculados a Excel, que como todo el mundo sabe, organiza sus hojas de cálculo en tablas conformadas en filas y columnas. En sus versiones más recientes, Excel identifica automáticamente los separadores y forma de la tabla, ofreciendo una lectura de estos archivos sin errores.*
La simplicidad de los archivos CSV es tal vez su principal virtud: ocupan muy poco espacio de almacenamiento y son muy fáciles de manejar y de interpretar. Además, ofrecen un alto grado de compatibilidad con muchos programas, lo que hace de ellos un estándar casi universal.
Hay que decir también que se trata de un formato cuyos orígenes se remontan a los primeros años de la informática comercial, pero que sigue completamente vigente a día de hoy, siendo ampliamente utilizado.
(*) Dado que las tablas se usan sobre todo para almacenar valores numéricos, a menudo se producen conflictos entre las comas que se usan como separadores y los formatos decimales. De ahí el uso del punto y coma, innecesario en los países de la esfera anglosajona, donde los decimales se marcan con un punto.
Para qué sirve un archivo CSV
La gran ventaja de los archivos CSV (su verdadero punto fuerte) es que son tremendamente prácticos para manejar grandes volúmenes de datos en formato tabla. Y sin tener que utilizar recursos computacionales. La operación de generar una tabla a partir de los datos contenidos en uno de estos archivos es muy fácil. Lo vemos a continuación.
Para entender cómo funciona, tal vez lo mejor es ilustrar todo esto a través de un ejemplo. Observemos la tabla de arriba:
- En ellas se han introducido una serie de datos (región, producto, ventas) en una aplicación tipo Bloc de Notas. Estas se guardan normalmente el formato .txt.
- Todos esos datos se han separado con comas, aunque en Europa y otros países del mundo se usa el punto y la coma (;) por los motivos explicados antes.
- Estos datos han sido guardados de nuevo en un archivo .csv.
- Finalmente, en Excel o un programa similar, se ha abierto el nuevo documento. En él vemos que cada uno de los datos separados del resto por comas han sido ubicados en una celda independiente.
Al repetir estos pasos introduciendo líneas sucesivas, estaremos preparando el texto para convertirlo en tabla. Para hacer esto, primero se guarda el documento como .csv y después se abre de nuevo el documento en la hoja de cálculo. El último paso, opcional aunque habitual, consiste en convertir el archivo CSV a Excel.
Sin poner en duda la utilidad del formato .csv, hay un pequeño inconveniente que debemos señalar: no es posible personalizar el aspecto de la tabla que va a ser generada a partir de los datos introducidos. Es decir, no es posible seleccionar ni colores, ni formatos concretos de tabla, etc. Eso solo será posible desde el programa elegido para abrir el archivo CSV, que normalmente es Excel o alguna de sus alternativas gratuitas.
Convertir CSV a Excel
Hay varios métodos para convertir un archivo CSV a Excel. Nosotros nos centraremos en los más directos, es decir, a través del propio programa de hojas de cálculo de Microsoft Office.
Método 1
- Abrimos Excel y vamos a la primera celda del documento (primera fila y primera columna). En ella pegamos el contenido del archivo CSV.
- Después vamos a la barra de herramientas y hacemos clic en la opción de «Texto en columnas».
- En el siguiente cuadro que se abre, seleccionamos «Delimitados».
- Por último, seleccionamos el formato preferido entre las opciones que se ofrecen.
Método 2
- Abrimos una hoja nueva de Excel y hacemos clic sobre la pestaña de «Datos».
- Allí seleccionamos la opción «Obtener datos».
- En el desplegable que se abre, elegimos la primera opción «Importar datos desde un archivo CSV».
- A continuación seleccionamos nuestro archivo, para que se cargue en la hoja.
- Finalmente, configuramos los detalles y concluimos el proceso pulsando el botón de «Transformar datos».